Сканирование документов

Обработка анкет

Соберем анкеты и иные опросные листы с разных адресов, переведем их в электронный вид, подготовим по вашему техническому заданию базы данных на основании графических образов (машинная обработка).

Оцифровка бухгалтерских документов

Переведем любые объемы первичных и бухгалтерских документов в электронный вид, создадим и наполним данными любые виды систем электронного архива.

Оцифровка технического архива

Проведем сканирование всех видов технической, проектной и сметной документации и создадим современный электронный архив. Переводим в электронный вид все форматы, и гарантируем сохранность бумажных носителей.

Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

 

Сканирование документов

Значительные размеры архивных фондов и большие объемы документооборота вынуждают компании уходить от традиционного способа хранения информации на бумажных носителях. На смену бумажным архивам приходят современные хранилища оцифрованной информации.

Сканирование документов – важная составляющая оптимизации бизнес-процессов любой компании. Создание удобной системы доступа к документам способствует повышению эффективности документооборота и функционирования организации в целом.

Правильно организованный процесс сканирования архивов документации сокращает трудозатраты сотрудников компании на 35%. Персонал не тратит рабочее время на непродуктивную деятельность по поиску и хранению служебных бумаг. Следовательно, большее время уделяется выполнению служебных обязанностей.

Оцифрованная документация не нуждается в площади для хранения и доступна из любой точки планеты. Путем сканирования архивов руководство компании решает проблему экономии офисного пространства.

Специалисты компании «Архив и экспертиза» оперативно выполнят оцифровку анкет, бухгалтерской документации или технического архива. Наша компания осуществляет обработку любых объемов документации.

Оглавление статьи:

Конфиденциальность при сканировании документов

Весь перечень работ по оцифровке документации выполняется при соблюдении строгой конфиденциальности. Данные, поступающие на сканирование, надежно защищены от утечки и посторонних лиц.

Система защиты информации при оцифровке данных обеспечивается:

  • Применением профессионального оборудования для сканирования.
  • Наличием системы видеонаблюдения.
  • Ограничением доступа посторонним лицам.
  • Подписанием соглашения о соблюдении конфиденциальности данных.

Клиент получает оцифрованные документы в удобном формате: DOC, PDF и т.д. Таким образом, обеспечивается сохранность документации. Заказчик имеет возможность создать неограниченное количество копий файлов и получить к ним доступ в любой момент.

Подготовка документов к сканированию

Процедура сканирования больших объемов бумаг требует ответственного и системного подхода. Процесс подготовки документации к оцифровке состоит из двух этапов:

  1. Техническая обработка бумаг. Скорость и качество оцифровки документов напрямую зависят от степени автоматизации процесса. В свою очередь, применение специального оборудования предполагает соблюдение определенных условий:
    • изъятие из бумаг скрепок, скоб и других металлических элементов;
    • устранение заломов.
  2. Систематизация. На данном этапе осуществляется сортировка информации с учетом: хронологии, типа, состояния бумаг и внешнего облика.

Специалисты нашей компании готовы перевести в электронный вид документацию любых объемов независимо от состояния, габаритов и других особенностей носителей.

Этапы сканирования документов

Менеджер компании выезжает по указанному клиентом адресу для оценки объема и состояния документации. После уточнения целей сканирования менеджер предоставляет заказчику рекомендации, как лучше осуществить подготовку массива документации к оцифровке. Дальнейшие работы по сканированию документов состоят из следующих этапов:

  • Оцифровка данных, распознавание текста и сохранение информации в файлы выбранных форматов.
  • Индексирование документов в соответствии с требованием клиента. Способствует быстрому поиску интересующих файлов в электронном архиве.
  • Загрузка сканов в электронный архив.
  • Создание базы данных по техническому заданию клиента.
  • Возвращение бумажных носителей в исходный вид: брошюровка, переплет и т.д.
  • Сдача выполненной работы, проведение расчетов.

Опыт сотрудников и современное оборудование компании позволяет переводить в электронный вид документы любых форматов. Гарантируется конфиденциальность данных и сохранность бумажных носителей.

Преимущества сканирования документов

Оцифровка документации и создание электронной базы кардинально изменяет порядок хранения и утилизации бумаг на предприятии. После перевода бумажных носителей в электронный вид клиенты получают:

  • Оптимизацию расходов. Создание электронной версии архива позволяет воспользоваться услугой внеофисного хранения и сократить затраты предприятия.
  • Конфиденциальность и защиту данных. Исключается риск уничтожения или порчи первоисточника.
  • Оптимизация эффективности работы. Получить доступ к электронной базе документов персонал может в любое время суток.
  • Создание единой базы. Вся документация компании будет переведена в один электронный формат и объединена в общую систему.
  • Ограничение доступа к информации. Вход в электронную базу осуществляется по паролям.

Наша компания предоставляет услуги качественного сканирования документов по приемлемой цене.

Виды сканирования

Существует три основных способа перевода документации в электронный вид:

  • Поточное сканирование – качественная и оперативная обработка больших объемов документов на бумажных носителях.
  • Планшетное – предназначено для обработки сшитых и ветхих бумаг.
  • Широкоформатное – оцифровка чертежей и форматов до А0+.

Оцифровка информации с бумажных носителей выполняется при помощи профессионального оборудования и программного обеспечения, гарантирующих четкость изображения. Сканы сохраняются в любой нужный формат.

Сканирование документов - актуальная услуга для представителей малого, среднего и крупного бизнеса. Она позволяет упростить хранение данных, облегчить поиск материалов и обеспечить одновременный доступ большого круга лиц к архиву. В зависимости от уровня доступа пользователи могут редактировать, печатать и распространять информацию, содержащуюся в электронной базе.

Особенности сканирования документов в компании «Архив и Экспертиза»

Кадровые и технические ресурсы нашей компании позволяют оперативно и качественно осуществлять сканирование документов любых объемов.

Особенности сотрудничества с компанией:

  • Бережная оцифровка информации с расшитых и сшитых бумажных носителей различных форматов и в любом состоянии.
  • Применение профессионального программного обеспечения для полнотекстового распознавания и индексации бумаг.
  • Графические образы материалов передаются заказчику на любом носителе и в удобном формате.
  • Специалисты компании осуществляют весь комплекс работ по подготовке материалов к сканированию и их возвращению в исходный вид.
  • Результаты сканирования загружаются во вновь созданную или уже существующую корпоративную систему электронного архива.

Клиенты могут обсудить детали сотрудничества с менеджером компании и получить оптимальное решение для своего предприятия.

Когда необходимо сканировать документы?

В условиях современного рынка ведение бумажного документооборота и традиционного архива является трудозатратным и экономически невыгодным решением. Руководителям предприятий приходится столкнуться с целым рядом проблем:

  • Повышением издержек на обработку документов.
  • Риском штрафных санкций за утрату или порчу бумажных носителей.
  • Пропуск сроков регистрации входящей и исходящей информации.
  • Накопление документов в офисе.
  • Длительный поиск необходимой информации.

Профессиональное сканирование документов позволит воплотить в реальность мечты руководителя предприятия о безбумажном офисе.

Специалисты компании «Архив и экспертиза» выполнят оцифровку документации, подготовят электронную базу, систематизируют информацию и позволят избавиться от офисного хранения. В нашей компании работают сотрудники, способные отсканировать документы любых объемов и подготовить в заданные сроки систематизированную базу данных. При помощи электронного архива найти нужный файл можно за несколько секунд.

Полезные материалы