Хранение документов
Деятельность любой организации сопровождается ведением документооборота. Компании составляют разнообразные документы самостоятельно, получают их от своих контрагентов. В результате накапливается большое количество организационно-распорядительной, договорной, кадровой и другой документации. После исполнения оригиналы некоторое время находятся на текущем хранении в структурном подразделении организации, а затем передаются в архив.
Порядок и сроки хранения документов закрепляются на законодательном уровне. В соответствии с государственными регламентами сбережению подлежит:
- входящая, внутренняя и исходящая документация, которая прошла регистрацию;
- документация хозяйственного, налогового, бухгалтерского и кадрового учета.
Не подлежат сбережению бумаги, которые утрачивают свою ценность после ознакомления: рекламные буклеты, приглашения, открытки и т.д.
Архивное и текущее хранение документов
Обязанности по обеспечению целостности и сохранности документов до истечения сроков их хранения возлагаются на руководителя предприятия. Документация первичного учета должна быть надежно защищена от внесения изменений.
До момента передачи в архивное хранилище бумаги временного сбережения пребывают на текущем пользовании в соответствующих структурных подразделениях компании. По истечении сроков сбережения проводится экспертиза ценности, и материалы утилизируются по акту.
Текущее хранение документов осуществляется в подразделениях, кабинетах исполнителей или специализированном помещении. Дела размещаются на стеллажах и полках, призванных защитить бумажные носители от повреждения, пыли и солнечных лучей.
Ценные дела, содержащие конфиденциальные сведения, хранятся в специальных несгораемых шкафах на замке. Доступ к шкафам имеется только у сотрудников, назначенных приказом руководства.
Распространенные ошибки при хранении документов
Ключевая ошибка, которую совершают предприятия, осуществляя хранение документов – несоблюдение предусмотренных законодательством сроков. Предприятие не может самостоятельно сокращать сроки сбережения бумажных носителей информации.
Еще одним распространенным нарушением работников архива предприятий является изъятие и выдача материалов, которые были подшиты в дела постоянного хранения. Категорически запрещено совершать подобное действие. Если поступил запрос на выдачу - на руки выдается дело.
Уставная и регистрационная документация хранится исключительно в оригиналах. В случае утраты или повреждения исходника он не подлежит замене копией. В подобной ситуации в обязательном порядке должен составляться соответствующий акт. По возможности следует выдавать исполнителям из архива скан-копии дел.
Избежать потери, повреждения подлинников позволит грамотная организация хранения документов и применение современных технологий. Большинство современных предприятий предпочитает передавать бумаги на хранение сторонней архивной компании.
Хранение документов в компании «Архив и Экспертиза»
Наша компания предоставляет клиентам надежное место для хранения документации предприятия или организации. Регламент оказания услуг сотрудниками компании «Архив и экспертиза» гарантирует безопасность и конфиденциальность предоставленной информации на каждом этапе работы с документальной базой.
Наличие квалифицированных специалистов, надежных архивных хранилищ и современного оснащения позволяет компании качественно предоставлять услуги:
- оперативного, депозитарного, архивного и внеофисного хранения документов;
- подготовки оригиналов к хранению;
- обеспечения сохранности и конфиденциальности подлинников на протяжении всего срока сбережения;
- обработки документального фонда предприятия в соответствии с требованиями архивного законодательства.
Архивные хранилища компании оборудованы современными системами пожаротушения, безопасности.
Бумаги размещаются на сбережение в обезличенных коробах со штрих-кодами. Конфиденциальность данных обеспечивается отсутствием возможности идентификации принадлежности короба или его содержимого определенному клиенту. Доступ предоставляется ограниченному перечню лиц, согласованному с клиентом.
Узнать условия и тарифы на хранение документов можно, связавшись с менеджерами компании «Архив и экспертиза».
Полезные материалы
