Архивация и хранение документов

Ежегодно в любой среднестатистической организации накапливается огромное количество ценных бумаг. Чтобы каждый документ был на своем месте и его было легко найти, компании необходимо грамотно и структурировано подойти к вопросу хранения. Для этого в компаниях проводят архивирование документов.

Привлекая к выполнению работ по архивации документов сотрудников «Архив и Экспертиза», вы получите качественно обработанный документальный фонд с соблюдением архивных правил. Мы оперативно приведем в порядок любые объемы и все виды документов и в случае отсутствие свободных площадей, готовы принять их на хранение в свой архив.

Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

Правила архивирования

При наличии хорошо организованного архива все материалы, подлежащие хранению, не будут утеряны или испорчены и в дальнейшем  любой уполномоченный сотрудник сможет оперативно найти актуальную информацию.

В организациях с небольшим документооборотом для хранения выделяется отдельная комната или шкаф. На крупных предприятиях, в образовательных организациях или торговле, требуется полноценная архивация и хранение бумаг в специально отведённом для этого месте.

На первом этапе при подготовке бумажных носителей к передаче в архив, проводится экспертиза ценности, при которой документация разделяется на особо ценную, подлежащие долговременному хранению, и потерявшую свою актуальность, с истекшими сроками хранения.

В маленьких учреждениях, чаще всего, все важные действия выполняются секретарём или делопроизводителем, а на крупных предприятиях организацией документооборота и архивированием занимается отдельный работник (завархивом). Сотрудник, выполняющий эти функции должен знать законы, связанные с архивированием документации, в том числе и методики определения сроков хранения каждому типа дел.

Например, документация по личному составу, сформированная после 2003 года, должна храниться не менее 50 лет.  Документы, сформированные до 2003 года, хранятся в течение 75 лет.

Первичные учетные документы и приложения к ним подлежат хранению не менее 5 лет после отчетного года.

При большом обороте документообороте на предприятии должно быть организовано собственное хранилище, соответствующие нормативным условиям хранения бумажных носителей информации. Комнаты, в которых будут храниться бумаги должны обладать условиями, которые обеспечивают сохранность данных, а именно должны быть оборудованы удобными и надежными стеллажами, а также внутри помещений должен соблюдаться стабильный температурно-влажностный режим. Исключено размещение архива в жилых зданиях или помещениях бытового пользования.

При отсутствии собственного хранилища, рекомендуется воспользоваться услугами по архивации и хранению документов, предоставляемой специализированной компанией.

Процедура подготовки документов к архивированию

Перед архивацией проводят предварительную обработку и анализ подобранных документов.  Если осмотр выявил недочёты в документах подлежащих длительному хранению (отсутствие обязательных реквизитов, дат увольнения, подписей, печатей), в такие документы вносятся обязательные корректировки и дополнения.

Необходимо удостовериться в том, что документы представлены в оригиналах и в полном объеме, должны отсутствовать пропуски в номерах документов, приказы должны содержать необходимые приложения, а документы должны быть представлены в оригиналах.

Рекомендуется все подготовленные к упорядочению документы, в целях обеспечения конфиденциальности данных и их сохранности на момент обработки, разместить в отдельной, запирающейся на ключ комнате.

Основные этапы по подготовке дел к хранению

Архивирование документов состоит из следующих процессов, часть из которых может осуществляться параллельно, а иные в четком порядке. Рекомендуем начинать формирование дел, только после того, как вы убедитесь, что все документы, которые должны быть упорядочены, находятся в вашем ведении. Ниже приведена последовательность, обязательных к выполнению этапов работ::

  • Сбор и выявление всех документов, размещение их в месте выполнения работ.
  • Расшивка ранее скрепленных и переплетенных дел.
  • Изучение состава, определение сроков хранения материалов;
  • Упорядочение и складывание документов по типам, группам и срокам хранения (формирование из россыпи);
  • Нумерация каждого листа сформированного дела;
  • Переплет, оформление обложки и корешка дела;
  • Составление описей
  • Размещение итоговых, переплетенных дел в архиве организации
  • Составление акта и уничтожение документов с оконченными сроками хранения.

Подготовка и передача дел на хранение - это очень кропотливая и ответственная работа, с большим количеством нюансов.  Как правило, для проведения данных видов работ, организации привлекают внешние архивные компании или внештатных архивистов по договорам ГПХ. При привлечении к архивации внешних работников, возникает задача провести квалифицированную оценку полученных результатов и их соответствие требованиям Росархива. Также, немаловажным моментом является предоставляемый исполнителем гарантийный срок, в течение которого, все возможные выявленные недочеты будут устранены на бесплатной основе.