«Архив и Экспертиза» предлагает услуги по экспертизе, упорядочению, описанию и переплету личных дел работников. Осуществляем передачу личных дел на архивное хранение или разместим дела в своих архивных хранилищах. Работаем по правилам Росархива, гарантируем безопасность ваших данных и строгое соблюдение действующего законодательства.
Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение
| № | Вид услуги | *Стоимость |
| 1. | Экспертиза ценности документов с полистным просмотром. | 150 руб. за 1 дело |
| 2. | Изъятие скрепок, выемка файлов. | 30 руб. за дело до 100 листов |
| 3. | Нумерация листов в деле. | 0,98 коп. за 1 лист. |
| 4. | Формирование дела по архивным правилам. | 1200 руб. за дело до 250 листов |
| 5. | Оформление обложки дела. | 100 руб. за 1 дело. |
| 6. | Составление описи по архивным правилам. | 100 руб. за 1 позицию |
| 7. | Составление внутренней описи. | 35 руб. за 1 позицию |
| 8. | Переплет архивных дел в жесткую обложки, с оклейкой корешка коленкором. | 200 руб. за 1 дело до 4 см. |
| 9. | Отбор дел на уничтожение с подготовкой акта. | 97 руб. за 1 дело |
| 10. | Физическое уничтожение документов, с учетом погрузки и транспорта. | 20 руб. за кг., но не менее 20000 руб. за вывоз |
| 11. | Разработка исторической справки. | 10000 руб. за справку |
| 12. | Разработка предисловия к описи. | 5000 руб. за предисловие |
| 13. | Передача дел на хранение в государственный архив. | от 1000 руб. за 1 дело |
*Обозначенные цены являются предварительными, указаны без НДС (УСН) и зависят от объема документов, места и срока выполнения работ.
В любой организации, будь то крупная корпорация или небольшое предприятие, важную роль играет правильное ведение документации, в том числе кадровой. Одним из ключевых элементов кадрового учета является опись личных дел сотрудников. Этот документ служит не только для систематизации информации о каждом сотруднике, но и для обеспечения прозрачности и удобства управления кадровыми ресурсами.
Ведение личных дел работников и их хранение в архиве позволяет значительно упростить процесс поиска необходимой информации, а также гарантирует соблюдение всех законодательных требований в области трудового права. Рассмотрим детально, сколько хранить личные дела уволенных работников, сроки хранения файлов действующего персонала и другие аспекты вопроса.
Личное дело сотрудника представляет собой комплекс документов, содержащих информацию о конкретном работнике и его трудовой деятельности в организации. Оно является основным источником данных о сотруднике для отдела кадров и включает в себя различную документацию, которая фиксирует его профессиональный путь, начиная с момента приема на работу и заканчивая увольнением.
Личное дело представляет собой тщательно организованный набор документов, отражающих ключевые аспекты его трудовой деятельности и иной информации. В него входит:
Составление описи личного дела обязательно должно выполняться внимательно и скрупулезно, чтобы гарантировать полноту и правильность учета. Такой процесс состоит из нескольких этапов.
Для хранения личного дела требуется стандартная папка. На обложку наклеивается этикетка с указанием фамилии, имени, отчества сотрудника, а также его табельного номера и даты начала работы.
Собираются необходимые документы от сотрудника, такие как заявление о приеме на работу, копии сертификатов, трудовой договор и т.д. Проверяется подлинность и полнота всех бумаг.
Документы делятся на логические блоки: личные данные, трудовые договора, приказы по личному составу, и т.д. Внутри каждого блока вложения располагаются в хронологическом порядке.
Каждому документу присваивается уникальный номер, начиная с первого образца. Нумерация должна быть выполнена карандашом, быть последовательной и непрерывной по всей описи.
Оформляется бланк, на нем указывается заголовок «Внутренняя опись личного дела» и данные сотрудника (ФИО, табельный номер, дата начала работы). В опись вносятся все вложения с указанием их порядковых номеров, наименования, даты составления и краткого содержания.
Процедура включает удаление скрепок и зажимов, выравнивание страниц и проделывание отверстий в них. Затем документы подшиваются в папку в соответствии с внутренней описью с использованием крепежных элементов, что обеспечивает надежную фиксацию и удобство доступа.
В конце описи должно быть оставлено место для подписи ответственного лица (обычно сотрудника отдела кадров). Подписью уполномоченного работника заверяется правильность и полнота составленного протокола.
Личные дела сотрудников помещаются в архив отдела кадров, что обеспечивает их надлежащую сохранность. При добавлении новых документов во внутреннюю опись делается новая запись с соблюдением нумерации.
Ведение и хранение личных дел персонала требует соблюдения определенных требований и правил для обеспечения точности, конфиденциальности и легкости доступа к информации.
Данный вид дел должен быть систематизирован и организован по единому стандарту. Документы в его составе следует размещать в хронологическом порядке или по тематическим блокам (личные данные, трудовые договора, приказы и т.д.).
Хранить личные дела работников в архиве нужно строго с соблюдением конфиденциальности. Доступ к ним должен быть ограничен и предоставляться только уполномоченным лицам. Дела должны храниться в закрытых шкафах или сейфах, защищенных от несанкционированного доступа.
Информация в составе дела может регулярно обновляться, чтобы отражать все изменения в трудовой деятельности сотрудника. Все внесенные в опись новые данные должны проверяться на точность и соответствие оригинальным документам.
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров осуществляется до момента их увольнения. После увольнения работника его дело перемещается в архив, где хранится в течение установленного законодательством срока.
Архивирование должно обеспечивать сохранность документов от повреждений, утрат и несанкционированного доступа. Подготовка и передача личного дела в архив может выполняться исключительно специалистом, имеющим соответствующую квалификацию.
Все действия по ведению личного дела (внесение новых документов, изменения, архивирование) должны фиксироваться в учетных журналах.
Личные дела действующего персонала хранятся в отделе кадров на протяжении всего периода их работы в организации. После увольнения работника личное дело перемещается в архив, срок его хранения будет зависеть от даты окончания и составлять 50 или 75 лет с даты завершения трудовой деятельности в компании.
Сроки хранения регламентированы законодательством: Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и Постановлением Правительства РФ от 15 августа 2001 г. № 563 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
После завершения трудовой деятельности, личное дело нужно хранить в течение длительного срока. Хранение всех этих дел на территории юридического лица может быть неудобным из-за большого объема бумаг и отсутствия особых условий для сохранности. Для решения этой проблемы мы предлагаем услуги архивного хранения.
«Архив и Экспертиза» обеспечивает надежное и безопасное хранение кадровой документации. Мы предоставляем специализированные помещения, оборудованные всеми необходимыми системами для защиты и длительного хранения документов. Выполняем архивные услуги «под ключ» — от проведения экспертизы ценности и составления описи личных дел до архивирования и уничтожения любых документов с истекшим сроком хранения.