Организации архивного хранения
В рамках законодательства для каждой разновидности документов должна быть произведена архивация и организовано соответствующие условия размещения согласно индивидуальным срокам.
Специалист, ответственный за подготовку документов обязан:
- систематизировать тома в соответствии с требованиями правил;
- провести экспертизу ценности и установить срок хранения;
- правильно сформировать все бумажные носители в оконченные дела;
- подготовить опись на документы;
- распределить итоговые дела по их типу и местам дальнейшего нахождения.
В целях организации хранилища на своей территории, предприятию необходимо выделить отдельное, пригодное для нахождения бумажных носителей информации помещение. Помещение должно быть оборудовано стеллажами, полками, боксами и прочим специализированным оборудованием. Для ценных и конфиденциальных бумаг должны быть закуплены сейфы. Также необходимо обеспечить специальные условия для сохранения бумаги, такие как: соблюдение температурно-влажностного режима, хорошая вентиляция, наличие системы контроля доступа, оповещения и пожаротушения.
По истечению сроков хранения, документы изымаются из архива и передаются на уничтожение. По факту уничтожения составляется специальный акт.
В случае, когда фактическое количество бумаг превышает возможности вместимости выделенного под архив помещения или отсутствует возможность организовать собственный архив, данную функцию передают внешнему поставщику (аутсорсинговой архивной компании). Профессиональная компания принимает и размещает в архивохранилищах все виды документов клиента, в том числе с долговременными сроками хранения.
Преимущества организации архива на территории аутсорсинговой компании:
Выбор в пользу хранения документов у профильной подрядной организации является самым разумным решением и обусловлено это следующими фактами.
Во-первых, передав документы на хранение во внешний архив, вы обеспечите полную безопасность и конфиденциальность всех своих документов.
Во-вторых, с точки зрения экономии, передача дел на хранение намного будет выгоднее для вашей компании, чем организация и содержание собственного хранилища. Ведь для создания собственного хранилища нужно выделить помещение, оснастить его основным оборудованием, а также иметь в штатного архивиста.
В-третьих, вы без проблем и в любое время, сможете как увеличивать, так и уменьшать общий объем хранимых в архиве документов, с учетом особенностей текущих процессов вашей фирмы и без дополнительных неудобств и затрат.
К компаниям оказывающим своим клиентам услуги архивного хранения, стандартно предъявляются строгие требования, они должны четко соответствие всем правилам в рамках осуществления своей деятельности.
Помимо обозначенных выше преимуществ, вы можете получить следующие выгоды:
- Оперативный поиск и доступ к информации. Все бумажные носители, переданные для размещения во внешнее хранилище, помещаются в специализированные короба, которые маркируются идентификационным штрих кодом. Такая маркировка позволяет найти запрашиваемые дела максимально быстро.
- Конфиденциальность информации. Все переданные на хранение документы находятся в специализированно оборудованных хранилищах высокого класса защищенности, доступ к которым возможен только указанным в договоре лицам.
- Безопасность и сохранность всех видов носителей информации. Поставщик услуг, который принял на хранение короба, несет юридическую ответственность за их сохранность, благодаря чему они не могут пропасть или быть испорчены в силу непредвиденных обстоятельств.
- Контроль сроков хранения. Все тома, переданные на внешнее хранение, проходят профессиональную экспертизу. По истечению сроков хранения, документы будут изъяты специалистами и уничтожены на шредере (если такое предусмотрено договором). По результатам уничтожения, компания-владелец документов получит соответствующий акт о ликвидации ненужных бумаг.
- Экономия денежных средств на создание и обеспечение функционирования корпоративного архивохранилища.
