В услугу передача документов на постоянное хранение входят следующие этапы:
- экспертиза ценности и составление описи на дела;
- оформление документов для передачи на архивное хранение, полная подготовка бумаг для передачи в архив (систематизация, упаковка в короба, маркировка штрих-кодом);
- размещение дел в хранилище с их регистрацией в системе учета;
- обеспечение доступа клиента к данным по первому требованию;
- доставка клиенту оригиналов (по запросу) документов;
- отправка скан-копий по электронной почте (по запросу клиента);
- отбор и уничтожение ненужных документов на шредере.
Основные моменты организации архивного хранения:
Для длительного хранения на предприятии, выделяются офисные или складские площади, и вводится штатная должность архивиста (или руководителем назначается ответственное лицо), создается и оснащается архив.
Оптимальное место для размещения архивного хранилища – специально выделенное помещение, в котором необходимо создать определенный микроклимат (температура должна быть в пределах 17-19C, относительная влажность воздуха 50-55%, искусственное освещение) и обеспечить надежную защиту от проникновения посторонних лиц.
Основные задачи архива: прием, учет, обеспечение сохранности, утилизация ненужных и потерявших актуальность документов.
Одним из важных этапов организации процесса создания архива, является проведение экспертизы ценности документов, для чего формируется экспертная комиссия. В ходе процедуры определяются сроки сохранения разного типа документации, дела отбираются на дальнейшее хранение или уничтожение.
Важно! В архив передаются дела, завершенные в делопроизводстве.
Если компания имеет несколько структурных подразделений, то подготовка и передача документов на архивное хранение осуществляется в рамках согласованного графика, но зачастую происходит централизованно – единовременно из всех подразделений. Дела, не подлежащие передаче в архив, уничтожаются в соответствии с нормами действующего законодательства РФ, что должно подтверждаться соответствующими актами.
Архивное хранение документов на аутсорсинге
В настоящее время в России возрастает интерес руководителей и менеджеров компаний к аутсорсингу. Передача определённых видов или функций производственной предпринимательской деятельности другой компании позволяет оптимизировать деятельность организации.
Преимущества перехода на аутсорсинг в хранении документов:
- снижения накладных расходов, связанных с арендой дополнительных площадей, выделением сотрудников для работ по созданию и ведению архива и т. д.;
- возможность сосредоточиться на основной деятельности;
- систематизация отчетной документации;
- своевременное уничтожение документов с истекшим сроком хранения;
- высокое качество предоставляемых услуг.
Основной оценкой аутсорсинга является определение его экономической эффективности для конкретной организации. При этом сотрудничество с надежным поставщиком услуг гарантирует сохранность документов, а также предоставление всего спектра услуг и дополнительных опций для упрощения работы с документами размещенными во внешнем архиве.
Временное и постоянное архивное хранение
Ведение архива внутренними силами компании требует существенных финансовых и физических затрат, при этом не гарантирует сохранность конфиденциальных данных и эффективность достигнутых результатов. Компания «Архив и Экспертиза» выполняет архивирование и гарантирует сохранение важных документов не всех видах носителей и прочей конфиденциальной информации.
Почему с нами выгодно сотрудничать:
- гарантируем конфиденциальность (многоуровневая система безопасности, круглосуточная охрана, обученный персонал);
- поддержание оптимальных климатических условий для большей сохранности бумажных и электронных носителей;
- выполняем комплексы профилактических мер, повышающие сохранность бумаг;
- актуальная опись документации;
- пакет дополнительных услуг (экспертная оценка, доставка, оцифровка, транспортировка, брошюровка, утилизация и т. д.).
Передача документов на постоянное хранение позволит вам освободить рабочие места сотрудников от нагромождения документации, обеспечить сохранность бумаг в соответствии с нормами и стандартами законодательства, получить оперативный доступ к любой информации, исключить финансовые риски, связанные со штрафными санкциями за порчу, утерю или несвоевременное предоставление оригиналов по требованию контролирующих органов.
