Сканирование документов Москва и область
Значительные размеры архивных фондов и большие объемы документооборота вынуждают компании уходить от традиционного способа хранения информации на бумажных носителях. На смену бумажным архивам приходят современные хранилища оцифрованных данных.
Услуги сканирования документов – важная составляющая оптимизации бизнес-процессов любой компании. Создание удобной системы доступа к документам способствует повышению эффективности документооборота и функционирования организации в целом.
Правильно организованный процесс сканирования архивных документов сокращает трудозатраты сотрудников компании до 35%. Персонал не тратит рабочее время на непродуктивную деятельность по поиску и хранению служебных бумаг. Следовательно, большее время уделяется выполнению служебных обязанностей.
Оцифрованная документация не нуждается в площади для хранения и доступна из любой точки планеты. Путем сканирования документов архива руководство компании решает проблему экономии офисного пространства.
Специалисты компании «Архив и экспертиза» оперативно выполнят оцифровку анкет, бухгалтерской документации или технического архива. Наша компания осуществляет обработку любых объемов документации.
Оглавление статьи:
Сканирование архивных документов. Конфиденциальность.
Весь перечень работ по оцифровке документации выполняется при соблюдении строгой конфиденциальности. Данные, поступающие на сканирование документов архива, надежно защищены от утечки и посторонних лиц.
Система защиты информации при оцифровке данных обеспечивается:
- Применением профессионального оборудования для сканирования.
- Наличием системы видеонаблюдения.
- Ограничением доступа посторонним лицам.
- Подписанием соглашения о соблюдении конфиденциальности данных.
Клиент получает оцифрованные документы в нужном ему графическом формате. Таким образом, обеспечивается сохранность документации. Заказчик имеет возможность создать неограниченное количество копий файлов и получить к ним доступ в любой момент.
Услуги сканирования документов поэтапно: подготовка документов к сканированию
Потоковое сканирование документов больших объемов бумаг требует ответственного и системного подхода. Процесс подготовки документации к оцифровке состоит из двух этапов:
- Техническая обработка бумаг. Скорость и качество оцифровки документов напрямую зависят от степени автоматизации процесса. В свою очередь, применение специального оборудования предполагает соблюдение определенных условий:
- изъятие из бумаг скрепок, скоб и других металлических элементов;
- устранение заломов.
- Систематизация. На данном этапе осуществляется сортировка информации с учетом: хронологии, типа, состояния бумаг и внешнего облика.
Специалисты нашей компании готовы перевести в электронный вид документацию любых объемов независимо от состояния, габаритов и других особенностей носителей.
Этапы сканирования документов Москва и область
Менеджер компании выезжает по указанному клиентом адресу для оценки объема и состояния документации. После уточнения целей сканирования менеджер предоставляет заказчику рекомендации, как лучше осуществить подготовку массива документации к оцифровке. Дальнейшие работы по сканированию документов состоят из следующих этапов:
- Оцифровка данных, распознавание текста и сохранение информации в файлы выбранных форматов.
- Индексирование документов в соответствии с требованием клиента. Способствует быстрому поиску интересующих файлов в электронном архиве.
- Загрузка сканов в электронный архив.
- Создание базы данных по техническому заданию клиента.
- Возвращение бумажных носителей в исходный вид: брошюровка, переплет и т.д.
- Сдача выполненной работы, проведение расчетов.
Опыт сотрудников и современное оборудование компании позволяет переводить в электронный вид документы любых форматов. Гарантируется конфиденциальность данных и сохранность бумажных носителей.
Преимущества услуги сканирования документов
Оцифровка документации и создание электронной базы кардинально меняет порядок хранения и утилизации бумаг на предприятии. После перевода бумажных носителей в электронный вид клиенты получают:
- Оптимизацию расходов. Создание электронной версии архива позволяет воспользоваться услугой внеофисного хранения и сократить затраты предприятия.
- Конфиденциальность и защиту данных. Исключается риск уничтожения или порчи первоисточника.
- Оптимизация эффективности работы. Получить доступ к электронной базе документов персонал может в любое время суток.
- Создание единой базы. Вся документация компании будет переведена в один электронный формат и объединена в общую систему.
- Ограничение доступа к информации. Вход в электронную базу осуществляется по паролям.
Наша компания предоставляет услуги сканирования документов Москва по приемлемой цене.
Виды сканирования
Существует три основных способа перевода документации в электронный вид:
- Потоковое сканирование документов – качественная и оперативная обработка больших объемов расшитых и подготовленных документов на бумажных носителях.
- Планшетное – предназначено для обработки сшитых и ветхих бумаг.
- Широкоформатное – оцифровка чертежей и форматов до А0+.
Оцифровка информации с бумажных носителей выполняется при помощи профессионального оборудования и программного обеспечения, гарантирующих четкость изображения. Сканы сохраняются в любой нужный формат.
Услуги сканирования архивных документов - актуальная услуга для представителей малого, среднего и крупного бизнеса. Она позволяет упростить хранение данных, облегчить поиск материалов и обеспечить одновременный доступ большого круга лиц к актуальным данным. В зависимости от уровня доступа пользователи могут редактировать, печатать и распространять информацию, содержащуюся в электронной базе.
Особенности сканирования документов архива в компании «Архив и Экспертиза»
Кадровые и технические ресурсы нашей компании позволяют оперативно и качественно осуществлять сканирование документов любых объемов.
Особенности сотрудничества с компанией:
- Бережная оцифровка информации с расшитых и сшитых бумажных носителей различных форматов и в любом состоянии.
- Применение профессионального программного обеспечения для полнотекстового распознавания и индексации бумаг.
- Графические образы материалов передаются заказчику на любом носителе и в удобном формате.
- Специалисты компании осуществляют весь комплекс работ по подготовке материалов к сканированию и их возвращению в исходный вид.
- Результаты сканирования загружаются во вновь созданную или уже существующую корпоративную систему электронного архива.
Клиенты могут обсудить детали сотрудничества с менеджером компании и получить оптимальное решение для своего предприятия.
Когда необходимо сканировать документы?
В условиях современного рынка ведение бумажного документооборота и традиционного архива является трудозатратным и экономически невыгодным решением. Руководителям предприятий приходится столкнуться с целым рядом проблем:
- Повышением издержек на обработку документов.
- Риском штрафных санкций за утрату или порчу бумажных носителей.
- Пропуск сроков регистрации входящей и исходящей информации.
- Накопление документов в офисе.
- Длительный поиск необходимой информации.
Профессиональное сканирование документов позволит воплотить в реальность мечты руководителя предприятия о безбумажном офисе.
Специалисты компании «Архив и экспертиза» выполнят оцифровку документации, подготовят электронную базу, систематизируют информацию и позволят избавиться от офисного хранения. В нашей компании работают сотрудники, способные отсканировать документы любых объемов и подготовить в заданные сроки систематизированную базу данных. При помощи электронного архива найти нужный файл можно за несколько секунд.
Полезные материалы