Наличие электронных копий документов позволяет организациям :
- ускорить доступ к необходимой технической информации, данным;
- упростить все этапы деятельности ответственных подразделений.
- использовать образы документов в целях дальнейшего проектирования (реконструкция).
- обеспечить сохранность ценных документов;
- организовать учет вторых копий.
С учетом того, что размеры технической документации представлены от А-4 до А-0+ формата, обработка (оцифровка) широкоформатного сканирования в Москве технической документации требует использования специализированных методов сканирования и последующего извлечения точных данных.
Особенности оцифровки чертежей и других видов оцифровки технических документов
Специальное промышленное оборудование и программные средства позволяют без особых усилий переводить в цифровой вид разнообразные чертежи, спецификации, планы и ведомости, карты, но требуют от специалиста особых навыков и внимательности.
Трудность оцифровки чертежей и любой технической документации обусловлена разными форматами названой группы документов, а также специфичностью данных, содержащихся в них. Что касается старых архивов, трудности добавляет тот факт, что подавляющая часть старых и ветхих ТД (технических документов) имеют рукописный вид.
Конкретные необходимые подходы перевода документов в электронный вид, определяются технологами сканирования на стадии анализа, это обусловлено тонкостями и нюансами конкретных типов документов.
К примеру:
- Каротажи или расшитые документы, формат которых – А3, чаще сканируются при помощи новейших документных сканеров.
- Синька и калька оцифровывается посредством протяжных сканеров.
Обычно для достижения наилучших итоговых результатов, синьку и кальку помещают в особые защитные пакеты, с обратной стороны которых кладут белую подложку.
- Что касается документов формата А1, широкоформатное сканирование в Москве может осуществляться на так называемых планетарных сканерах.
После окончания сканирования чертежей большого формата или оцифровки любых других форматов документов обычно осуществляется индексирование, то есть формирование некоторой упорядоченной базы с удобным поиском. Не редки случаи, при которых полученные образы документов подвергаются ручной векторизации.
По факту завершения всех стадий работы, специалист конвертирует полученный массив в максимально удобный для клиента формат.
Преимущества электронных технических архивов
Чтобы оценить и осознать преимущества электронной документации, в том числе сформированных на ее основе электронных архивов, достаточно провести параллель с традиционными бумажными и т. п. носителями.
- Традиционные носители информации могут быть утеряны, перепутаны, они подвержены износу, влиянию влаги и температуры, солнечных лучей. Электронный технический архив – гарантия защиты от влияния всех перечисленных факторов, а, значит, и сохранности важной информации.
- Для крупных фирм (предприятий, тех же НИИ) характерно следующее: архивы по мере накопления рассредоточиваются ответственными службами по разным комнатам (этажам, помещениям). При условии, что размер собственной площади здания большой, это рассредоточение вызывает трудности во время очередного поиска требуемой в конкретный момент времени информации.
- Электронные технические архивы позволяют консолидировать всю необходимую и важную техническую информацию в едином хранилище, доступ к которому будет доступен каждой отдельной производственной системе на основании имеющихся прав.
Как хранятся данные в электронных архивах
Хранение полученной в результате оцифровки информации или данных может быть развернуто в нескольких форматах:
- Использование серверов с дублированием.
- Использование оптических физических носителей (жесткие диски).
Преимущества любого формата хранения кроется в том, что они практически вечны и не привязаны к негативным факторам, например, к износу. Также подобные методы хранения исключают зависимость цифрового архива от электричества.
Дополнительно, на случай непредвиденных обстоятельств, возможно создание альтернативных копий на особых оптических стойках, расположенных в разных географических точках.
Сроки создания электронного архива
В общем случае срок сканирования и последующего создания архива зависит от объемов документации, которую необходимо обработать.
В тех случаях, когда требуется создание целой системы, процесс может занять сроки от нескольких месяцев, до нескольких лет: все зависит от состояния документов, требований к индексации, спектра интеграций и масштабов организационной структуры. Разумеется, что чем дольше компания или фирма работают, тем больше времени займет консолидация, потому как процесс требует проведения масштабных работ, к примеру, упорядочения структуры хранения документов, регламентации пользования цифровым архивом.