Депозитарное хранение документов

Депозитарное хранение документов - это размещение всех видов носителей информации в специально оборудованном архивохранилище, в котором поддерживаются температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы, а также определённый уровень освещенности.

Разместив свои документы на хранение в «Архив и Экспертиза», вы решите проблемы с обеспечением их сохранности, удобством использования и контролем сроков хранения. По вашей заявке мы окажем услугу по доставке, архивной обработке, переплету, сканированию и уничтожению.

Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

В каких случаях выгодна услуга

В процессе деятельности совершенно любой компании, ежедневно формируется большой объем разноплановой документации:  от отчетных и финансовых, до маркетинговых и инвестиционных. Часть из них  должна храниться почти вечно, а иные, быть  уничтожены. В соответствии с Федеральным законом N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" юрлица обязаны обеспечивать целостность всех архивных дел  согласно установленным нормам и регламентам, однако, соблюдение всех условий для содержания собственного хранилища, таких как защита разглашения или причинения вреда в процессе хранения, требует немалых финансовых затрат. Кроме того, для размещения всех накопленных бумаг, потребуется немалая дополнительная офисная площадь.

         Решением этой проблемы станет передача носителей информации на депозитарное хранение. Это позволит не только сократить затраты на содержание собственных площадей, но и обеспечить полую сохранность конфиденциальной данных, переданных в архив.

Виды документов, которые могут быть переданные на депозитарное хранение

Организации, передают во внешние хранилища, как правило, следующие типы дел:

  • Бухгалтерские, первичные, управленческие;
  • Сметные, технические, проектные;
  • Анкеты маркетинговых исследований;
  • Медицинские;
  • Инвестиционные;
  • Тендерные и по закупочной деятельности;
  • Договоры и приложения к ним, исполнительская документация;
  • Заявления, входящая и исходящая корреспонденция
  • Договоры поставок и передвижения товара;
  • Клиентские, кредитные и юридические досье;
  • Личные дела уволенных работников, приказы по основной деятельности, по личному составу.

Преимущества депозитарного хранения

  1. Экономия затрат на собственное хранилище

Данный вид услуг,  имеют неоспоримые преимущества, по сравнению с созданием и обслуживанием собственного архивохранилища. Это связано с тем, что помимо выделения подходящей площади и закупки всего необходимого оборудования, собственнику бизнеса придется принять в штат еще и обученного специалиста с опытом работы.

  1. Легкий доступ ко всем короба и его содержимому

В целях гарантии сохранности и удобства использования, все документы, передаются на депозитарное хранение в специальных коробах с наклеенными на них штрих-кодами, а доступ в архив имеет строго ограниченный круг лиц. Вся информация о коробах регистрируется в специальной системе учета архивной компании и доступ к ней предоставляется собственнику документов. В дальнейшем клиент сможет легко найти нужные ему короба по штрих-коду в системе учета, заказать их доставку в офис или поработать с ними в архивном хранилище. Также, возможно заказать изготовление электронной копии нужных бумаг или их группы и получить их образы по защищенным каналам связи.

Полная конфиденциальность информации

Компании, предоставляющие услугу депозитарного хранения, гарантируют полную конфиденциальность и сохранность данных  от утечки. Вся территория архивохранилищ находится под круглосуточным наблюдением. Архивные короба обезличенные и не содержат информацию о вложении и наименования их собственника. Доступ к носителям информации имеют исключительно согласованным в договоре с заказчиком должностные лица, снесенные в доверенность или специальный бланк.

Контроль сроков хранения документов и их своевременное уничтожение

При сдаче документов на депозитарное хранение, архивистами может быть проведена комплексная экспертиза ценности  и определение их сроки хранения, в соответствии с утвержденным Росархивом перечнем. Данные бумаги могут быть внесены в акт и уничтожены на промышленном шредере. Представитель компании, при желании, может присутствовать при процедуре уничтожения.

Депозитарное хранение - это действительно экономно, удобно и безопасно. Архивные хранилища архивных компаний, зачастую, по качеству помещений, вместимости и оснащению, превосходят хранилища государственных архивов. Передав документы на депозитарное хранение, вы, непременно, оцените все плюсы этой услуги.