Передача документов на архивное хранение

Одним из ключевых этапов в жизненном цикле документов любой организации, является передача документов на архивное хранение. Каждый документ имеет свое значение и практическую ценность. Одни из них быстро утрачивают свою ценность, другие подлежат длительному или бессрочному хранению.

Если ваше предприятие не может обеспечить необходимые условия хранения бумажных материалов собственными силами, можно воспользоваться услугами «Архив и Экспертиза». Специалисты нашей компании возьмут на себя рутинные задачи по подготовке документации к хранению: систематизация по типам и годам, составление описи, нумерация листов, упаковка в специальные короба и разместят в специально оборудованном стеллажными системами архивном помещении с последующим их обслуживанием.

Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

В услугу передача документов на архивное хранение входят следующие этапы:

  • экспертиза ценности и составление описи на дела;
  • подготовка бумаг для передачи в архив (систематизация, упаковка в короба, маркировка штрих-кодом);
  • размещение дел в хранилище с их регистрацией в системе учета;
  • обеспечение доступа клиента к данным по первому требованию;
  • доставка клиенту оригиналов (по запросу) документов;
  • отправка скан-копий по электронной почте (по запросу клиента);
  • отбор и уничтожение ненужных документов на шредере.

передача документов на архивное хранение

Основные моменты организации архивного хранения:

Для длительного хранения на предприятии, выделяются офисные  или складские площади, и вводится штатная должность архивиста (или руководителем назначается ответственное лицо), создается и оснащается архив.

Оптимальное место для размещения архивного хранилища – специально выделенное помещение, в котором необходимо создать определенный микроклимат (температура должна быть в пределах 17-19C, относительная влажность воздуха 50-55%, искусственное освещение) и обеспечить надежную защиту от проникновения посторонних лиц.

Основные задачи архива: прием, учет, обеспечение сохранности, утилизация ненужных и потерявших актуальность документов.

Одним из важных этапов организации процесса создания архива, является проведение экспертизы ценности документов, для чего формируется экспертная комиссия. В ходе процедуры определяются сроки сохранения разного типа документации, дела отбираются на дальнейшее хранение или уничтожение.

Важно! В архив передаются дела, завершенные в делопроизводстве.

Если компания имеет несколько структурных подразделений, то передача документов на архивное хранение осуществляется в рамках согласованного графика, но зачастую происходит централизованно – единовременно из всех подразделений. Дела, не подлежащие передаче в архив, уничтожаются в соответствии с нормами действующего законодательства РФ, что должно подтверждаться соответствующими актами.

Архивное хранение документов на аутсорсинге

В настоящее время в России возрастает интерес руководителей и менеджеров компаний к аутсорсингу. Передача определённых видов или функций производственной предпринимательской деятельности другой компании позволяет оптимизировать деятельность организации.

Преимущества перехода на аутсорсинг в хранении документов:

  • снижения накладных расходов, связанных с арендой дополнительных площадей, выделением сотрудников для работ по созданию и ведению архива и т. д.;
  • возможность сосредоточиться на основной деятельности;
  • систематизация отчетной документации;
  • своевременное уничтожение документов с истекшим сроком хранения;
  • высокое качество предоставляемых услуг.

Основной оценкой аутсорсинга является определение его экономической эффективности для конкретной организации. При этом сотрудничество с надежным поставщиком услуг гарантирует сохранность документов, а также предоставление всего спектра услуг и дополнительных опций для упрощения работы с документами размещенными во внешнем архиве.

Временное и постоянное архивное хранение

Ведение архива внутренними силами компании требует существенных финансовых и физических затрат, при этом не гарантирует сохранность конфиденциальных данных и эффективность достигнутых результатов. Компания «Архив и Экспертиза» выполняет архивирование и гарантирует сохранение важных документов не всех видах носителей и прочей конфиденциальной информации.

Почему с нами выгодно сотрудничать:

  • гарантируем конфиденциальность (многоуровневая система безопасности, круглосуточная охрана, обученный персонал);
  • поддержание оптимальных климатических условий для большей сохранности бумажных и электронных носителей;
  • выполняем комплексы профилактических мер, повышающие сохранность бумаг;
  • актуальная опись документации;
  • пакет дополнительных услуг (экспертная оценка, доставка, оцифровка, транспортировка, брошюровка, утилизация и т. д.).

Сотрудничество с нами позволит вам освободить рабочие места сотрудников от нагромождения документации, обеспечить сохранность бумаг в соответствии с нормами и стандартами законодательства, получить оперативный доступ к любой информации, исключить финансовые риски, связанные со штрафными санкциями за порчу, утерю или несвоевременное предоставление оригиналов по требованию контролирующих органов.