Архивная обработка кадровых документов

Процедура упорядочения и подготовки кадровых документов к хранению – трудоемкий процесс, для организации которого требуются знания в области архивного дела и необходимая материально- техническая база.

Специалисты «Архив и Экспертиза» осуществят весь комплекс работ по архивации кадровых документов, а также примут их на хранение в специально оборудованное для хранения кадровых документов помещение. Соблюдение правил Росархива и обеспечение сохранности персональных данных гарантируем.

Стоимость услуг архивной обработки

№

Вид услуги

*Стоимость

Экспертиза ценности документов с полистным просмотром.

150 руб. за 1 дело

Изъятие скрепок, выемка файлов.

30 руб. за дело до 100 листов

Нумерация листов в деле.

0,98 коп. за 1 лист.

Формирование дела по архивным правилам.

1200 руб. за дело до 250 листов

Оформление обложки дела.

100 руб. за 1 дело.

Составление описи по архивным правилам.

100 руб. за 1 позицию

Составление внутренней описи.

35 руб. за 1 позицию

Переплет архивных дел в жесткую обложки, с оклейкой корешка коленкором.

200 руб. за 1 дело до 4 см.

Отбор дел на уничтожение с подготовкой акта.

97 руб. за 1 дело

10.

Физическое уничтожение документов, с учетом погрузки и транспорта.

20 руб. за кг., но не менее 20000 руб. за вывоз

11.

Разработка исторической справки.

10000 руб. за справку

12.

Разработка предисловия к описи.

5000 руб. за предисловие

13.

Передача дел на хранение в государственный архив.

от 1000 руб. за 1 дело

*Обозначенные цены являются предварительными, указаны без НДС (УСН) и зависят от объема документов, места и срока выполнения работ.

Что и сколько нужно хранить?

Архивная обработка кадровых документов является одной из наиболее важных процедур для любого юридического лица. Сроки хранения кадровых документов обозначены в утвержденном приказом Минкультуры РФ перечне и подразделяются на временные и долговременные сроки.

Приказы, распоряжения по личному составу (о приеме на работу, начислений премий, увольнение, перевод и т.д.), личные карточки по форме Т-2 и личные дела уволенных работников; контракты и трудовые договоры, документы по начислению заработной платы;договоры гражданско-правового характера и акты к ним; журналы регистрации приказов и т.д.) - имеют долговременный срок хранения. Документы, сформированные до 2002 г. - хранятся 75 лет, с 2003 г. включительно - 50 лет. Важно обеспечить сохранность данных документов, т.к. они используются бывшими сотрудниками компания при подготовке справок в целях дальнейшего начисления и получения социальных льгот и выплат.

Распоряжения, приказы о предоставлении очередных отпусков, график дежурств, материальные взыскания, различные заявления работников, копии личных документов и т.д. - имеют временных срок хранения, который составляет 5 лет.

Когда документы должны быть переданы на государственное хранение?

В случае ликвидации, юридическое лицо обязано передать материалы по личному составу с долговременными сроками хранения в госархив, по месту своей регистрации. Переда передачей, кадровые документы должны пройти комплексную архивную обработку, которая состоит из следующих этапов:

Экспертиза ценности с полистным просмотром. На этом этапе проводится отбор всех носителей информации, подлежащие долговременному хранению. При полистном просмотре, изымаются все копийные и лишние материалы.

Научно-техническая обработка и оформление дел. Осуществляется систематизация, формирование из россыпи или переформирование в тома, выполняется составной переплет дел на четыре прокола с тканевой оклейкой корешка, нумерация листов, простановка штампов и оформление обложки переплетенного тома. На данном этапе также подготавливается сводная опись на переплетенные тома. В дела подшивается форзацный лист и заполненный лист-заверитель. Дело по листажу не может превышать 250 листов или 4 сантиметров в толщине корешка.

Как правильно хранить дела с кадровыми документами?

До момента передачи переплетенных томов в государственный архив, компания должна обеспечить их надежное хранение. Для этих целей необходимо выделить отдельное помещение с повышенными к нему требованиями, например, с соблюдением особого влажностно-температурного режима. Также предприятие должно оборудовать данное помещение стеллажами или запираемыми на ключ шкафами. В хранилище необходимо ограничить доступ со стороны не уполномоченных посетителей. Поддержка такого архива требует постоянного сотрудника в должности архивариуса (для подборки дел, а также подготовки социально- правовых справок).