Уничтожение документов

Стоимость услуг по уничтожению документов

*Обозначенные цены являются предварительными, указаны без НДС (УСН) и зависят от объема документов, срока выполнения работ.

Почему важно вовремя уничтожать документы

Своевременные вывоз и утилизация документов важны по нескольким причинам:

• Защита конфиденциальной информации. В документации часто содержатся личные данные, коммерческие тайны, финансовая информация и другие секретные сведения. Если такая отчетность попадет в руки злоумышленников, это может привести к утечке данных и их неправомерному использованию.
• Соблюдение законодательства. Существует множество законов и нормативных актов, регулирующих сроки хранения и методы утилизации архива документов. Несоблюдение этих требований может привести к штрафам, судебным искам и другим юридическим последствиям.
• Предотвращение мошенничества и краж. Старая отчетность может содержать информацию, которую мошенники могут использовать для совершения преступлений, таких как кража личных данных, образцов подписей и печатей, финансовое мошенничество и другие виды киберпреступлений.
• Оптимизация пространства и ресурсов. Хранение устаревших документов занимает ценное место и ресурсы. Вовремя уничтожая ненужные бумаги, компании могут освободить пространство и снизить затраты на архивное хранение.
• Повышение эффективности работы. Грамотно организованный документооборот позволяет сотрудникам быстрее находить нужную информацию.

Какая документация и при каких условиях подлежит утилизации

Правильное управление документами предполагает знание сроков хранения и условий уничтожения. Перечислим основные виды документации и соответствующие сроки их хранения.

Бухгалтерская

• Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность: 5 лет с момента их окончания.
• Документы по налогам и сборам: 5 лет с момента их окончания.

Кадровая

• Личные дела сотрудников, трудовые договоры, приказы по личному составу: 50 и 75 лет.
• Табели учета рабочего времени: 5 лет. 
• Расчетные листки по заработной плате: 50 и 75 лет.

Договорная

Договоры (контракты), дополнительные соглашения, акты выполненных работ: 5 лет после окончания срока действия договора.

Документы по управлению и организации

• Уставные документы (учредительные договоры, уставы): постоянно.
• Протоколы заседаний и собраний: 10 лет.
• Планы, отчеты, служебные записки: 5 лет.

Документы по охране труда и технике безопасности

• Инструкции по охране труда, журналы регистрации инструктажа: 10 лет.
• Акты расследования несчастных случаев на производстве: 45 лет.

Документы по административно-хозяйственной деятельности

• Договоры аренды, акты инвентаризации: 5 лет.
• Журналы регистрации документов: 5 лет.

Условия утилизации

Уничтожение документов организации должно быть выполнено по истечении сроков хранения, если они утратили актуальность и не представляют исторической, научной или практической ценности. Ликвидация должна проводиться с соблюдением следующих условий:

• Конфиденциальность. Документация должна быть уничтожена таким образом, чтобы информация не могла быть восстановлена и использована.
• Соблюдение законодательства. Методы ликвидации архива должны соответствовать действующим нормативным требованиям.
• Безопасность. Утилизация должна исключать возможность утечки информации на всех этапах.

В течение какого периода нужно уничтожить документы после истечения срока хранения

Утилизация архива может быть выполнена при окончании сроков хранения документов, который устанавливается Федеральным архивным агентством. До момента отбора необходимо провести все необходимые проверки и убедиться, что документы больше не требуются ни для юридических, ни для деловых целей.

Порядок утилизации

Процедура утилизации документов включает несколько ключевых этапов, которые обеспечивают безопасное и эффективное уничтожение информации:

Проверка и отбор

Проводится инвентаризации и экспертиза ценности  документов. Ее обычно проводит внутренняя экспертная комиссия.  В ходе экспертизы определяется документация, подлежащая уничтожению, проводится дополнительная проверка ее актуальности и необходимости.

Составление акта на уничтожение

Составляется акт о выделении документов к уничтожению, который включает наименования, годовые периоды, сроки хранения и  объемы отобранных к уничтожению дел. Акт должен быть утвержден руководством компании или уполномоченным лицом. Согласовывать его с внешними государственными органами не требуется.

Утилизация

Документы отправляются в специальные компании, занимающиеся утилизацией, где они уничтожаются выбранным методом. Обеспечивается строгий контроль за процессом ликвидации для предотвращения утечек информации.

Документирование 

После завершения процесса составляется акт, в котором указываются метод, дата и вес уничтоженных документов. Акт необходимо приложить к акту о выделении дел на уничтожение и хранить до момента ликвидации юридического лица.

Способы уничтожения бумажной отчетности

Бумажная отчетность должна быть уничтожена методом шредирования. Уничтожение документов через шредер – один из самых распространенных методов утилизации. Специальные дробилки рвут бумаги на мелкие частицы, после чего она становится нечитаемой. В зависимости от уровня конфиденциальности данных для уничтожения документов методом шредирования используются устройства с различными уровнями защиты (от P-1 до P-7), которые определяют размер и форму измельченных частиц.

Выгоды обращения в «Архив и Экспертиза» 

Если вас интересует эффективное и безопасное уничтожение документов в Москве, обращайтесь к нам. Мы гарантируем своим клиентам ряд ключевых преимуществ:

• Профессионализм и надежность. Наши специалисты имеют большой опыт и глубокие знания нюансов работы в отрасли, обеспечивая качество и безопасность предоставляемых услуг. Это подтверждается многочисленными положительными отзывами от наших клиентов.
• Соблюдение законодательства. Мы строго придерживается всех нормативных требований и законодательных норм в процессе работы, постоянно отслеживаем нововведения.
• Современные технологии. Мы используем передовые методы и оборудование для оказания услуг по уничтожению архивных документов. Это гарантирует полное удаление данных, исключая возможность их восстановления.
• Экономия времени и ресурсов. Обратившись к нам, вы можете сосредоточиться на своем бизнесе, а мы возьмем на себя все заботы по утилизации документов и носителей.
• Гибкость и индивидуальный подход. Мы предлагаем индивидуальные решения, учитывая особенности и потребности каждого клиента.
• Юридическое сопровождение процедуры. По завершении работ мы предоставляем полный пакет документов, подтверждающих утилизацию.