Услуги архивного хранения документов
В рамках законодательства для каждой разновидности документов должна быть произведена архивация и организовано соответствующие условия размещения согласно индивидуальным срокам.
Специалист, ответственный за подготовку документов обязан:
- систематизировать тома в соответствии с требованиями правил;
- провести экспертизу ценности и установить срок хранения;
- правильно сформировать все бумажные носители в оконченные дела;
- подготовить опись на документы;
- распределить итоговые дела по их типу и местам дальнейшего нахождения.
В целях хранение архивных документов в архивохранилище на своей территории, предприятию необходимо выделить отдельное, пригодное для нахождения бумажных носителей информации помещение. Помещение должно быть оборудовано стеллажами, полками, боксами и прочим специализированным оборудованием. Для ценных и конфиденциальных бумаг должны быть закуплены сейфы. Также необходимо обеспечить специальные условия для сохранения бумаги, такие как: соблюдение температурно-влажностного режима, хорошая вентиляция, наличие системы контроля доступа, оповещения и пожаротушения.
По истечению сроков хранения, документы изымаются из архива и передаются на уничтожение. По факту уничтожения составляется специальный акт.
В случае, когда фактическое количество бумаг превышает возможности вместимости выделенного под архив помещения или отсутствует возможность организовать собственный архив, данную функцию передают внешнему поставщику (аутсорсинговой архивной компании). Профессиональная компания оказывает услуги архивного хранения, принимает и размещает в архивохранилищах все виды документов клиента, в том числе с долговременными сроками хранения.
Преимущества хранения архивных документов в архивохранилище на территории аутсорсинговой компании:
Выбор в пользу архивного хранения документов в Москве и области у профильной подрядной организации является самым разумным решением и обусловлено это следующими фактами.
Во-первых, передав документы на хранение во внешний архив, вы обеспечите полную безопасность и конфиденциальность всех своих документов.
Во-вторых, с точки зрения экономии, передача дел на хранение намного будет выгоднее для вашей компании, чем организация и содержание собственного хранилища. Ведь для создания собственного хранилища нужно выделить помещение, оснастить его основным оборудованием, а также иметь в штатного архивиста.
В-третьих, вы без проблем и в любое время, сможете как увеличивать, так и уменьшать общий объем хранимых в архиве документов, с учетом особенностей текущих процессов вашей фирмы и без дополнительных неудобств и затрат.
К компаниям оказывающим своим клиентам услуги архивного хранения, стандартно предъявляются строгие требования, они должны четко соответствовать всем правилам в рамках осуществления своей деятельности.
Дополнительные преимущества хранения архивных документов в архивохранилище вне офиса:
- Оперативный поиск и доступ к информации. Все бумажные носители, переданные для размещения во внешнее хранилище, помещаются в специализированные короба, которые маркируются идентификационным штрих кодом. Такая маркировка позволяет найти запрашиваемые дела максимально быстро.
- Конфиденциальность информации. Все переданные на хранение документы находятся в специализированно оборудованных хранилищах высокого класса защищенности, доступ к которым возможен только указанным в договоре лицам.
- Безопасность и сохранность всех видов носителей информации. Поставщик услуг, который принял на хранение короба, несет юридическую ответственность за их сохранность, благодаря чему они не могут пропасть или быть испорчены в силу непредвиденных обстоятельств.
- Контроль сроков хранения. Все тома, переданные на внешнее хранение, проходят профессиональную экспертизу. По истечению сроков хранения, документы будут изъяты специалистами и уничтожены на шредере (если такое предусмотрено договором). По результатам уничтожения, компания-владелец документов получит соответствующий акт о ликвидации ненужных бумаг.
- Экономия денежных средств на создание и обеспечение функционирования корпоративного архивохранилища.
