Отбор и выделение дел к уничтожению

Архивисты «Архив и Экспертиза» проведут экспертизу ценности любых видов и объемов документов вашей организации, отберут документы с истекшими сроками хранения и осуществят их конфиденциальное уничтожение на шредере. По факту оказания работ предоставляются все необходимые акты.

Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

В каких случаях необходимо проводить отбор и уничтожение документов?

  • управление рисками, высвобождение офисных и складских площадей;
  • истечение сроков хранения, установленного нормативными документами (федеральными законами, налоговым кодексом, перечнями);
  • Порча или утрата бумаг вследствие пожара, протечки, наводнения, кражи или другого непредвиденного обстоятельства.

Когда в организации встает вопрос по отбору документов для уничтожения, многие опираются исключительно на их сроки хранения, установленные архивным законодательством, что не всегда является верным.

При определении, какие документы можно уничтожить, а какие лучше оставить, необходимо учитывать следующие моменты:

  • разрешено отбирать бумаги на уничтожение только после архивной обработки и описания кадровых и документов по основной деятельности организации.
  • перед уничтожением копийных кадровых материалов, необходимо удостовериться в наличии их оригиналов;
  • нельзя уничтожать материалы, имеющие отношения к судебным разбирательствам. Их срок хранения начинает исчисляться с момента вынесения окончательного решения по делу;
  • не рекомендуется составлять акт на первичные и финансовые документы, подтверждающие наличие убытков по деятельности организации за прошлые периоды.

Для проведения выделения документов на уничтожение, рекомендуем создать внутреннюю экспертную комиссию, которая должна состоять минимум из трех человек. Члены комиссии проводят анализ отобранных дел с целью их практической необходимости и подписывают все итоговые акты, описи и протоколы.

Сроки хранения основных документов

В рамках законодательства РФ и нормативных актов у каждого документа сформированного в процессе деятельности организации есть свой срок хранения.

Срок хранения 10 лет:

  • Отчетность за год, составленная бухгалтером организации;
  • Налоговая декларация;
  • Книга учета по технике безопасности работников организации;
  • Годовой статистический отчет.

Срок хранения 5 лет:

  • Квартальные отчеты касательно деятельности организации;
  • Первичные бухгалтерские документы
  • Учетные регистры
  • Рабочие планы счетов;
  • Квартальные налоговые отчеты;
  • Счета-фактуры;
  • Книги покупок, продаж организации;
  • Путевые и маршрутные листы;
  • Документы по заработной плате;
  • Исполнительные листы;
  • Бумаги по дебиторским задолженностям;
  • Бумаги подтверждающие факт недостачи или хищения;
  • Бумаги касательно проводимых инвентаризаций;
  • Договоры, акты и различного рода соглашения;
  • Прочие документы и предписания.

Документы по личному составу необходимо хранить от 50 до 75 лет в зависимости от года составления бумаг. К постоянному сроку хранения относятся коллективные договоры, а также личные дела руководителей организации.

Порядок составления акта

Весь процесс уничтожения документов от момента выделения дел до момента вывоза и измельчения на шредере фиксируется актами уничтожения архивных документов. Форма акта утверждена «Основными правилами работы архивов организаций».

Сведения, которые необходимо указать в акте об уничтожении документации:

  1. Краткое наименование документа;
  2. Самые ранние и поздние даты в деле;
  3. Индекс дела согласно номенклатуре или номеру по описи;
  4. Точное количество экземпляров;
  5. Сроки хранения и номера статей по перечню;
  6. Другие примечания, которые необходимо зафиксировать в акте.

Также в акте необходимо указать, общее количество папок или дел подлежащих уничтожению.

В конце документа проставляются ФИО и подписи каждого члена экспертной комиссии, в которую должны входить не меньше трех человек. Акт утверждается подписью руководителя.

Далее, обобранные к уничтожению документы должны быть измельчены на специальном оборудовании (шредере), а по результатам измельчения должен быть подготовлен акт с указанием даты, места и общего веса переработанных бумаг.

Акты о выделении дел на уничтожение и акт по измельчению документов, предприятие обязано хранить в отдельной папке в течение 5 лет.

Что делать, если документы компании пострадали?

В случае установления факта порчи документов и иного имущества юридического лица, необходимо срочно привлечь представителей собственника помещения, в котором размещалось имущество, а также представителей соответствующего государственного органа или службы, в чьей компетенции находится вопрос устранения и фиксации возникшего инцидента. Данные службы должны подготовить акт о происшествии с указанием даты, времени и причины происшествия, а также описать имущество (в том числе папки с документами), которому был нанесен вред. Помимо этого, сама организация, имущество которой пострадало, формирует приказом комиссию и составляет собственный акт с детальным описанием факта происшествия, перечня имущества и документов, которые пострадали и не могут в дальнейшем использоваться. Данный акт подписывается всеми членами комиссии. Рекомендуется к акту, как доказательство, приложить фотографии пострадавших документов и иного имущества. Далее, пострадавшие бумаги необходимо утилизировать. Факт утилизации также фиксируется актом.

Стоит обратить внимание на то, что руководитель несет административную и уголовную ответственность за сохранность документов и имущества своей организации. Для предотвращения рисков утраты ценной информации, рекомендуется все важные бумаги хранить в безопасных и защищенных от посторонних лиц помещениях или на территории современных архивных хранилищ «Архив и Экспертиза».