В процессе хозяйственной деятельности в предприятиях накапливается большие массивы разноплановой документации, из которых больше 85% составляют документы бухгалтерии. Порядок, сроки хранения и процедура уничтожения бумажных материалов данного типа, четко регламентируются и должны осуществляться в строгом соответствии с нормами и правилами, установленными законом РФ.
Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение
В соответствии с требованиями законодательства, создание внутреннего архива бухгалтерских документов является правом, а не обязанностью юридического лица. Организации самостоятельно определяют нужна ли передача бухгалтерских документов в архив, требования к архивированию бухгалтерских документов, а также сроки, в течение которые данные материалы должны храниться. Установленный организацией срок хранения не может быть менее обозначенного в разработанном Росархивом перечне. От того, насколько верно организован внутренний процесс работы с бухгалтерскими документами, зависит скорость подбора информации, качество прохождения налоговых проверок, эффективность использования данных и хранение бухгалтерских документов.
Это сложный, многозадачный процесс, которые требует от исполнителя наличие достаточного количества свободного времени и практического опыта. При больших объемах документооборота, большой загруженности штатных бухгалтеров, а так же отсутствии свободных площадей, оптимальное решение – доверить решение этой задачи профессионалам, которые осуществят подготовку дел и обеспечат их сохранность, до окончания установленных сроков хранения.
Если организация приняла решение создавать свой архив бухгалтерских документов, необходимо организовывать процесс с учетом установленных к хранилищам требованиями:
Хранение бухгалтерских документов должно осуществляться в отдельном, специально оборудованном помещении, в котором необходимо поддерживать определенный микроклимат (влажность, температура, освещение).
По архивным нормам температура должна быть в пределах 17-19C, относительная влажность воздуха от 50 до 55%. Повышенная влажность и попадание прямых солнечных лучей, негативно сказывается на состоянии бумажных носителей. Помимо этого, хранилище должно быть защищено от проникновения посторонних лиц, что позволит минимизировать риски утраты и несанкционированного использования важной информации.
Ответственность за сохранность архива бухгалтерских документов на предприятии полностью возлагается на генерального директора и главного бухгалтера. Если произошла утрата, несанкционированное уничтожение или сокрытие документов, и они не были предоставлены в установленный законом срок по требованию государственного органа, на соответствующее должностное лицо налагается административная, а при многократных нарушениях и уголовная ответственность.
Если у вашей организации нет возможности создать собственный архив бухгалтерских документов и обеспечить хранение бухгалтерских документов, специалисты «Архив и Экспертиза» выполнят все работы за вас. Мы оперативно проведем все необходимые виды работ по упорядочению, описанию и упаковке документов в архивные короба с последующим их размещением в надежном и современном архиве нашей компании.