Аутсорсинг архива

«Архив и Экспертиза» предоставит вашей организации весь перечень работ и услуг по обеспечению полноценного функционирования архива, обеспечению его деятельности и сопутствующих процессов по обслуживанию документов, как на вашей территории, так и на наших площадях.

Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

Что такое аутсорсинг

Такая услуга, как аутсорсинг архива, предполагает передачу всех видов работ, сопряженных с его ведением, в том числе с хранением, обслуживанием и обработкой документов внешней специализированной организации. Стоит упомянуть отличие аутсорсинга от разовых услуг, которые чаще ограничиваются решением какой-либо конкретной задачи. Так, отличие заключается в том, что аутсорсинг архива – разновидность обслуживания на абонентской основе, которое включает полный спектр работ, направленных на поддержание функционирования архива или решения иной задачи по обслуживанию документов на контрактной основе (чаще всего контракты на аутсорсинг заключаются на срок от 1 года).

Основные этапы аутсорсинга.

Все стадии аутсорсинга архивов укладываются в несколько пунктов:

  1. Разработка и согласование с клиентом подробного технического задания или соглашения об уровне сервиса, подробно описывающего порядок оказания услуг, требования к срокам и их результатам.
  2. Запуск проекта. Организация рабочих мест и их оснащение сканирующей и иной техникой, приемка текущих процессов клиента и их дальнейшая организация в соответствии с принятой схемой.
  3. Работа архивного эксперта и его команды по систематизации, описанию, сканированию и индексации документов, выполнение иных работ предусмотренных техническим заданием.
  4. Организация внутренних процессов физического хранения документов, в том числе передача наименее востребованного  архива клиента на внешнее хранение.
  5. Осуществление дополнительных мероприятий или оказание дополнительных услуг, прописанных в договоре.
  6. Подготовка ежемесячных отчетов и передача результатов работ клиенту.

Особенности услуги

Ведение и обслуживание архивов – трудоемкий и довольно сложный процесс. Он требует от ответственных лиц определенных знаний, навыков и опыта, а также особого материально- технического обеспечения.

Для успешной организации всех этапов ведения и обслуживания проекта, от архивной компании необходимо также наличие:

  • современные специализированные технические средства (все виды сканеров, ПК и иное оборудование);
  • программного обеспечения (учетные программы для сортировки и поиска архивных дел и документов, система электронный архив, блок по контекстному распознаванию и проверке полноты наличия документов и др.);
  • отдельных, специально обустроенных архивных помещений для хранения документации в любом ее объеме и виде.

Почему эффективнее передать свой архив на внешнее обслуживание?

Фирмы и компании, задумывающиеся о создании собственного корпоративного архива и выделении дополнительных средств на наем в штат обученных сотрудников для работы с документами, должны учитывать несколько нюансов:

  • Найм работников для обслуживания и ведения архива, а также организации сопутствующих процессов, неизбежно приведет к возрастанию расходов. Отпуска, больничные, страховые выплаты и выплаты в пенсионный фонд – все это ляжет финансовым бременем на плечи фирмы или предприятия.
  • Решение в пользу формирования архивного звена сотрудников также станет причиной того, что потребуется вникать в тонкости и особенности работы этого самого звена, что необходимо для контроля и надзора за деятельностью нового подразделения.
  • Не имея должного и достаточного опыта по организации процесса хранения документов, велика вероятность того, что затратив значительные средства на подготовку документов к хранению и оснащению архивных площадей, вы не достигните ожидаемых результатов и финансовые вложения окажутся неэффективными

Почему выгодно поручить аутсорсинг архивов «Архив и Экспертиза»

Преимущества передачи функции по ведению архива специализированной организации просты и очевидны:

  • наличие необходимой экспертизы
  • экономия средств
  • гарантированный результат
  • наличие всех необходимых технических средств и оборудования
  • масштабируемость процессов
  • снижение временных издержек на организацию всех этапов обслуживания.

Сэкономить деньги в данном случае – значит, исключить расходы на закупку специализированного оборудования, программного обеспечения, на найм и обучение персонала. Что касается времени, все функции по ведению, обслуживанию архива, надзору и повышению его эффективности, становятся областью ответственности нашей организации.

Ко всему прочему, большинство аутсорсинговых организаций обладают достаточными навыками и средствами, в том числе техническими, чтобы одинаково хорошо вести и обслуживать как бумажные, так и электронные архивы.