Хранение документов

Внеофисное хранение документов

Поможем оптимизировать затраты вашей организации связанные с хранением документов, всех видов магнитных носителей, жестких дисков, библиотек и проектной документации. Широкий спектр сопутствующих услуг.

Депозитарное хранение документов

Примем на хранение документы и разместим их в архивохранилищах с поддержанием температурно-влажностного режима и санитарно-гигиенических норм. Оперативно подберем и привезем необходимую коробку, дело, том, документ.

Хранение бухгалтерских документов

Наведем порядок в ваших бухгалтерских документах. Подготовим дела к хранению и разместим у себя в архиве, составим описи, отберем и уничтожим лишние документы. Возьмем на себя все заботы по подготовке первичных документов к налоговым проверкам.

Хранение кадровых документов

Создадим порядок в кадровых документах вашей организации. Подготовим кадровые дела к хранению в нашем архиве, составим описи, присвоим штрих-коды, упакуем в архивные короба, сделаем отбор на уничтожение лишних документов вашего архива. Будем выдавать справки по запросу.

Оперативное хранение документов

Внедрим современные подходы по хранению и учету документов, создадим топографию мест хранения, подготовим документы для размещения в архив, организуем работу хранилища.

Архивное хранение документов

Хранение всех видов документов коммерческой организации, комплексное обслуживание и защищенность коммерческой информации. Особые условия, гарантии безопасности.

Передача документов на архивное хранение

Наши специалисты возьмут на себя рутинные задачи по подготовке документации к хранению и обеспечат их сохранность на протяжении всего их срока хранения.

Архивация и хранение документов

Качественно обработаем документальный фонд вашей организации с соблюдением архивных правил, организуем правильные подходы к хранению любых объемов и видов документов.

Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

Хранение документов

Деятельность любой организации сопровождается ведением документооборота. Компании составляют разнообразные документы самостоятельно, получают их от своих контрагентов. В результате накапливается большое количество организационно-распорядительной, договорной, кадровой и другой документации. После исполнения оригиналы некоторое время находятся на текущем хранении в структурном подразделении организации, а затем передаются в архив.

Порядок и сроки хранения документов закрепляются на законодательном уровне. В соответствии с государственными регламентами сбережению подлежит:

  • входящая, внутренняя и исходящая документация, которая прошла регистрацию;
  • документация хозяйственного, налогового, бухгалтерского и кадрового учета.

Не подлежат сбережению бумаги, которые утрачивают свою ценность после ознакомления: рекламные буклеты, приглашения, открытки и т.д.

Архивное и текущее хранение документов

Обязанности по обеспечению целостности и сохранности документов до истечения сроков их хранения возлагаются на руководителя предприятия. Документация первичного учета должна быть надежно защищена от внесения изменений.

До момента передачи в архивное хранилище бумаги временного сбережения пребывают на текущем пользовании в соответствующих структурных подразделениях компании. По истечении сроков сбережения проводится экспертиза ценности, и материалы утилизируются по акту.

Текущее хранение документов осуществляется в подразделениях, кабинетах исполнителей или специализированном помещении. Дела размещаются на стеллажах и полках, призванных защитить бумажные носители от повреждения, пыли и солнечных лучей.

Ценные дела, содержащие конфиденциальные сведения, хранятся в специальных несгораемых шкафах на замке. Доступ к шкафам имеется только у сотрудников, назначенных приказом руководства.

Распространенные ошибки при хранении документов

Ключевая ошибка, которую совершают предприятия, осуществляя хранение документов – несоблюдение предусмотренных законодательством сроков. Предприятие не может самостоятельно сокращать сроки сбережения бумажных носителей информации.

Еще одним распространенным нарушением работников архива предприятий является изъятие и выдача материалов, которые были подшиты в дела постоянного хранения. Категорически запрещено совершать подобное действие. Если поступил запрос на выдачу - на руки выдается дело.

Уставная и регистрационная документация хранится исключительно в оригиналах. В случае утраты или повреждения исходника он не подлежит замене копией. В подобной ситуации в обязательном порядке должен составляться соответствующий акт. По возможности следует выдавать исполнителям из архива скан-копии дел.

Избежать потери, повреждения подлинников позволит грамотная организация хранения документов и применение современных технологий. Большинство современных предприятий предпочитает передавать бумаги на хранение сторонней архивной компании.

Хранение документов в компании «Архив и Экспертиза»

Наша компания предоставляет клиентам надежное место для хранения документации предприятия или организации. Регламент оказания услуг сотрудниками компании «Архив и экспертиза» гарантирует безопасность и конфиденциальность предоставленной информации на каждом этапе работы с документальной базой.

Наличие квалифицированных специалистов, надежных архивных хранилищ и современного оснащения позволяет компании качественно предоставлять услуги:

  • оперативного, депозитарного, архивного и внеофисного хранения документов;
  • подготовки оригиналов к хранению;
  • обеспечения сохранности и конфиденциальности подлинников на протяжении всего срока сбережения;
  • обработки документального фонда предприятия в соответствии с требованиями архивного законодательства.

Архивные хранилища компании оборудованы современными системами пожаротушения, безопасности.

Бумаги размещаются на сбережение в обезличенных коробах со штрих-кодами. Конфиденциальность данных обеспечивается отсутствием возможности идентификации принадлежности короба или его содержимого определенному клиенту. Доступ предоставляется ограниченному перечню лиц, согласованному с клиентом.

Узнать условия и тарифы на хранение документов можно, связавшись с менеджерами компании «Архив и экспертиза».

Полезные материалы