Электронный архив

Большой объем документов на бумажных носителях для многих компаний становится настоящей проблемой – объем бумажных документов с каждым днем возрастает, управлять ими становится труднее, они теряются, портятся. Если архив не упорядочен и организован бессистемно, быстро найти нужный документ практически невозможно. Все это увеличивает риски и влечет за собой многократное увеличение бюджета на содержание процессов работы с документами. Решить все текущие задачи управления информацией можно при помощи внедрения специалистами «Архив и Экспертиза» системы электронный архив на территории вашей организации.

Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

Основные преимущества для бизнеса

Систематизация и индексация всех типов документации - позволяет упорядочить офисное пространство, систематизировать бумаги предприятия.

Сокращение ФОТ -  оптимизация затрат на заработную плату непрофильного персонала, задействованных при приеме и обработке бумажных документов, повышение эффективности предприятия в целом.

Конфиденциальность - обеспечение высокого уровня защиты от повреждения или утери информации в результате злого умысла, служебной халатности или форс-мажорных обстоятельств

Быстрый и удобный поиск - обеспечивает оперативный доступ к материалам по всей структуре предприятия (включая обособленные подразделения, дочерние офисы, удаленные отделения и т.д.) в любое время, с любой точки мира.

Сокращение затрат на аренду офисных площадей – при наличии электронного архива, в организациях сокращается объем обращений к бумажным оригиналам документов. В связи с  этим, возможно переместить документы на более дешевые площади или передать их на внеофисное хранение.

Формирование централизованного хранилища - вся документация организации собирается и хранится в единой базе и всегда находится под рукой.

Иерархия доступа — разграничение прав - доступ к файлам или папкам может даваться только определенному лицу или группе пользователей.

Работа в режиме реального времени - предусмотрена возможность внесения изменений в online-режиме. Автоматизированная обработка файлов, полученных из разнородных источников.

Оптимизация процесса подготовки аудиторской и налоговой отчетности - снижение затрат времени, трудовых и материальных ресурсов на подготовку отчетности и подборку документов из архива.

IT-безопасность - защита от несанкционированного проникновения и резервное копирование данных.

Оптимизация финансовых рисков, связанных с утерей и порчей физических носителей

Кому выгодно?

Крупным финансовым учреждениям: банкам, МФО, аэропортам, государственным организациям, компаниям, содержащим обширный штат сотрудников, федеральным корпорациям. Любым организациям с крупными объемами документооборота, целью которых является упрощения работы бухгалтерской, кадровой и других служб.

Этапы внедрения электронного архива

 Основная задача ЭА – структурированное хранение разнородной информации. Перед созданием электронного архива важно определить процессы, в которых он будет задействован. Они позволят сформировать актуальный список требований к разрабатываемой системе (техническое задание): объем документации в хранилище, настройки прав доступа, правила хранения, требования к поиску и многое другое.

Этапы внедрения:

  • Подготовка прототипа системы на основании первичных пожеланий организации.
  • Уточнение реальных требований к функционалу системы, подготовка детального технического задания и его согласование со всеми заинтересованными лицами организации.
  • Настройка и внедрение системы электронный архив в соответствии с требованиями технического задания, передача системы в управление клиенту.
  • Перевод документов в электронный вид (сканирование) – результат во многом зависит от текущего состояния бумажных носителей, специфики информации, содержащейся в них. В крупной организации сканирование и индексирование документации является многозадачным и трудоемким процессом. Оцифровка бумажных носителей с последующей обработкой — ответственный этап, который следует доверить только опытным специалистам с качественным оборудованием.
  • Классификация и индексация данных – формируется каталог, в которые закладываются определенные параметры по каждому типу документа, это необходимо в дальнейшем для облегчения поиска нужных материалов во внедренной системе.
  • Загрузка образов документов и их поисковых параметров в систему.
  • Ввод информационного комплекса в промышленную эксплуатацию.

Где хранить данные: локально или в облаке?

Многие серверные решения созданы специально для надежного хранения больших объемов конфиденциальной информации. Они давно представлены на рынке, качественно проработаны и существенно дешевле в использовании и первичном внедрении, относительно локальных версий системы электронный архив. Ряд из них способен выполнять сложнейшие интеграции с участием более чем 100 тыс. пользователей и петабайтом объектов. Однако остро встает вопрос гарантированной защиты конфиденциальной информации и персональных данных. С другой стороны серверное решение может быть более функционально, а также персонализировано под ваши текущие потребности и задачи. Обеспечить защищенность информации располагающейся на ваших собственных серверах намного легче, но и затраты на поддержание инфраструктуры будут ощутимые. Принимать решение о месте хранения данных возможно только после оценки всех рисков и стоимости услуги.

Подводные камни внедрения системы электронного архива

До начала внедрения системы важно скрупулезно проработать и предусмотреть каждую деталь и мелочь. Специалисты нашей компании при реализации проекта учитывают опыт ведущих компаний и текущие тенденции развития документооборота. Наш опыт показывает, что внедрение ЭА, для достижения наилучшей эффективности, может потребовать переформатирования текущих бизнес-процессов в соответствии со вновь определенными схемами информационного обмена между структурными подразделениями вашей организации.

Важно проработать задачу перевода бумажных документов в электронный вид. Также необходимо обеспечить сохранность материалов, продумать формат хранения, систему поиска и атрибутирования документов, обеспечить доступ к ним в период обработки и наладить соответствующие каналы.

Отдельного внимания заслуживает обеспечение бесперебойной работы организации в переходном периоде, когда компания вынуждена функционировать как по-новому, так и по-старому. Решение будет удобным, надежным и функциональным только в том случае, если будет создано грамотными специалистами на надежной платформе. Компания «Архив и Экспертиза» предлагает услугу создания системы электронного архива. Мы разработаем эффективное решение для вашего бизнеса.

Полезные материалы