Оцифровка (сканирование) бухгалтерских документов

Осуществим перевод в электронный вид любые объемы первичных и бухгалтерских документов, проведем индексацию документов и загрузим образы документов и поисковые параметры в любую систему электронный архив или бухгалтерскую программу.

Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

Основные особенности услуги

Любая сделка неизбежно сопровождается оформлением объемного пакета бухгалтерских и первичных документов. Их подавляющая часть должна быть завизирована обеими сторонами (и даже третьими лицами). Чтобы соблюсти все юридические требования и не упустить деталей и тонкостей, порой необходимо буквально «повозиться».

Перспективы экономии огромного количества времени и сил открывают современные технологии: к примеру, отправка бухгалтерской и любой другой документации (предварительно оцифрованной) партнерам в электронном формате – хорошая альтернатива всем традиционным методам обмена. Всего несколько нажатий клавиш и пара кликов мышью, и все информационные данные без участия курьеров, почты, служб доставки будут отправлены адресату.

Преимущества оцифровки и обмена электронной документацией

Использование в работе электронных копий документов, с точки зрения обмена информационными данными и в сравнении с традиционными способами обмена, предоставляют следующие выгоды:

  • Удобство.
  • Скорость.
  • Практичность.

Фирм, организаций, предприятий и компаний, которые хотя бы частично не перешли на использование сканобразов или электронных документов в собственной деятельности, становится все меньше. Такой способ обмена информацией обладает множеством преимуществ, например, в части хранения: цифровой формат позволяет по-настоящему удобно организовать хранение бухгалтерских и других документов.

Подробнее о главном: что такое оцифровка

Оцифровка бухгалтерских документов – это перевод какой-либо важной бумаги в любой электронный формат. С полученной единицей впоследствии довольно легко работать: документ легко разыскивать при проверках, выводить в печать, просматривать, использовать для создания новых документов или делать его копии.

Помимо этого, наличие оцифрованной документации, по сравнению с документами на классических носителях (бумаге), предоставляет еще дополнительные преимущества:

  1. Не подвержены износу, старению.

Хранящиеся на серверах архивы и отдельные копии документов не могут быть повреждены, не выцветают и навсегда сохраняют свой исходный вид.

  1. Исключают необходимость организации отдельного места хранения.

Облачное хранилище, выделенный сервер – превосходная альтернатива громоздким стеллажам и стендам, расположенным в отдельном помещении.

  1. Просто правятся и редактируются.

Необходимо внести правки? Проще простого: достаточно найти необходимый документ в электронном архиве и в течение пары минут дополнить, отредактировать или изменить его.

  1. Дают возможность оперативного создания и рассылки копий.

Найти любой документ, сделать его копию или отправить партнеру – любое из этих действий не составит труда.

  1. Они рядом: не нужно вскрывать архивы и искать по корешкам необходимый документ.

Создав реестр, можно без труда найти любой документ, когда он действительно нужен.

  1. Предполагают возможность интеграции с бухгалтерскими программами, различными учетными средами.

Если правильно подойти к организации виртуального архива, можно во многом повысить продуктивность деятельности компании, а все этапы использования документов и технологические процессы становятся быстрее.

Получается, что сэкономив время на работе с бумажной документацией, можно направить его в другое, более важно русло, тем самым повысив продуктивность и производительность других отраслей деятельности своей организации.

Оцифровка (сканирование): как осуществляется

Качественная оцифровка бухгалтерских документов – требующий усердия, времени и определенных навыков процесс. Он состоит не только из сканирования, включая в себя несколько дополнительных стадий:

  • подготовку документации к процессу оцифровки;
  • расшивку и сшивку архивов или папок, содержащих много страниц;
  • устранение всех повреждений (заломы, потертости и т. п.);
  • проверку конечных данных с оригинальным источником.
  • индексацию данных.

Стоит отметить, что слишком старые (с потертостями) или рукописные документы (с нечитаемыми символами и т. п.) трудно распознаются специализированными компьютерными средами. По данной причине проверка полученных результатов оцифровки и сверка с данными оригиналов обретает в таком случае особенную важность.

Если обнаруживаются какие-либо нестыковки, неточности, при автоматической индексации данных с документа,  возникает необходимость внесения правок в индексные таблицы. Корректура в этих случаях осуществляется специалистами посредством ручного ввода.