Архивное хранение документов Москва и область
Деятельность любой организации сопровождается ведением документооборота. Компании составляют разнообразные документы самостоятельно, получают их от своих контрагентов. В результате накапливается большое количество организационно-распорядительной, договорной, кадровой и другой документации. После исполнения оригиналы некоторое время находятся на текущем хранении в структурном подразделении организации, а затем необходимо сдать архив на хранение.
Порядок и сроки хранения документов закрепляются на законодательном уровне. В соответствии с государственными регламентами сохранению подлежит:
- входящая, внутренняя и исходящая документация, которая прошла регистрацию;
- документация хозяйственного, налогового, бухгалтерского и кадрового учета;
- документы по основной деятельности организации;
Не подлежат хранению бумаги, которые утрачивают свою ценность после ознакомления: рекламные буклеты, приглашения, открытки, а так же материалы с истекшими сроками хранения.
Архивное хранение и текущие услуги по хранению документов
Обязанности по обеспечению целостности и сохранности документов до истечения сроков их хранения возлагаются на руководителя предприятия. Документация первичного учета должна быть надежно защищена от внесения изменений.
Прежде чем сдать архив на хранение оперативные бумаги находятся в текущем пользовании соответствующих структурных подразделениях компании. По итогам каждого года проводится экспертиза ценности, и материалы, потерявшие актуальность, утилизируются по акту.
Текущее архивное хранение документов осуществляется в подразделениях, кабинетах исполнителей или специализированном помещении. Дела размещаются на стеллажах и полках, призванных защитить бумажные носители от повреждения, пыли и воздействия света.
Ценные дела, содержащие конфиденциальные сведения, хранятся в специальных несгораемых шкафах на замке. Доступ к шкафам имеется только у сотрудников, назначенных приказом руководства.
Распространенные ошибки при архивном хранении документов
Ключевая ошибка, которую совершают предприятия, осуществляя архивное хранение документов – несоблюдение предусмотренных законодательством их сроков хранения. Предприятие не может самостоятельно их уменьшать, при этом, данные сроки могут быть и увеличены в случае необходимости.
Еще одним распространенным нарушением работников архива предприятий является изъятие и выдача материалов, которые были подшиты в дела постоянного хранения. Категорически запрещено совершать подобное действие. Если поступил запрос на выдачу - на руки выдается дело, а не отдельный лист.
Уставная и регистрационная документация хранится исключительно в оригиналах. В случае утраты или повреждения исходника он не подлежит замене копией. В подобной ситуации в обязательном порядке должен составляться соответствующий акт. По возможности следует выдавать исполнителям из архива скан-копии дел.
Избежать потери, повреждения подлинников позволит грамотная организация хранения документов и применение современных технологий. Большинство современных предприятий предпочитает передавать бумаги на хранение сторонней архивной компании.
Услуги по хранению документов в компании «Архив и Экспертиза»
Наша компания предоставляет клиентам надежное место для хранения документации предприятия или организации. Регламент оказания услуг сотрудниками компании «Архив и экспертиза» гарантирует безопасность и конфиденциальность предоставленной информации на каждом этапе работы с документальной базой.
Наличие квалифицированных специалистов, надежных архивных хранилищ и современного оснащения позволяет компании качественно предоставлять услуги:
- оперативного, депозитарного, внеофисного и архивного хранения документов;
- подготовки оригиналов к хранению;
- обеспечения сохранности и конфиденциальности подлинников на протяжении всего срока размещения;
- обработки документального фонда предприятия в соответствии с требованиями архивного законодательства;
Архивные хранилища компании оборудованы современными системами пожаротушения, безопасности.
Бумаги размещаются на стеллажах в обезличенных коробах со штрих-кодами. Конфиденциальность данных обеспечивается отсутствием возможности идентификации принадлежности короба или его содержимого определенному клиенту. Доступ предоставляется ограниченному перечню лиц, согласованному с клиентом.
Чтобы сдать архив на хранение и узнать условия и тарифы на хранение документов можно, связавшись с менеджерами компании «Архив и экспертиза».
Полезные материалы
