Архивация документов в организации

Грамотное ведение документооборота играет ключевую роль в работе любой организации. Однако с течением времени объем отчетности и данных увеличивается, что требует особого внимания к их хранению. Передача дел на архивное хранение становится важным этапом в управлении документами, обеспечивая сохранность ценной информации и упрощая доступ к ней в будущем.

«Архив и Экспертиза» предлагает услуги по архивному хранению и экспертизе ценности документов. Мы гарантируем безопасность ваших данных и строгое соблюдение действующего законодательства.

Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

Какие документы подлежат архивации

Длительному хранению и передаче в архив подлежат документы, которые различаются по значению, сроку хранения и правовому статусу:

  • Юридические и нормативные: учредительные документы, лицензии, патенты, договоры, контракты, судебные решения и другие правовые акты.
  • Финансовые: бухгалтерские книги, налоговые декларации, отчеты о финансовой деятельности, платежные ведомости, банковские выписки и другие финансовые записи.
  • Управленческие: протоколы заседаний, решения совета директоров, приказы, распоряжения, планы и отчеты о выполнении проектов.
  • Кадровые: личные дела уволенных работников, трудовые договоры, приказы о приеме на работу и увольнении, документы по охране труда.
  • Производственные и технологические: технические чертежи, спецификации, инструкции по эксплуатации, производственные журналы и другие документы, связанные с процессом производства.
  • Корреспонденция и деловая переписка: входящая и исходящая почта, электронные письма, меморандумы и другие формы деловой переписки.
  • Научные и исследовательские материалы: отчеты о научных исследованиях, диссертации, экспериментальные данные, патентные исследования и другие материалы, связанные с научной деятельностью.

Перед оформлением дел на архивное хранение их необходимо правильно классифицировать и систематизировать, чтобы обеспечить сохранность данных и удобство использования в будущем.

Когда передавать документацию в архивное хранилище

Передача документов на архивное хранение должна осуществляться в соответствии с установленными нормативными сроками и спецификой деятельности конкретной организации. Однако существуют общие рекомендации, которые помогают определить условия, после которых документы лучше передать на архивное хранение.

Истечение срока активного использования

Документы, оконченные делопроизводством которые больше не используются в текущей деятельности, но имеют юридическую, финансовую или историческую ценность, следует передавать в архив не ранее 1 года и не позднее 3 лет с момента их окончания в делопроизводстве. 

Завершение финансового года

После завершения финансового года многие организации проводят ревизию бухгалтерских отчетов и накопленных дел, высвобождают места на полках в кабинетах. Это подходящее время для подготовки финансовой документации к архивному хранению и последующей передаче в архив.

Окончание проектов, контрактов

Документы, связанные с завершенными проектами или контрактами, после подведения итогов и закрытия всех обязательств, могут быть переданы в архив для последующего  хранения.

По истечении установленных сроков хранения

Архивные правила РФ устанавливают порядок передачи документов  на дальнейшее  архивное хранение. Структурные подразделения должны хранить свои документы не менее 1 года и не более 3 лет с момента их окончания делопроизводством. Важно отметить, что в зависимости от вида документов, законодательство устанавливает четкие сроки их хранения. По истечению данных сроков, юридическое лицо может провести отбор с составлением акта и далее уничтожить бумагу на шредере.

Периодические ревизии

Регулярные ревизии документов и оценка их актуальности позволяют своевременно выявить те, которые подлежат архивированию. Такие проверки можно проводить раз в год или раз в несколько лет.

Организационные изменения

В случае реорганизации, ликвидации или слияния компаний рекомендуется пересмотреть и передать документы на хранение в архив для упрощения дальнейшего доступа к информации.

Сроки хранения дел в архиве

Сроки хранения документов в архиве могут быть постоянными, долговременными и временными. Существуют нормативные акты, регулирующие сроки хранения различных типов документации (Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организациях).

Постоянное хранение

  • Учредительные документы (уставы, учредительные договоры).
  • Протоколы заседаний высшего руководящего органа.
  • Документы по правам на недвижимость и земельные участки.
  • Исторически значимые документы (корпоративные архивы, стратегические планы).

Долговременное хранение 

  • Бухгалтерские отчеты – до 10 лет.
  • Личные дела сотрудников – до 75 лет.
  • Договоры и контракты после их завершения – от 5 до 10 лет.
  • Документы по охране труда и технике безопасности – до 45 лет.

