Хранение бухгалтерских документов

В процессе хозяйственной деятельности в предприятиях накапливается большие массивы разноплановой документации, из которых больше 85% составляют документы бухгалтерии. Порядок, сроки хранения и процедура уничтожения бумажных материалов данного типа, четко регламентируются и должны осуществляться в строгом соответствии с нормами и правилами, установленными законом РФ.

Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

Специалисты «Архив и Экспертиза» помогут решить вашу проблему с документами:

  • составим опись и упакуем первичные документы в архивные короба
  • разместим документы на хранение в собственном защищенном от посторонних лиц архиве;
  • подготовим и привезем документы при запросе налоговых органов
  • проведем полистную экспертизу ценности и отберем ненужные документы
  • будем отслеживать сроки хранения документов, своевременно составлять акт и производить их конфиденциальное уничтожение в вашем присутствии.

Порядок хранения бухгалтерских документов

В соответствии с требованиями законодательства, создание внутреннего архива является правом, а не обязанностью юридического лица. Организации самостоятельно определяют порядок передачи документов в свой архив, требования к архивированию бухгалтерских документов, а также сроки, в течение которые данные  материалы должны храниться. Установленный организацией срок хранения не может быть менее обозначенного в разработанном Росархивом перечне. От того, насколько верно организован внутренний процесс работы с бухгалтерскими документами, зависит скорость подбора информации, качество прохождения налоговых проверок, эффективность использования данные.

Основные этапы хранения бухгалтерских документов:

  • отбор документов подлежащих хранению по результатам экспертизы ценности;
  • формирование в дела и составление описи;
  • составление внутренней описи на наиболее  важные и ценные документы;
  • упаковка документов в архивные короба, перемещение коробов в архив
  • передача документов на хранение с подготовкой акта
  • отбор документов на уничтожение с истекшими сроками хранения
  • уничтожение документов на шредере.

хранение бухгалтерских документов

Это сложный, многозадачный процесс, которые требует от исполнителя наличие достаточного количества свободного времени и практического опыта. При больших объемах документооборота, большой загруженности штатных бухгалтеров, а так же отсутствии свободных площадей, оптимальное решение – доверить решение этой задачи профессионалам, которые осуществят подготовку дел и обеспечат их сохранность, до окончания установленных сроков хранения.

Какой срок хранения документов?

  • приказы о приеме на работу/увольнении, переводе, личные карты, трудовые соглашения и трудовые книжки – 50 лет;
  • первичные и бухгалтерские документы – 5 лет;
  • счета - фактуры - 5 лет
  • ТОРГ- 12 – 5 лет;
  • Годовая бухгалтерская отчетность – пост.
  • Договоры ГПХ – 50 лет.
  • Хозяйственные договоры – 5 лет.
  • Документы по зарплате – 50 лет.

Требования к внутреннему архиву

Если организация приняла решение создавать свой архив, необходимо организовывать процесс с учетом установленных к хранилищам требованиями:

Хранение документов должно осуществляться в отдельном, специально оборудованном помещении, в котором необходимо поддерживать определенный микроклимат (влажность, температура, освещение).

По архивным нормам температура должна быть в пределах 17-19C, относительная влажность воздуха от 50 до 55%. Повышенная влажность и попадание прямых солнечных лучей, негативно сказывается на состоянии бумажных носителей. Помимо этого, хранилище должно быть защищено от проникновения посторонних лиц, что позволит минимизировать риски утраты и несанкционированного использования важной информации.

Ответственность

Ответственность за сохранность бухгалтерской  документации на предприятии полностью возлагается на генерального директора и главного бухгалтера. Если произошла утрата, несанкционированное уничтожение или сокрытие документов, и они не были предоставлены в установленный законом срок по требованию государственного органа, на соответствующее должностное лицо налагается  административная, а при многократных нарушениях и уголовная ответственность.

Не знаете где хранить документацию?

Если у вашей организации нет возможности создать собственный архив и подготовить бухгалтерские документы к хранению, специалисты «Архив и Экспертиза» выполнят все работы за вас.  Мы оперативно проведем все необходимые виды работ по упорядочению, описанию и упаковке документов в архивные короба с последующим их  размещением в надежном и современном архиве нашей компании.

Преимущества услуги

  • Минимальные сроки подготовки, описания и вывоза документов;
  • Минимизация риска несанкционированного изъятия бухгалтерских и финансовых документов.
  • минимизация рисков, связанных с утечкой конфиденциальной и коммерческой информации;
  • грамотно и системно организованный учет данных;
  • оперативная выдача документов по первому требованию в случае проведения проверок;
  • контроль сроков хранения и своевременная утилизация.