Что и сколько нужно хранить?
Архивная обработка кадровых документов является одной из наиболее важных процедур для любого юридического лица. Сроки хранения кадровых документов обозначены в утвержденном приказом Минкультуры РФ перечне и подразделяются на временные и долговременные сроки.
Приказы, распоряжения по личному составу (о приеме на работу, начислений премий, увольнение, перевод и т.д.), личные карточки по форме Т-2 и личные дела уволенных работников; контракты и трудовые договоры, документы по начислению заработной платы;договоры гражданско-правового характера и акты к ним; журналы регистрации приказов и т.д.) - имеют долговременный срок хранения. Документы, сформированные до 2002 г. - хранятся 75 лет, с 2003 г. включительно - 50 лет. Важно обеспечить сохранность данных документов, т.к. они используются бывшими сотрудниками компания при подготовке справок в целях дальнейшего начисления и получения социальных льгот и выплат.
Распоряжения, приказы о предоставлении очередных отпусков, график дежурств, материальные взыскания, различные заявления работников, копии личных документов и т.д. - имеют временных срок хранения, который составляет 5 лет.
Когда документы должны быть переданы на государственное хранение?
В случае ликвидации, юридическое лицо обязано передать материалы по личному составу с долговременными сроками хранения в госархив, по месту своей регистрации. Переда передачей, кадровые документы должны пройти комплексную архивную обработку, которая состоит из следующих этапов:
- Экспертиза ценности с полистным просмотром. На этом этапе проводится отбор всех носителей информации, подлежащие долговременному хранению. При полистном просмотре, изымаются все копийные и лишние материалы.
- Научно-техническая обработка и оформление дел. Осуществляется систематизация, формирование из россыпи или переформирование в тома, выполняется составной переплет дел на четыре прокола с тканевой оклейкой корешка, нумерация листов, простановка штампов и оформление обложки переплетенного тома. На данном этапе также подготавливается сводная опись на переплетенные тома. В дела подшивается форзацный лист и заполненный лист-заверитель. Дело по листажу не может превышать 250 листов или 4 сантиметров в толщине корешка.
Как правильно хранить дела с кадровыми документами?
До момента передачи переплетенных томов в государственный архив, компания должна обеспечить их надежное хранение. Для этих целей необходимо выделить отдельное помещение с повышенными к нему требованиями, например, с соблюдением особого влажностно-температурного режима. Также предприятие должно оборудовать данное помещение стеллажами или запираемыми на ключ шкафами. В хранилище необходимо ограничить доступ со стороны не уполномоченных посетителей. Поддержка такого архива требует постоянного сотрудника в должности архивариуса (для подборки дел, а также подготовки социально- правовых справок).