Услуги по архивированию документов, неоспоримые преимущества
Каждая проведённая на предприятии хозяйственная операция подтверждается соответствующим документом, что в конечном итоге ведёт к накоплению большого количества всевозможных бумаг. Своевременная сортировка бумажных носителей по типам, их группировка по длительности хранения и комплектование согласно перечню дел с дальнейшим правильным оформлением и размещением в архивном помещении дают возможность освободиться от кипы ненужных бумаг и обеспечить сохранность особо важных бумаг, что является неотъемлемой частью работы с архивными документами.
При правильной организации архивного дела необходимый документ удается отыскать за считанные секунды, что является гарантом эффективного использования рабочего времени и залогом успешной работы предприятия в целом.
Согласно Российскому законодательству, все субъекты хозяйственной деятельности обязаны хранить деловые бумаги, подтверждающие факт осуществления финансово-хозяйственных операций, в течение определенного времени. Поначалу документы находятся в оперативном учете, затем, пройдя экспертную оценку, передаются в архив. По истечении регламентированного законом срока потерявшие актуальность бумаги подлежат утилизации. Ликвидация устаревших бумаг дает возможность вовремя избавиться от скопившейся макулатуры, высвободив тем самым часть помещений для более перспективных целей.
Своевременные упорядочивание, анализ и дальнейшее архивирование документов помогают содержать бумаги в определённом порядке, благодаря которому найти требуемый бумажный документ не составляет большого труда. Это значительно облегчает подготовку предприятия к проверке и упрощает процедуру передачи необходимой документации в Архивный фонд РФ.
Архивирование документов ведётся на протяжении всего времени работы предприятия, что дает возможность вовремя обнаружить и восстановить потерянные документы, минуя при этом штрафные санкции. Ведение предприятием архива дает возможность в случае кадровых перестановок среди руководства сохранить документы, исключив их утерю.
Благодаря услуги по архивированию документов предприятие решает следующие задачи:
- соблюдение законодательства РФ;
- анализ бумаг и содержание их в надлежащем виде;
- изъятие исполненных бумаг из делопроизводства и передача их в архив;
- освобождение офиса от ненужных бумаг.
Работа с архивными документами– это кропотливый труд, который начинается с тщательного изучения каждого листка и заканчивается размещением правильно оформленных, сгруппированных и уложенных в короба бумаг на полках архивных стеллажах архивного с составлением перечня дел и схемы размещения. Этот длительный процесс представлен нижеуказанной последовательностью действий:
- определение важности документов экспертами;
- упорядочение по архивным правилам;
- формирование архивных дел;
- помещение документов в архив с составлением схемы расположения;
- передача дел госархиву;
- ежегодный анализ находящихся на хранении бумаг;
- транспортировка и ликвидация устаревших документов.
Архивирование документов проводится предусмотренными штатным расписанием рабочими единицами самого предприятия или работниками компаний, оказывающих соответствующие услуги.
Экспертная оценка документов. Архивные работы в Москве и области.
Экспертиза ценности документов проводится работающей на постоянной основе экспертной комиссией, состав которой утверждается руководящим должностным лицом.
Анализ начинается с изучения и сортировки ранее собранных документов. Деловые бумаги, преимущественно оригиналы, группируются по общим признакам. В результате проделанной работы образуются дела, отличающиеся по типу и длительности хранения.
На протяжении всей работы предприятия раз в год проводится анализ находящихся на хранении в архиве бумажных носителей, в результате которого выясняется, какие документы следует извлечь, а какие необходимо ещё хранить. По истечении обозначенных сроков документы изымаются и уничтожаются. Директор компании отдаёт приказ о формировании специальной комиссии, которая должна оценить важность и актуальность хранящихся в архиве материалов. Процесс экспертной оценки протоколируется, и в акт заносится список бумаг, подлежащих ликвидации. В акте прописывается количество дел, после чего он утверждается руководителем, и в присутствии комиссии обозначенные бумаги измельчаются на шредере или вывозятся за пределы офиса или архива для сжигания. По факту ликвидации деловых бумаг составляется ещё один акт.
Архивация деловых бумаг
Документы, по которым хозяйственные операции завершены, сортируются и собираются в папки. Бумаги различных сроков хранения группируются в отдельные дела. Однотипные документы в рамках календарного года собираются в одну папку. Размер одной деловой подшивки не может быть безграничным. Наибольшее количество листков, которые можно собрать в одном деле, равно 250, но при этом его толщина должна быть менее 40 мм. Каждому листку дела присваивается номер, который проставляется справа вверху. Бумаги, формирующие дело, сшиваются на таком расстоянии от края листка, чтобы в случае надобности не пришлось бы их расшивать для получения необходимой информации.
Во избежание утери бумажных информационных носителей на отдельном листке составляется их внутренняя опись, где указывается присвоенный документу порядковый номер, заголовок, номер и дата регистрации. Благодаря этому на одном листке удается собрать краткую информацию обо всех документах дела, что значительно ускоряет процесс поиска необходимой бумаги. Внутренняя опись подписывается её составителем.
Помимо внутренней описи, архивные дела снабжаются и заверительными листами, фиксирующими информацию о тех дефектах подшитых бумаг, которые невозможно устранить, и количестве листов внутренней описи. Наличие заверительного листа даёт возможность отслеживать все происходящие в деле преобразования, внесенные на основании подтверждающих документов.
Снаружи на сшитые бумаги наносят название организации, компании или предприятия, номер дела, заголовок, временные границы ведения дела, количество листов и дату, до которой необходимо хранить данные бумаги.
Документы в архивном хранилище должны быть размещены так, чтобы к ним было удобно подобраться для проведения плановых архивных мероприятий и решения оперативных задач. Условия хранения должны гарантировать легкий доступ с целью изъятия неактуальных дел и размещения свежих материалов. По факту движения документов подготавливается вновь измененный реестр дел, и разрабатывается схема мест хранения.
Полезные материалы
