Хранение кадровых документов

В результате профессиональных взаимоотношений сотрудников с работодателем генерируется огромная масса кадровой документации. Этот вид бумаг подлежит длительному хранению, требует особенно бережного и ответственного отношения, так как затрагивает не только само предприятие и сотрудников компании, а также ряд сторонних организаций, государственных органов.

Чтобы организовать хранение кадровых документов в соответствии с действующим законодательством, необходимо руководствоваться положениями Закона об архивном деле от 22 октября 2004 и рекомендациями Росархива от 23.12.2014 по экспертизе ценности и отбору документации по штатному составу.

Для микропредприятий предусмотрены некоторые послабления и исключения, что определено ст.309 ТК РФ.

Нарушение действующих норм права в отношении хранения кадровой документации влечет солидные штрафы как на юридическое, так и на должностное лицо.

Сроки хранения кадровых документов

Хранение кадровых документов

Если для документа не установлены индивидуальные сроки хранения, следует руководствоваться ч.1. ст.22 закона N 125 от 22 октября 2004 г, устанавливающей срок хранения 50 лет для бумаг, датируемых с начала 2003 года, и не менее 75 лет для документов, созданных до 31 декабря 2002 года.

Вот перечень основных документов со сроками хранения, установленными Приказом Минкульта N 558:

Срок хранения не менее 50/75 лет определен для:

  • приказов по штатным единицам (о приеме на должность, переводе, увольнении и т.д.);
  • трудовых договоров, книг учета приказов и распоряжений, штатного расписания, личных карточек сотрудников, табелей учета отработанного времени.

К кадровой документации со сроками хранения менее 50 лет относятся:

  • результаты аттестации рабочих мест (до 45 лет);
  • бумаги, подтверждающие получение образования либо повышение квалификации за счет компании (до 5 лет);
  • графики отпусков (до года);
  • приказы о направлении в командировку, предоставлении отпуска, назначении взыскания (до 5 лет).

Вне зависимости от того, идет ли речь о макро- или микропредприятии, принципы подготовки кадровых материалов для передачи в архив абсолютно идентичны за исключением ряда послаблений, действующих для ИП на основании 348 закона от 03.07.2016, освобождающего предпринимателя от разработки определенных нормативных актов.

Условия для хранения кадровой документации

Так как кадровая документация имеет продолжительные сроки хранения, условия, в которых она будет содержаться, должны быть близки к идеальным. Руководству предприятия необходимо разработать и принять положение о создании архива по кадровым документам, назначить ответственное лицо за соблюдение данного положения.

Непосредственно документы должны быть отсортированы, подшиты и оформлены должным образом с соблюдением действующих норм и правил.

К помещению предъявляются не менее строгие требования:

  • поддержание оптимальных показателей температуры, влажности и освещенности;
  • наличие специального оборудования и стеллажей;
  • обеспечение санитарно-гигиенических условий, исключающих появление пыли, плесени, грызунов и насекомых;
  • оборудование системами видеонаблюдения, охраны и пожаротушения.

Несоблюдение вышеперечисленного влечет штраф в соответствии со ст.13.20 Кодекса об административных правонарушениях.

Аутсорсинг

Не хотите вникать во все тонкости архивного законодательства, нести расходы по организации помещения для хранения документов, вводить дополнительные штатные единицы, регулярно нести расходы по повышению их квалификации в рамках архивного законодательства?

Выход есть!

Архивная компания Bizarch - команда профессионалов в области предоставления широкого спектра архивных услуг.

Преимущества сотрудничества с нами:

  • полный цикл услуг от подготовки бумаг к передаче на хранение до утилизации по истечении срока давности;
  • гарантия безопасности и конфиденциальности;
  • экономия средств на организации специально оборудованного помещения и найме дополнительных специалистов;
  • отсутствие штрафов со стороны проверяющих органов (ваши документы в руках профессионалов);
  • оперативный доступ к переданной на хранение документации (как посредством личного посещения архива, так и с использованием современных IT технологий);
  • контроль сроков хранения, уничтожение документов с истекшим периодом, составление соответствующих актов.

Совершенство доступно!

Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение