Электронный архив документов

Стоимость услуг электронного архива

*Обозначенные цены являются предварительными, указаны без НДС (УСН) и зависят от состава внедрения, количества пользователей и особенностей интеграций с иными системами Заказчика.

Цифровое хранилище: задачи, функции

Что такое электронный архив и чем он отличается от стандартного – с полками, папками и коробками? Цифровое хранилище – многофункциональная система для упорядоченного хранения цифровых копий или оригиналов электронных документов. Она гарантирует надежное сохранение информации на длительный срок.

Электронный архив защищает документы от происшествий, которые могут произойти с бумажными носителями, а также обеспечивает быстрый доступ к необходимой информации. Такой подход делает документооборот максимально эффективным и безопасным.

Основные задачи и функции электронного хранилища документов:

• обеспечение надежного и долговременного хранения цифровых версий документов;
• систематизация и упорядочение документации для удобства использования;
• быстрый поиск и оперативный доступ к необходимым файлам;
• защита от несанкционированного доступа, потерь и повреждений;
• систематическое хранение и резервное копирование данных для предотвращения утрат;
• хранение информации о документах (дата создания, автор, ключевые слова) для систематизации, поддержания порядка и улучшения поиска.

Преимущества цифрового хранилища перед бумажным

Электронный архив документов организации имеет массу преимуществ в сравнении с привычным бумажным хранилищем:

• Удобство доступа. В электронном хранилище можно мгновенно находить необходимую документацию и получать к ней доступ практически через любые электронные устройства.
• Экономия пространства. Виртуальные папки не занимают место на полках стеллажей, что сокращает расходы на аренду и оборудование архивных помещений.
• Безопасность. Цифровой архив обеспечивает высокий уровень защиты от несанкционированного доступа, кражи, порчи физических носителей информации.
• Долговечность. В цифровом хранилище можно хранить файлы так долго, сколько потребуется, без риска естественного износа, характерного для бумажных и даже электронных (диски, флэшки) носителей.
• Экономия времени. Автоматизация процессов поиска и управления документами значительно сокращает время, затрачиваемое на обработку информации. Найти файл, даже трехлетней давности, можно буквально за секунды, без необходимости перебирать папки и коробки.
• Легкость в управлении. Электронные хранилища предоставляют удобные и понятные инструменты для быстрой организации, изменения и распределения документов среди пользователей.

Особенности ведения электронного архива

Создание и ведение системы архивных документов требует определенных навыков, а также знания действующего законодательства. Работа с цифровыми данными регламентируется следующими постановлениями: Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ГОСТ Р 7.0.8-2020 «СИБИД. Электронные архивы. Общие требования» и другими правилами документооборота в государственных и частных компаниях.

Основные требования к ведению электронного архива предприятия:

• документы должны быть организованы по четко определенным категориям и метаданным для облегчения поиска и управления;
• требуется регулярное создание резервных копий для предотвращения потерь данных;
• нужно обеспечить безопасность информации: использовать шифрование, пароли и другие способы защиты данных от несанкционированного доступа;
• нужно отслеживать изменения в файлах, сохранять предыдущие версии документов для возможности восстановления или анализа;
• важно использовать такие форматы и носители, которые гарантируют длительное сохранение и доступность документов;
• следует внедрять системы и программное обеспечение для автоматизации электронного архива, поиска и управления документами.
• необходимо разграничить права доступа для различных категорий пользователей в зависимости от их ролей и задач.

Как формируется электронное хранилище

Формирование электронного архива – трудоемкий процесс, состоящий из нескольких этапов.

Анализ и планирование

Первым делом выясняется объем документов, которые нужно перевести в электронный формат. Определяются типы данных, подлежащих цифровизации, требования к доступу и безопасности. Затем выбирается подходящая система управления документацией, специализированное программное обеспечение для электронного архива.

Цифровизация документов

Выполняется оцифровка бумажных документов с использованием сканеров высокой производительности. При необходимости возможно применение технологий оптического распознавания символов для преобразования изображений в текстовый формат.

Организация и классификация

Далее разрабатывается логическая структура папок и каталогов для удобного хранения и доступа. Добавляются ключевые данные (автор, дата создания, тип документа) для облегчения поиска и управления.

Импорт данных

Выполняется загрузка цифровых файлов в систему управления. Настраивается автоматизация хранения и распределения документов по папкам.

Настройка доступа и безопасности

На следующем этапе определяются уровни доступа для различных категорий пользователей. Внедряются меры безопасности: шифрование, пароли и многофакторная аутентификация.

Резервное копирование

Выполняется резервное копирование данных для предотвращения утрат. Дубликаты размещаются на удаленных серверах или в облачных хранилищах.

Обучение пользователей

Проводятся тренинги для сотрудников по использованию системы электронного архива. Пользователи получают необходимые инструкции, справочные материалы.

Внедрение и тестирование

Выполняется запуск пилотного проекта для проверки работоспособности системы и выявления возможных проблем. По результатам тестирования вносятся необходимые изменения.

Эксплуатация и обслуживание

В дальнейшем ведется постоянный контроль за работой системы для выявления и устранения сбоев. Программное обеспечение должно регулярно обновляться для поддержания безопасности и функциональности.

Можно ли организовать цифровое хранилище документации самостоятельно

Теоретически, организовать цифровое хранилище документации самостоятельно можно. Однако этот процесс требует значительных усилий, времени и знаний. Необходимо учесть множество технических и организационных аспектов: от выбора подходящего программного обеспечения и оборудования до обеспечения безопасности данных и соблюдения законодательных требований.

Все сопутствующие задачи могут оказаться сложными и трудоемкими для человека без специальной подготовки и опыта. Ошибки в процессе могут привести к утрате данных или нарушению их безопасности. Поэтому, чтобы избежать множества проблем и гарантировать качественное и надежное создание цифрового архива документов, лучше обратиться к профессионалам, специализирующимся на таких услугах.

Надежная, эффективная и безопасная организация цифрового архива

“Архив и Экспертиза” предлагает услуги по созданию и ведению цифрового хранилища документов любого предприятия. Организация электронного архива с нашей помощью – выгодное вложение в развитие вашего бизнеса.

Главные преимущества сотрудничества с нами:

• Опыт и профессионализм. Наши специалисты обладают глубокими знаниями и многолетним опытом в области архивного дела и управления документами. Мы знаем все нюансы процесса создания цифрового архива.
• Комплексный подход. Мы предлагаем полный цикл услуг: от анализа и планирования до цифровизации документов, их структурирования и классификации, настройки системы управления файлами и обеспечения безопасности данных.
• Современные технологии. Используем новейшие технологии и программное обеспечение для сканирования и распознавания текста, что обеспечивает высокую точность и скорость оцифровки.
• Гарантия безопасности. Мы применяем передовые меры защиты данных, включая шифрование, аутентификацию и регулярное резервное копирование, чтобы ваши документы были в полной безопасности.
• Индивидуальный подход. Учитываем особенности и потребности каждого клиента, разрабатывая решения, которые оптимально подходят для вашей организации.
• Экономия времени и ресурсов. Благодаря автоматизации процессов и профессионализму нашей команды, вы сможете значительно сократить время и затраты на управление документацией предприятия.

Сотрудничество с «Архив и Экспертиза» – это уверенность в надежности и сохранности ваших документов. Мы создадим удобное и безопасное цифровое хранилище, которое облегчит доступ к данным и упростит ведение документооборота.