Архивный переплет документов

Переплётный отдел «Архив и Экспертиза» выполнит работы по переплету любых объемов ваших документов. Мы переплетаем кадровые, финансовые, бухгалтерские, договорные, юридические и иные виды документов, в том числе подлежащие передаче на государственное хранение. Работы могут выполняться в офисе вашей организации, а также на территории нашего переплетного цеха.

Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

В каких случаях необходимо переплетать документы

Законодательство Российской Федерации выдвигает ряд требований к порядку упорядочения и хранения ценных документации различных предприятий и учреждений. Обеспечивать сохранность бумажных материалов и полностью соответствовать требованиям норм, позволяет своевременно и качественно выполненный архивный переплет. Архивный переплёт защищает бумажные носители от повреждения и несанкционированного изъятия, позволяет упростить доступ к материалам.

Преимущества

Государственные органы управления регулируют архивное дело, выдвигая требований к брошюровке, оформлению и хранению документации. Чаще всего предприятия прибегают к услуге по переплету договоров, кадровой, юридической, бухгалтерской документации, а также документации, которая в дальнейшем передается на государственное хранение. Такая обработка актуальна в том случае, если предприятие хочет содержать бумаги в порядке, готовится к проверке или передаче дел в архив.

Услуга дает бизнесу ряд существенных преимуществ:

  • удобный и простой доступ к материалам;
  • сокращения затрат времени поиск необходимой информации;
  • экономия площадей;
  • готовность к проверке контролирующими органами;
  • упорядоченный архив;
  • минимизация рисков утери/порчи данных;
  • увеличение срока хранение.

Правильно оформленные, содержащиеся в порядке документы – одна из ключевых составляющих предприятия, которая свидетельствует о высоком уровне ответственности, собранности и внимательном отношении к работе.

Виды переплета

 По используемым материалам различают следующие виды переплета: составной архивный, цельнокартонный обрезной или с кантом; цельнотканевый мягкий обрезной, мягкий или жесткий с кантом; цельнобумажный жесткий с кантом; составной с тканевым корешком и картонной обложкой; пластмассовый мягкий, полужесткий или жесткий вид переплета.

По способу скрепления:

  1. Составной архивный переплёт соответствует стандартам и нормам архивного делопроизводства, позволяет систематизировать и упорядочить документации, существенно снизить занимаемую бумагами площадь. Составной архивный переплет – используется для сшивки архивных документов, а также дел с долговременными и постоянными сроками хранения. Особенностью является прошивка на четыре прокола. Зачастую в такой вид переплета брошюруются бухгалтерские, первичные, а так иные ценные документы. Для переплета используется жесткий картон, а корешок дела выполняется из специальной ткани (коленкора).
  2. Прошивка – самый простой, эффективный вариант. Шнуровка и сшивка помогает упорядочить бумаги, исключает возможность подмены. Перелет может быть твердый и мягкий. Первый вид зачастую используется при обработке дорогостоящей и важной документации. Он долговечный, прочный, имеет эстетичный вид. Второй – выглядит эстетично, стоит дешевле, со временем изнашивается.
  3. Брошюровка на пластиковой скобе (пружине) Позволяет соединять большое количество листов в единые тома. Подходит для проектной и сметной документации, отчетности. Основным преимуществом является возможность разворачивать страницы на 360 градусов. Брошюровка на пружине (скобе) подходит для соединения небольшого количества листов – это один из наиболее популярных способов сшивки.
  4. Термопереплет различают жесткий, мягкий. Жесткий используется для прошивки рукописей, мягкий – преимущественно для созданий презентационных, рекламных материалов. В архивной обработке термопереплет практически не используется.

Особенности выполнения работ по переплету:

Организация и проведение работ по переплёту – многокомпонентная задача, которая содержит много ручного труда и не поддается автоматизации. Предварительно документы необходимо подготовить к прошивке. Документы изымаются из папок, файлов, из них изымаются скрепки, скобы и формируются равномерные блоки. Далее сформированные блоки проклеиваются, и на четыре прокола сшиваются нитками. Завершающим этапом выполнения работ по составному переплету является изготовление обложки и корешка итогового дела. Работы сопряжены с рядом неудобств – для обработки большого количества носителей необходимо время, организованное рабочее место – потребуется выделение офисного пространства для работы переплетчиков. Помимо этого, весь производственный процесс сопровождается шумом, пылью и запахом клея.

Рекомендуем для выполнения работ, выделять переплетчикам отдельные от иных работников площади или выполнять работы на территории архивной компании. Специалисты нашей компании выполнят ручной составной переплет кадровых документов, бухгалтерской отчетности и других документов в специально оборудованном цеху.

Какой будет результат?

В результате оформления документации в архивный переплет вы получаете компактные и удобные в дальнейшей работе документы. По вашему желанию, на обложку и корешок может быть нанесен текст (дата, сроки хранения, наименование и т.д.), разноцветные наклейки на корешки для отличия итоговых томов по принадлежности к конкретным отделам, датам и тематикам.

Полезные материалы