Составление описи дел

Специалисты «Архив и Экспертиза» в сжатые сроки подготовят дела и составят описи на любые виды и объемы документов. Также, при необходимости, мы проведем сверку наличия бумаг по предоставленной вами описи.

Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

Подготовка документов к сдаче на архивное или вне офисное хранение, передача дел между должностными лицами, выемка документов налоговыми и правоохранительными органами - всегда сопровождаются составлением описи.

Существуют следующие виды описей:

  • на документы с постоянными и долговременными сроками хранения – составляется по результатам комплексной архивной обработки в соответствии с требованиями архивного законодательства и госархива.
  • на дела временного хранения – составляется на все дела с временными сроками хранения, с указанием их наименования, дат документов и сроков хранения. Форма описи определена архивными нормами.
  • передаточная – составляется на все виды подлежащих к передаче дел. Форма описи согласовывается между передающей и принимающей стороной.
  • внутренняя опись – в опись вносится каждый отдельный документ, входящий в состав папки, дела, переплета с указанием типа описываемого документа, даты его создания, количества листов и иных параметров по необходимости.

Наличие правильно составленной описи позволит вам

  • подготовить бумаги к передаче на государственное хранение;
  • вести учет перемещений дел и документов, фиксировать текущее место их нахождения.
  • оптимизировать процесс поиска нужной информации.

Перед описанием папок, проводят их систематизацию по структурным подразделениям, годам, типам документов, далее документы распределяют по их значимости и ценности.

Документы с истекшим сроком хранения, не представляющие научной и практической ценности, зачастую в опись не заносятся и фиксируются в акте о выделении документов на уничтожение.

На документы по основной деятельности организации (постоянный срок хранения), по личному составу (до 75 лет хранения) и хозяйственной деятельности организации (до 10 лет хранения) - подготавливаются отдельные, обособленные описи. Смешение документов с различными сроками хранения в одной описи запрещено.

В основном, шаблоны внешнего вида и наполнения описей определены архивными правилами, но бывают ситуации, при которых фактические требования могут отличаться относительно установленных.

При передаче документов на дальнейшее хранение в государственный или ведомственный архив, рекомендуем уточнить у принимающей стороны требования к внешнему виду и формированию заголовков описываемых дел (описание).

После подготовки описи, она утверждается руководящим лицом организации и согласовывается членами экспертной комиссией (при наличии таковой).

Для упрощения поиска отдельных документов и обеспечения их сохранности, рекомендуется составлять внутреннюю опись. Внутренняя опись в основном подготавливается на следующие виды документов: приказы, трудовые договоры, соглашения, личные дела уволенных работников, договоры, контракты, любые виды документов, изымаемые государственными органами в рамках осуществления ими надзорных функций.

Подготовка любых видов описей, реестров, списков – весьма трудоемкий процесс. Для облегчения процесса подготовки и описания бумаг, большинство предприятий обращаются за помощью в «Архив и Экспертиза». Мы гарантируем клиентам высокое качество услуг, при минимальной стоимости и сроках их выполнения.