Правила архивирования документов
При наличии хорошо организованного архива все материалы, подлежащие хранению, не будут утеряны или испорчены и в дальнейшем любой уполномоченный сотрудник сможет оперативно найти актуальную информацию.
В организациях с небольшим документооборотом для хранения выделяется отдельная комната или шкаф. На крупных предприятиях, в образовательных организациях или торговле, требуется полноценная архивация документов и хранение бумаг в специально отведённом для этого месте.
На первом этапе при подготовке бумажных носителей к передаче в архив, проводится экспертиза ценности, при которой документация разделяется на особо ценную, подлежащие долговременному хранению, и потерявшую свою актуальность, с истекшими сроками хранения.
В маленьких учреждениях, чаще всего, все важные действия выполняются секретарём или делопроизводителем, а на крупных предприятиях организацией документооборота и архивированием документов занимается отдельный работник (завархивом). Сотрудник, выполняющий эти функции должен знать законы, связанные с архивированием документации, в том числе и методики определения сроков хранения каждому типа дел.
Например, документация по личному составу, сформированная после 2003 года, должна храниться не менее 50 лет. Документы, сформированные до 2003 года, хранятся в течение 75 лет.
Первичные учетные документы и приложения к ним подлежат хранению не менее 5 лет после отчетного года.
При большом обороте документообороте на предприятии должно быть организовано собственное хранилище, соответствующие нормативным условиям хранения бумажных носителей информации. Комнаты, в которых будут храниться бумаги должны обладать условиями, которые обеспечивают сохранность данных, а именно должны быть оборудованы удобными и надежными стеллажами, а также внутри помещений должен соблюдаться стабильный температурно-влажностный режим. Исключено размещение архива в жилых зданиях или помещениях бытового пользования.
При отсутствии собственного хранилища, рекомендуется воспользоваться услугами по архивации документов и их хранению, предоставляемой специализированной компанией.
Процедура подготовки документов к архивированию
Перед архивацией документов проводят предварительную обработку и анализ подобранных документов. Если осмотр выявил недочёты в документах подлежащих длительному хранению (отсутствие обязательных реквизитов, дат увольнения, подписей, печатей), в такие документы вносятся обязательные корректировки и дополнения.
Необходимо удостовериться в том, что документы представлены в оригиналах и в полном объеме, должны отсутствовать пропуски в номерах документов, приказы должны содержать необходимые приложения, а документы должны быть представлены в оригиналах.
Рекомендуется все подготовленные к упорядочению документы, в целях обеспечения конфиденциальности данных и их сохранности на момент обработки, разместить в отдельной, запирающейся на ключ комнате.
Основные этапы по подготовке дел к хранению
Архивирование документов состоит из следующих процессов, часть из которых может осуществляться параллельно, а иные в четком порядке. Рекомендуем начинать формирование дел, только после того, как вы убедитесь, что все документы, которые должны быть упорядочены, находятся в вашем ведении. Ниже приведена последовательность, обязательных к выполнению этапов работ:
- Сбор и выявление всех документов, размещение их в месте выполнения работ.
- Расшивка ранее скрепленных и переплетенных дел.
- Изучение состава, определение сроков хранения материалов;
- Упорядочение и складывание документов по типам, группам и срокам хранения (формирование из россыпи);
- Нумерация каждого листа сформированного дела;
- Переплет, оформление обложки и корешка дела;
- Составление описей
- Размещение итоговых, переплетенных дел в архиве организации
- Составление акта и уничтожение документов с оконченными сроками хранения.
Подготовка и передача дел на хранение - это очень кропотливая и ответственная работа, с большим количеством нюансов. Как правило, для проведения данных видов работ, организации привлекают внешние архивные компании или внештатных архивистов по договорам ГПХ. При привлечении к архивации внешних работников, возникает задача провести квалифицированную оценку полученных результатов и их соответствие требованиям Росархива. Также, немаловажным моментом является предоставляемый исполнителем гарантийный срок, в течение которого, все возможные выявленные недочеты будут устранены на бесплатной основе.