Временное хранения (от 5 до 15 лет)

  • Бухгалтерские и финансовые документы  – 5 лет.
  • Платежные ведомости и расчетные документы – 5 лет.
  • Документы о выполнении проектов (акты) – 5 лет.
  • Документы о хозяйственной деятельности (договоры, инвентарные книги, акты) – 5 лет.

Краткосрочного хранения (до 5 лет)

  • Корреспонденция (деловая переписка, служебные записки) – 3 года.
  • Текущие рабочие документы, планы и отчеты – 3-5 лет.
  • Копии документов  – до минования надобности.

Сроки хранения зависят от законодательных требований, отраслевых стандартов и внутренних регламентов организации. При определении сроков хранения важно учитывать не только нормативные акты, но и практическую необходимость сохранения тех или иных документов для внутреннего пользования.

Требования к оформлению дел

Подготовка и оформление дел для архивного хранения должно быть выполнено с соблюдением нескольких ключевых требований:

  • проведение экспертизы ценности;
  • комплектование и систематизация в соответствии с нормативными требованиями;
  • нумерация;
  • правильное оформление обложки;
  • удаление металлических скрепок;
  • прошивка или подшивка;
  • подготовка листов-заверителей;
  • составление описи;
  • составление актов передачи документации в архив.

Как подготовить дела к передаче в архив

Подготовка дел к передаче в архив включает несколько важных этапов, которые помогают обеспечить сохранность документов и их удобное использование в будущем.

Экспертиза ценности

Экспертиза ценности документов – процесс оценки и отбора документов для определения их дальнейшей судьбы: долговременное хранения, временное хранение или уничтожение. Эту важную задачу выполняет экспертная комиссия, которая обеспечивает обоснованность принимаемых решений.

Состав и структура экспертной комиссии

В состав комиссии входят сотрудники организации, которые обладают знаниями в области делопроизводства, архивного дела и деятельности подразделений. Это могут быть руководители структурных подразделений, юристы, бухгалтеры и специалисты по делопроизводству. Комиссию возглавляет председатель, назначаемый высшим начальством компании. Также назначаются секретарь и члены комиссии.

Функции и задачи комиссии

Комиссия оценивает юридическую, историческую и практическую значимость документов. Рабочая группа определяет, что следует отнести к документам с постоянными и долговременными сроками хранения. Также комиссия выясняет, какую документацию можно уничтожить по истечении сроков хранения, и составляет соответствующие акты. По результатам работы комиссии согласовываются описи, акты и иные справочные документы.

Основные этапы работы комиссии

  1. Подготовка к заседанию. Определяется повестка дня, подготавливаются необходимые документы. Проводится ознакомление членов комиссии с нормативными актами и внутренними регламентами, регулирующими сроки и порядок хранения документации.
  2. Заседание комиссии. Рассматривается и обсуждается каждый документ, представленный на экспертизу. Решения комитета принимаются путем голосования или консенсуса.
  3. Документальное закрепление. Решения комиссии обязательно документируются. Составляется протокол заседания, в котором фиксируются все вердикты рабочей группы, согласовываются описи и акты. Только на основе заключения экспертной комиссии выполняется передача дел в архив организации, государственное или частное хранилище.

Критерии оценки ценности документов

  • Законодательные нормы, регулируемые обязательные сроки хранения отчетности.
  • Юридическая значимость.
  • Практическая необходимость.
  • Историческая ценность.
  • Экономическая целесообразность.

Проверка и систематизация

Важно, чтобы все документы были подписаны, содержали необходимые реквизиты, не имели пропущенных страниц. Дела следует организовать в логическом или хронологическом порядке.

Оформление

Данный этап подготовки дел к передаче на архивное хранение реализуется в несколько шагов. Сначала проводится нумерация страниц каждого дела. Она может быть сквозной или по отдельным документам. Затем создается лист-заверитель. Он подшивается в конце дела и включает информацию о количестве листов, особенностях нумерации (к примеру, наличие литерных номеров или пропущенных страниц), а также о наличии внутренних описей, если таковые имеются. Лист-заверитель подписывается составителем и служит гарантией правильного оформления дела перед передачей его в архив.

На обложке дела указывается наименование организации, структурного подразделения, индекс, заголовок, даты начала и окончания ведения дела, количество листов и другие необходимые данные.

Физическая подготовка

Важно помнить, что требуется специальная обработка документов перед передачей в архив. В соответствии с законодательными требованиями из бумаг должны быть удалены металлические скрепки, скобы и другие предметы. Это предотвратит повреждение.

При необходимости выполняется подшивка дела прочной нитью с использованием жесткой картонной обложки. Также возможно применение специальной архивные папки. Важно убедиться, что документы находятся в хорошем состоянии. При необходимости выполняются реставрационные работы.

Составление акта передачи

Формирование дел для направления в архив включает составление акта о передаче, в котором указывается список документов, их количество и основные характеристики. Акт подписывается ответственными лицами и утверждается руководителем организации.

Упаковка и транспортировка

Для передачи документации в сторонний архив потребуется подготовить коробки или контейнеры, обеспечивающие их сохранность при транспортировке и хранении. Каждая упаковка должна быть промаркирована, с указанием наименования организации, индекса, количества дел и другой важной информации.

Регистрация и размещение в архиве

Заключительный этап подготовки документов для передачи в архив, который требует внимательного выполнения. Поступившие дела нужно правильно зарегистрировать в хранилище, внести их в архивные описи и каталоги. Коробки с документацией размещаются на предназначенных для этого стеллажах или в других местах хранения в соответствии с установленными правилами.

Куда передать документы, требующие длительного хранения

При выборе места для хранения документов организации могут выбирать из нескольких вариантов.

Хранение на территории компании

В таком случае в офисе должна быть предусмотрена специальная комната или архивное помещение, соответствующее требованиям безопасности и охраны. В хранилище должны поддерживаться оптимальные условия температуры и влажности для сохранности документов (температура от 17 до 22°C, влажность от 40 до 60%). Помещение оснащается металлическими стеллажами, шкафами, папками и коробками, обеспечивающими надежное хранение.

Также нужно установить системы противопожарной защиты, охранную сигнализацию и обеспечить контроль доступа. Требуется нанять квалифицированных работников или обучить имеющийся персонал основам архивного дела.

Главное преимущество организации архива на территории компании – быстрый доступ к информации. Недостатков гораздо больше:

  • большие расходы на оборудование, организацию хранения дел в архиве;
  • должно быть свободное пространство для организации хранилища;
  • ответственность за обеспечение сохранности данных лежит на уполномоченных сотрудниках.

Государственный архив

Обязательной передаче в государственный архив подлежат только документы с постоянными сроками хранения государственных организаций и органов исполнительной власти. Также на хранение могут приниматься документы организаций, у которых с госархивом имеется договор и они являются его источником комплектования. Иные юридические лица передают свои документы на государственное хранение только при ликвидации.

Перед процедурой необходимо провести экспертизу ценности, формирование, оформить документы в соответствии с требованиями (нумерация, опись, заверительные листы). Стандартно составляются акты передачи, которые утверждаются руководством организации и согласовываются с архивом. Архив осуществляет приемку документации, проверяет ее состояние и соответствие оформления дел установленным требованиям.

Частная архивная компания «Архив и Экспертиза»

Обращение к нам дает вашей компании множество преимуществ, обеспечивая надежное хранение и доступ к документам.

В процессе сотрудничества наши специалисты выполняют услугу «под ключ». Проводится систематизация, отбор, составление описей и все другие необходимые этапы подготовки документов к архивации.

Мы гарантируем хранение документов в соответствии со всеми нормативными требованиями, включая поддержание оптимальных температурно-влажностных условий, охрану и противопожарную защиту. При необходимости вы получаете быстрый доступ к документам по запросу или оперативную доставку нужных бумажных носителей прямо в офис. Также мы предоставляем дополнительные услуги – сканирование (черно-белое, цветное, широкоформатное), уничтожение документов и многое другое.

Преимущества сотрудничества с нами

  • Широкий спектр услуг. Выбирайте комплекс необходимых вам услуг, а мы предложим наиболее выгодные на них цены.
  • Высокий уровень профессионализма. В нашей команде работают специалисты с опытом, которые знают все нюансы архивного дела.
  • Экономия пространства и ресурсов. Вам не придется выделять отдельное пространство для хранения документов в своей организации, закупать оборудование, нанимать или обучать персонал.
  • Гарантия и надежность. Надлежащее хранение документов минимизирует риски утраты или повреждения важных данных.
  • Конфиденциальность и безопасность. Мы гарантируем высокий уровень защиты ваших данных, следуя строгим стандартам безопасности и конфиденциальности.

Обращение в нашу компанию – это надежное решение для современных организаций, стремящихся оптимизировать свои процессы и сосредоточиться на основной деятельности, доверяя профессионалам заботу о своих документах.