Архивное хранение документов

Согласно действующим нормам и требованиям положений Федерального закона No 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 1 октября 2004 г. документы, сформированные в процессе деятельности любого юридического лица необходимо хранить в течение сроков обозначенных в Перечне типовых документов, утверждённого Федеральным архивным агентством.

Требования законодательных норм обязывает все государственные корпорации и учреждения размещать документы с постоянными сроками хранения, а также содержащие государственную тайну, строго на своей территории или в госархиве (данные ограничения не распространяются на материалы с временными сроками хранения).

Ограничений по месту нахождения бумаг частных предприятий не установлено, и они могут передать весь их объем или отдельную часть, на хранение в профильную организацию «Архив и Экспертиза».

Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

Организации архивного хранения

В рамках законодательства для каждой разновидности документов должна быть произведена архивация и организовано соответствующие условия размещения  согласно индивидуальным срокам.

Специалист, ответственный за подготовку документов обязан:

  • систематизировать тома в соответствии с требованиями правил;
  • провести экспертизу ценности и установить срок хранения;
  • правильно сформировать все бумажные носители в оконченные дела;
  • подготовить опись на документы;
  • распределить итоговые дела по их типу и местам дальнейшего нахождения.

В целях организации хранилища  на своей территории, предприятию необходимо выделить отдельное, пригодное для нахождения  бумажных носителей информации  помещение. Помещение должно быть оборудовано стеллажами, полками, боксами и прочим специализированным оборудованием. Для ценных и конфиденциальных бумаг должны быть закуплены сейфы. Также необходимо обеспечить специальные условия для сохранения бумаги, такие как: соблюдение температурно-влажностного режима, хорошая вентиляция, наличие системы контроля доступа, оповещения и пожаротушения.

По истечению сроков хранения, документы изымаются из архива и передаются на уничтожение. По факту уничтожения составляется специальный акт.

В случае, когда фактическое количество бумаг превышает возможности вместимости выделенного под архив помещения или отсутствует возможность организовать собственный архив, данную функцию передают внешнему поставщику (аутсорсинговой архивной компании). Профессиональная компания принимает и размещает в архивохранилищах все виды документов клиента, в том числе с долговременными сроками хранения.

Преимущества организации архива на территории аутсорсинговой компании:

Выбор в пользу хранения документов у профильной подрядной организации является самым разумным решением  и обусловлено это следующими фактами.

Во-первых, передав документы на хранение во внешний архив,  вы обеспечите полную безопасность и конфиденциальность всех своих документов.

Во-вторых, с точки зрения экономии, передача дел на хранение намного будет выгоднее для вашей компании,  чем организация и содержание собственного хранилища. Ведь для создания собственного хранилища нужно выделить помещение, оснастить его основным оборудованием, а также иметь в штатного  архивиста.

В-третьих, вы без проблем и в любое время, сможете как увеличивать, так и уменьшать общий объем хранимых в архиве документов, с учетом особенностей текущих процессов вашей фирмы и без дополнительных неудобств и затрат.

К компаниям оказывающим своим клиентам услуги архивного хранения, стандартно предъявляются строгие требования, они должны четко  соответствие всем правилам в рамках осуществления своей  деятельности.

Помимо обозначенных выше преимуществ, вы можете получить следующие выгоды:

  • Оперативный поиск и доступ к информации. Все бумажные носители, переданные для размещения во внешнее хранилище, помещаются в специализированные короба, которые маркируются идентификационным штрих кодом. Такая маркировка позволяет найти запрашиваемые дела  максимально быстро.
  • Конфиденциальность информации. Все переданные на хранение документы находятся в специализированно оборудованных хранилищах высокого класса защищенности, доступ к которым возможен только указанным в договоре лицам.
  • Безопасность и сохранность всех видов носителей информации. Поставщик услуг, который принял на хранение короба, несет юридическую ответственность за их сохранность, благодаря чему они не могут пропасть или быть испорчены в силу непредвиденных обстоятельств.
  • Контроль сроков хранения. Все тома, переданные на внешнее хранение, проходят профессиональную экспертизу. По истечению сроков хранения, документы будут изъяты специалистами и уничтожены на шредере (если такое предусмотрено договором). По результатам уничтожения, компания-владелец документов получит соответствующий акт о ликвидации ненужных бумаг.
  • Экономия денежных средств на создание и обеспечение функционирования корпоративного архивохранилища.