Передача документов в государственный архив

Сдача документации в госархив – кропотливый и сложный процесс. Важно учесть множество нюансов и правильно все сделать. Поэтому сегодня все предприятия все чаще делегируют эту задачу профессионалам из «Архив и Экспертиза».

Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

В каких случаях документы подлежат передаче в госархив:

  • при ликвидации юридического лица, при условии, что у нее нет правопреемника;
  • в случае если организация является источником комплектования государственного архива, по результатам архивной обработки документов с постоянными сроками хранения;
  • при риске порче или утраты бумаг, на договорной основе с архивом.

Подготовка документов к передаче в госархив

Процедура осуществляется на основании закона 125-ФЗ и «Перечня типовых управленческих документов». Процесс длительный, многозадачный, требует затрат большого количества свободного времени и человеческих ресурсов и состоит из нескольких основных этапов:

  • формирование внутренней экспертной комиссии,
  • систематизация и обработка документов (экспертиза, формирование, нумерация листов, сшивка, оформление, описание дел),
  • подписание договора с государственным архивом, принимающим документы на хранение;
  • согласование описей на экспертно- проверочной комиссии государственного архива;
  • передача дел с составлением акта приемки.

На каждом этапе важно учесть множество нюансов, поскольку при наличии ошибок в госархиве имеют право отказать в приемке документации.

Важно! Документы передаются поединично по описи согласованной экспертно-проверочной комиссии (ЭПК). В особо ценных делах проверяется количество листов. Если оно выше фактического, составляется новая опись, причины расхождения выясняются.

Научно- справочный материал визируется экспертно-проверочной комиссией. Процедура строго регламентируется не только в отношении документального оформления, но и по срокам. Если организация является источником комплектования, передача документов осуществляется в зависимости от объема документооборота с периодичностью раз в 3-5 лет или по индивидуальному, согласованному с архивом графику (при наличии свободных полок в госархиве).

Акт приемки составляется в двух, экземплярах, заверяется подписями представителей передающей и принимающей стороны. Вместе с документами, в архив передаются три копии описи, на которых проставляется штамп и отметка государственным архивариусом о приемке бумажных материалов.

Стоит отметить, что законодательно не регламентирован срок, в течение которого государственный архив должен согласовать предоставленные на экспертную комиссию описи и иные документы, а в дальнейшем осуществить приемку переплетенных томов на хранение.

Важно! Дела по личному составу, временного (более 10 лет) и постоянного хранения подвергаться полистному формированию и полному оформлению.

Полное оформление предполагает формирование дел из россыпи, нумерацию листов, переплет, оформление. В конце каждого тома прикладывается лист- заверитель, который в обязательном порядке заверяется архивным работником. При подшивке бумаг удаляются все скрепки, скобы, стикеры. В соответствии с нормативами прошивка выполняется в 4 прокола (ручной составной переплет).

Отдельные требования выдвигаются к нумерации. Нумерация выполняется арабскими цифрами, простым карандашом, наименования дела переносится в опись из номенклатуры, принятой на предприятии, которое передает бумаги.

Дела, срок хранения которых не превышает 10 лет, подлежат частичному оформлению. Листы можно не нумеровать, готовые дела можно не переплетать и хранить в скоросшивателях. Однако ошибок в оформлении также быть не должно, в противном случае документацию на хранение не примут.

Услуги профессиональных архивных компаний

Воспользовавшись услугами архивной компании, вы получите ряд преимуществ:

  • дела будут оформлены в соответствии с нормами российского законодательства и в кратчайшие сроки переданы в архив;
  • не потребуется выделять дополнительные площади и сотрудников для оформления и передачи материалов – сотрудники продолжат заниматься профильными задачами;
  • в офисе будет чисто, тихо и ничто не будет отвлекать ваших коллег от рабочего процесса.

Как мы работаем?

Специалисты компании «Архив и Экспертиза» подготовят документ, переплетут, составят опись, правильно оформят, переместят документацию на собственном транспорте и передадут их в архив. Мы работаем быстро, профессионально, гарантируем сохранность документов.

Почему с нами выгодно сотрудничать?

Мы обработаем документы в соответствии с нормами и стандартами законодательства РФ, а также гарантируем, что федеральные, муниципальные или городские архивы примут документы  на хранение. Сотрудничая с нами, вы экономите время, силы и средства, которые можно использовать на развитие собственного дела, а  выполнение рутинных задач мы возьмем на себя.