Основные преимущества внеофисного хранения документов:
В настоящее время отечественный рынок хранения документов и сопутствующих услуг интенсивно развивается. Все больше отечественных и зарубежных организаций оценили удобство сервиса, а также его неоспоримые преимущества.
Передача документов на внеофисное хранение документов в Москве специализированной компании позволяет:
- сократить накладные расходы, связанные с потребностью выделения площадей для архива, их оснащение стеллажами, внедрением систем контроля допуска, архивного учета и комплексной безопасности;
- повышение производительности штатного персонала;
- предотвратить риски несанкционированного доступа к данным и конфиденциальной информации;
- выстроить системную и масштабируемую работу с документами;
- предотвратить утрату, порчу, изъятие данных.
Если компании приходится выбирать, тратить значительный бюджет на создание своего хранилища, наем, контроль и содержание сотрудников, при этом получить непредсказуемый результат, или доверить решение своих задач с минимальным бюджетом в короткие сроки внешним профессионалам, все больше организаций голосуют за внеофисное хранение документов.
Порядок передачи документов на внеофисное хранение
Рекомендуем учесть до подписания договора
Услуга оказывается на основании договора, который заключается между клиентом и поставщиком услуг. Перед подписанием договора и приложений, рекомендуем внимательно изучить их содержание. В случае выявления, пунктов об оплате клиентом штрафов за досрочное расторжение договора хранения, а также обязанности по оплате услуги по безвозвратному изъятию архивных коробов, рекомендуем настоять на удалении из документов данных условий. Помимо этого, предварительно ознакомьтесь с правилами оказания услуг, которые должны быть у любой профессиональной архивной организации.
Какие носители информации можно передать на хранение в архив?
Помимо бумаги, на вне офисное хранение также передают: все виды магнитных носителей информации (CD- диски, жесткие диски, стримеры), аудио- и видеозаписи, фото-материалы, цифровые копии бумажных материалов и иные носители данных, которые не отнесены к составу Архивного Фонда РФ.
Оценка
Процедура комплексная и гибкая, осуществляется на основании предоставленных клиентом данных (опросник) или непосредственно по результатам изучения объемов, условий, сроков, состава работ и иных требований на территории фактического места хранения документов клиента. По результатам подготавливается коммерческое предложение.
Подготовка
Перед передачей документов проводится их комплексная подготовка: экспертиза ценности, систематизация, определение сроков хранения, составление описи, наклейка учетных штрих-кодов, упаковка в короба, опломбирование (при необходимости).
Транспортировка и приемка в архив
Архивная компания осуществляет погрузку, разгрузку, перевозку упакованных в короба документов. Далее документы и дела регистрируются в хранилище и размещаются по полкам.
Дальнейшее обслуживание
У клиента всегда существует возможность заказать доставку нужного короба из архива, к себе в офис. Также актуальный документ может быть оперативно отсканирован в архиве и направлен по электронной почте. Для работы с документами в архиве, имеется клиентская комната, а все ненужные документы могут быть отобраны и уничтожены на шредере. Обычно, архивные компании оказывают широкий спектр услуг, способный удовлетворить потребности любой компании.
