Архивная обработка кадровых документов

Процедура упорядочения и подготовки кадровых документов к хранению – трудоемкий процесс, для организации которого требуются знания в области архивного дела и необходимая материально- техническая база.

Специалисты «Архив и Экспертиза» осуществят весь комплекс работ по архивации кадровых документов, а также примут их на хранение в специально оборудованное для хранения кадровых документов помещение. Соблюдение правил Росархива и обеспечение сохранности персональных данных гарантируем.

Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

Что и сколько нужно хранить?

Архивная обработка кадровых документов является одной из наиболее важных процедур для любого юридического лица. Сроки хранения кадровых документов  обозначены в утвержденном приказом Минкультуры РФ перечне и подразделяются на временные и долговременные сроки.

Приказы, распоряжения по личному составу (о приеме на работу, начислений премий, увольнение, перевод и т.д.), личные карточки по форме Т-2 и личные дела уволенных работников; контракты и трудовые договоры, документы по начислению заработной платы;договоры гражданско-правового характера и акты к ним; журналы регистрации приказов и т.д.) - имеют долговременный срок хранения.  Документы, сформированные до 2002 г. - хранятся 75 лет, с 2003 г. включительно - 50 лет. Важно обеспечить сохранность данных документов, т.к. они используются бывшими сотрудниками компания при подготовке справок в целях дальнейшего начисления и получения социальных льгот и выплат.

Распоряжения, приказы о предоставлении очередных отпусков, график дежурств, материальные взыскания, различные заявления работников, копии личных документов и т.д. - имеют временных срок хранения, который составляет 5 лет.

Когда документы должны быть переданы на государственное хранение?

В случае ликвидации, юридическое лицо обязано передать  материалы по личному составу с долговременными сроками хранения в госархив,  по месту своей регистрации. Переда передачей, кадровые документы должны пройти комплексную архивную обработку, которая состоит из следующих этапов:

  1. Экспертиза ценности с полистным просмотром. На этом этапе проводится отбор всех носителей информации, подлежащие долговременному хранению. При полистном просмотре, изымаются все копийные и лишние материалы.
  2. Научно-техническая обработка и оформление дел. Осуществляется  систематизация, формирование из россыпи или переформирование в тома, выполняется составной переплет дел на четыре прокола с тканевой оклейкой корешка, нумерация листов, простановка штампов и оформление  обложки переплетенного тома. На данном этапе также подготавливается сводная  опись на переплетенные  тома.  В дела  подшивается форзацный лист и  заполненный  лист-заверитель. Дело по листажу не может превышать  250 листов или 4 сантиметров в толщине корешка.

Как правильно хранить  дела с кадровыми документами?

До момента передачи переплетенных томов в государственный архив, компания должна обеспечить их надежное хранение. Для этих целей необходимо выделить отдельное помещение с повышенными к нему требованиями, например, с соблюдением особого влажностно-температурного режима. Также предприятие должно оборудовать данное помещение  стеллажами или запираемыми на ключ шкафами. В хранилище необходимо ограничить доступ со стороны не уполномоченных посетителей.  Поддержка такого архива требует постоянного сотрудника в должности архивариуса (для подборки дел, а также подготовки социально- правовых справок).