Оцифровка архивных документов

Стоимость услуг по сканированию документов

*Обозначенные цены являются предварительными, указаны без НДС (УСН) и зависят от объема документов, их физического состояния, срока и места выполнения работ.

Для чего нужна оцифровка

Услуга перевода документов в электронный вид с каждым годом пользуется все большей популярностью. Это закономерно, поскольку она имеет массу преимуществ:

• Сохранность и долговечность. Оцифровка защищает документацию от физического износа, повреждений и утраты, вызванных временем, условиями окружающей среды или неосторожным обращением.
• Эффективность работы. В электронном архиве легко находить необходимую информацию через поисковые системы, экономя время и усилия. А возможность доступа к документам из любой точки мира повышает производительность и оперативность сотрудников, особенно в условиях удаленной работы.
• Сокращение затрат на хранение. Цифровые файлы не занимают физическое пространство, что позволяет разместить бумажные оригиналы на удаленных и более дешевых площадях. 
• Облегчение выборок, обработки и анализа данных. Цифровой формат позволяет использовать программные инструменты для анализа, сортировки и обработки данных, что оптимизирует бизнес-процессы.
• Повышение безопасности. Оцифрованные документы можно хранить в зашифрованном виде, создавая резервные копии и защищая информацию от несанкционированного доступа, утраты или кибератак.
• Цифровые документы легко пересылать и копировать, что упрощает обмен информацией между сотрудниками, отделами и организациями.

Как проходит цифровизация архива

Перевод бумажных документов в электронный вид – процедура, состоящая из нескольких этапов, требующих особого подхода.

Подготовка документов

Этот этап включает подбор, упорядочение подготовку документов. Архивная документация сортируется по типам и важности. Удаляются металлические скрепки, скобы, файлы и другие элементы. 

Сканирование (перевод в цифровой вид)

Для сканирования архива используются различные типы сканеров в зависимости от формата и состояния документов. Специалисты настраивают оборудование для получения изображений высокого разрешения и качества. Особое внимание уделяется настройке яркости, контраста и цветовой гаммы для обеспечения наилучшего результата оцифровки бумажных документов.

Обработка изображений

После сканирования изображения проходят обработку, которая включает коррекцию цвета, яркости и контраста. Устраняются дефекты, такие как пятна, шумы и искажения. Этот этап важен для обеспечения высокой четкости и читаемости документов.

Распознавание текста

По запросу заказчика проводится распознавание текста в оцифрованном файле. С помощью программного обеспечения для оптического распознавания символов сканированные изображения преобразуются в текстовый формат. Этот процесс облегчает дальнейший поиск и обработку документов. Текст проходит проверку на ошибки, при необходимости вносится ручная корректировка для обеспечения точности данных.

Индексация

На этом этапе каждому файлу присваиваются метаданные и ключевые слова для упрощения поиска и систематизации. Технические, бухгалтерские и другие документы после оцифровки заносятся в базу данных, что позволяет легко организовывать и управлять ими. Индексация играет ключевую роль в обеспечении быстрой и удобной навигации по цифровому архиву.

Хранение и резервное копирование

Полученные после оцифровки архива файлы сохраняются в защищенных виртуальных хранилищах. Создаются резервные копии, чтобы предотвратить потерю данных в случае технических сбоев или других непредвиденных обстоятельств. Такой подход к  хранению обеспечивает дополнительный уровень безопасности и доступности данных.

Доступ и интеграция

Настраиваются уровни доступа для пользователей в зависимости от их ролей и полномочий. Документы интегрируются в существующие системы управления информацией, что позволяет сотрудникам легко использовать и обрабатывать цифровые архивы. Этот этап обеспечивает безопасность данных и защиту от несанкционированного доступа.

Обучение пользователей

Для эффективного использования новых возможностей системы проводится обучение персонала. Сотрудники проходят тренинги, где их учат работать с цифровыми архивами, искать и обрабатывать документы.

Выгоды сотрудничества с нами

Организация работ по оцифровке архивных документов – одно из направлений деятельности нашей компании. Мы гарантируем клиентам:

• Высокое качество услуг. В работе используем передовые технологии и оборудование последнего поколения. Это обеспечивает точность и четкость каждого оцифрованного документа. Мы постоянно обновляем наш технический арсенал, чтобы соответствовать самым высоким требованиям наших клиентов.
• Надежность и безопасность. Используем современные методы шифрования, которые гарантируют защиту информации от утраты и несанкционированного доступа.
• Индивидуальный подход. Разрабатываем индивидуальные решения для каждого клиента, учитывая особенности и требования бизнеса. Это позволяет максимально эффективно интегрировать наши услуги в существующую систему управления документами на предприятии.
• Опыт и профессионализм. У нас работают лучшие специалисты по оцифровке, имеющие глубокие знания и навыками в области архивного дела и информационных технологий. Мы тщательно следим за качеством выполнения каждого проекта и соблюдаем высокие стандарты работы.
• Широкий спектр услуг. Предоставляем полный комплекс услуг, связанных с оцифровкой документов: от подготовки и сканирования до хранения и управления цифровыми хранилищами.
• Конфиденциальность. Строго соблюдаем все нормы и требования по защите конфиденциальной информации. Ваши данные находятся под надежной защитой на всех этапах сотрудничества.

Оцифровка документов в компании «Архив и Экспертиза» – выгодное и надежное решение для вашего бизнеса.