Оцифровка (сканирование) технического архива

Со временем в любой проектной, строительной или производственной организации скапливаются огромные архивы технической документации, требующие сортировки и перевода в электронный вид.

Специалисты «Архив и Экспертиза» осуществят комплекс мероприятий по переводу всех видов технической документации в электронный вид и создадут для вас современную систему электронный архив. Работы могут выполняться как на вашей территории, так и на территории нашего цеха по сканированию.

Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

Наличие электронных копий документов позволяет организациям :

  • ускорить доступ к необходимой технической информации, данным;
  • упростить все этапы деятельности ответственных подразделений.
  • использовать образы документов в целях дальнейшего проектирования (реконструкция).
  • обеспечить сохранность ценных документов;
  • организовать учет вторых копий.

С учетом того, что размеры технической документации представлены от А-4 до А-0+ формата, обработка (оцифровка) технической документации требует использования специализированных методов сканирования и последующего извлечения точных данных.

Особенности оцифровки технических архивов

Специальное промышленное оборудование и программные средства позволяют без особых усилий переводить в цифровой вид разнообразные чертежи, спецификации, планы и ведомости, карты, но требуют от специалиста особых навыков и внимательности.

Трудность оцифровки технической документации обусловлена разными форматами названой группы документов, а также специфичностью данных, содержащихся в них. Что касается старых архивов, трудности добавляет тот факт, что подавляющая часть старых и ветхих ТД (технических документов) имеют рукописный вид.

Конкретные необходимые подходы перевода документов в электронный вид, определяются технологами сканирования на стадии анализа, это обусловлено тонкостями и нюансами конкретных типов документов.

К примеру:

  1. Каротажи или расшитые документы, формат которых – А3, чаще сканируются при помощи новейших документных сканеров.
  2. Синька и калька оцифровывается посредством протяжных сканеров.

Обычно для достижения наилучших итоговых результатов, синьку и кальку помещают в особые защитные пакеты, с обратной стороны которых кладут белую подложку.

  1. Что касается документов формата А1, оцифровка может осуществляться на так называемых планетарных сканерах.

После окончания оцифровки обычно осуществляется индексирование, то есть формирование некоторой упорядоченной базы с удобным поиском. Не редки случаи, при которых полученные образы документов подвергаются ручной векторизации.

По факту завершения всех стадий работы, специалист конвертирует полученный массив в максимально удобный для клиента формат.

Преимущества электронных технических архивов

Чтобы оценить и осознать преимущества электронной документации, в том числе сформированных на ее основе электронных архивов, достаточно провести параллель с традиционными бумажными и т. п. носителями.

  1. Традиционные носители информации могут быть утеряны, перепутаны, они подвержены износу, влиянию влаги и температуры, солнечных лучей. Электронный технический архив – гарантия защиты от влияния всех перечисленных факторов, а, значит, и сохранности важной информации.
  2. Для крупных фирм (предприятий, тех же НИИ) характерно следующее: архивы по мере накопления рассредоточиваются ответственными службами по разным комнатам (этажам, помещениям). При условии, что размер собственной площади здания большой, это рассредоточение вызывает трудности во время очередного поиска требуемой в конкретный момент времени информации.
  3. Электронные технические архивы позволяют консолидировать всю необходимую и важную техническую информацию в едином хранилище, доступ к которому будет доступен каждой отдельной производственной системе на основании имеющихся прав.

Как хранятся данные в электронных архивах

Хранение полученной в результате оцифровки информации или данных может быть развернуто в нескольких форматах:

  1. Использование серверов с дублированием.
  2. Использование оптических физических носителей (жесткие диски).

Преимущества любого формата хранения кроется в том, что они практически вечны и не привязаны к негативным факторам, например, к износу. Также подобные методы хранения исключают зависимость цифрового архива от электричества.

Дополнительно, на случай непредвиденных обстоятельств, возможно создание альтернативных копий на особых оптических стойках, расположенных в разных географических точках.

Сроки создания электронного архива

В общем случае срок сканирования и последующего создания архива зависит от объемов документации, которую необходимо обработать.

В тех случаях, когда требуется создание целой системы, процесс может занять сроки от нескольких месяцев, до нескольких лет: все зависит от состояния документов, требований к индексации, спектра интеграций и масштабов организационной структуры. Разумеется, что чем дольше компания или фирма работают, тем больше времени займет консолидация, потому как процесс требует проведения масштабных работ, к примеру, упорядочения структуры хранения документов, регламентации пользования цифровым архивом.