Сдача документов в государственный архив – кропотливый и сложный процесс. Важно учесть множество нюансов и правильно все сделать. Поэтому сегодня все предприятия все чаще делегируют эту задачу профессионалам из «Архив и Экспертиза».
Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение
Процедура осуществляется на основании закона 125-ФЗ и «Перечня типовых управленческих документов». Процесс сдачи документов в государственный архив длительный, многозадачный, требует затрат большого количества свободного времени и человеческих ресурсов и состоит из нескольких основных этапов:
На каждом этапе важно учесть множество нюансов, поскольку при наличии ошибок в госархиве имеют право отказать в приемке документации.
Важно! Документы передаются поединично по описи согласованной экспертно-проверочной комиссии (ЭПК). В особо ценных делах проверяется количество листов. Если оно выше фактического, составляется новая опись, причины расхождения выясняются.
Научно- справочный материал визируется экспертно-проверочной комиссией. Процедура передачи архивный документов в государственный архив строго регламентируется не только в отношении документального оформления, но и по срокам. Если организация является источником комплектования, передача документов в государственный архив осуществляется в зависимости от объема документооборота с периодичностью раз в 3-5 лет или по индивидуальному, согласованному с архивом графику (при наличии свободных полок в госархиве).
Акт приемки составляется в двух, экземплярах, заверяется подписями представителей передающей и принимающей стороны. Вместе с документами, в архив передаются три копии описи, на которых проставляется штамп и отметка государственным архивариусом о приемке бумажных материалов.
Стоит отметить, что законодательно не регламентирован срок, в течение которого государственный архив должен согласовать предоставленные на экспертную комиссию описи и иные документы, а в дальнейшем осуществить приемку переплетенных томов на хранение.
Важно! Дела по личному составу, временного (более 10 лет) и постоянного хранения подвергаться полистному формированию и полному оформлению.
Полное оформление предполагает формирование дел из россыпи, нумерацию листов, переплет, оформление. В конце каждого тома прикладывается лист- заверитель, который в обязательном порядке заверяется архивным работником. При подшивке бумаг удаляются все скрепки, скобы, стикеры. В соответствии с нормативами прошивка выполняется в 4 прокола (ручной составной переплет).
Отдельные требования выдвигаются к нумерации. Нумерация выполняется арабскими цифрами, простым карандашом, наименования дела переносится в опись из номенклатуры, принятой на предприятии, которое передает бумаги.
Дела, срок хранения которых не превышает 10 лет, подлежат частичному оформлению. Листы можно не нумеровать, готовые дела можно не переплетать и хранить в скоросшивателях. Однако ошибок в оформлении также быть не должно, в противном случае документацию на хранение не примут.
Воспользовавшись услугами архивной компании, вы получите ряд преимуществ:
Специалисты компании «Архив и Экспертиза» подготовят документ, переплетут, составят опись, правильно оформят, переместят документацию на собственном транспорте и передадут их в архив. Мы работаем быстро, профессионально, гарантируем сохранность документов.
Мы обработаем документы в соответствии с нормами и стандартами законодательства РФ, а также гарантируем, что федеральные, муниципальные или городские архивы примут документы на хранение. Сотрудничая с нами, вы экономите время, силы и средства, которые можно использовать на развитие собственного дела, а выполнение рутинных задач мы возьмем на себя.