Сканирование документов

Обработка анкет

Соберем анкеты и иные опросные листы с разных адресов, переведем их в электронный вид, подготовим по вашему техническому заданию базы данных на основании графических образов (машинная обработка).

Оцифровка бухгалтерских документов

Переведем любые объемы первичных и бухгалтерских документов в электронный вид, создадим и наполним данными любые виды систем электронного архива.

Оцифровка технического архива

Проведем сканирование всех видов технической, проектной и сметной документации и создадим современный электронный архив. Переводим в электронный вид все форматы, и гарантируем сохранность бумажных носителей.

Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

 

Сканирование документов

Значительные размеры архивных фондов и большие объемы документооборота вынуждают компании уходить от традиционного способа хранения информации на бумажных носителях. На смену бумажным архивам приходят современные хранилища оцифрованной информации.

Сканирование документов – важная составляющая оптимизации бизнес-процессов любой компании. Создание удобной системы доступа к документам способствует повышению эффективности документооборота и функционирования организации в целом.

Правильно организованный процесс сканирования архивов документации сокращает трудозатраты сотрудников компании на 35%. Персонал не тратит рабочее время на непродуктивную деятельность по поиску и хранению служебных бумаг. Следовательно, большее время уделяется выполнению служебных обязанностей.

Оцифрованная документация не нуждается в площади для хранения и доступна из любой точки планеты. Путем сканирования архивов руководство компании решает проблему экономии офисного пространства.

Специалисты компании «Архив и экспертиза» оперативно выполнят оцифровку анкет, бухгалтерской документации или технического архива. Наша компания осуществляет обработку любых объемов документации.

Конфиденциальность

Весь перечень работ по оцифровке документации выполняется при соблюдении строгой конфиденциальности. Данные, поступающие на сканирование, надежно защищены от утечки и посторонних лиц.

Система защиты информации при оцифровке данных обеспечивается:

  • Применением профессионального оборудования для сканирования.
  • Наличием системы видеонаблюдения.
  • Ограничением доступа посторонним лицам.
  • Подписанием соглашения о соблюдении конфиденциальности данных.

Клиент получает оцифрованные документы в удобном формате: DOC, PDF и т.д. Таким образом, обеспечивается сохранность документации. Заказчик имеет возможность создать неограниченное количество копий файлов и получить к ним доступ в любой момент.

Подготовка документации к сканированию

Процедура сканирования больших объемов бумаг требует ответственного и системного подхода. Процесс подготовки документации к оцифровке состоит из двух этапов:

  1. Техническая обработка бумаг. Скорость и качество оцифровки документов напрямую зависят от степени автоматизации процесса. В свою очередь, применение специального оборудования предполагает соблюдение определенных условий:
    • изъятие из бумаг скрепок, скоб и других металлических элементов;
    • устранение заломов.
  2. Систематизация. На данном этапе осуществляется сортировка информации с учетом: хронологии, типа, состояния бумаг и внешнего облика.

Специалисты нашей компании готовы перевести в электронный вид документацию любых объемов независимо от состояния, габаритов и других особенностей носителей.

Этапы оцифровки бумаг

Менеджер компании выезжает по указанному клиентом адресу для оценки объема и состояния документации. После уточнения целей сканирования менеджер предоставляет заказчику рекомендации, как лучше осуществить подготовку массива документации к оцифровке. Дальнейшие работы по сканированию документов состоят из следующих этапов:

  • Оцифровка данных, распознавание текста и сохранение информации в файлы выбранных форматов.
  • Индексирование документов в соответствии с требованием клиента. Способствует быстрому поиску интересующих файлов в электронном архиве.
  • Загрузка сканов в электронный архив.
  • Создание базы данных по техническому заданию клиента.
  • Возвращение бумажных носителей в исходный вид: брошюровка, переплет и т.д.
  • Сдача выполненной работы, проведение расчетов.

Опыт сотрудников и современное оборудование компании позволяет переводить в электронный вид документы любых форматов. Гарантируется конфиденциальность данных и сохранность бумажных носителей.

Преимущества сканирования документов

Оцифровка документации и создание электронной базы кардинально изменяет порядок хранения и утилизации бумаг на предприятии. После перевода бумажных носителей в электронный вид клиенты получают:

  • Оптимизацию расходов. Создание электронной версии архива позволяет воспользоваться услугой внеофисного хранения и сократить затраты предприятия.
  • Конфиденциальность и защиту данных. Исключается риск уничтожения или порчи первоисточника.
  • Оптимизация эффективности работы. Получить доступ к электронной базе документов персонал может в любое время суток.
  • Создание единой базы. Вся документация компании будет переведена в один электронный формат и объединена в общую систему.
  • Ограничение доступа к информации. Вход в электронную базу осуществляется по паролям.

Наша компания предоставляет услуги качественного сканирования документов по приемлемой цене.

Виды сканирования

Существует три основных способа перевода документации в электронный вид:

  • Поточное сканирование – качественная и оперативная обработка больших объемов документов на бумажных носителях.
  • Планшетное – предназначено для обработки сшитых и ветхих бумаг.
  • Широкоформатное – оцифровка чертежей и форматов до А0+.

Оцифровка информации с бумажных носителей выполняется при помощи профессионального оборудования и программного обеспечения, гарантирующих четкость изображения. Сканы сохраняются в любой нужный формат.

Сканирование документов - актуальная услуга для представителей малого, среднего и крупного бизнеса. Она позволяет упростить хранение данных, облегчить поиск материалов и обеспечить одновременный доступ большого круга лиц к архиву. В зависимости от уровня доступа пользователи могут редактировать, печатать и распространять информацию, содержащуюся в электронной базе.

Особенности сканирования документов в компании «Архив и Экспертиза»

Кадровые и технические ресурсы нашей компании позволяют оперативно и качественно осуществлять сканирование документов любых объемов.

Особенности сотрудничества с компанией:

  • Бережная оцифровка информации с расшитых и сшитых бумажных носителей различных форматов и в любом состоянии.
  • Применение профессионального программного обеспечения для полнотекстового распознавания и индексации бумаг.
  • Графические образы материалов передаются заказчику на любом носителе и в удобном формате.
  • Специалисты компании осуществляют весь комплекс работ по подготовке материалов к сканированию и их возвращению в исходный вид.
  • Результаты сканирования загружаются во вновь созданную или уже существующую корпоративную систему электронного архива.

Клиенты могут обсудить детали сотрудничества с менеджером компании и получить оптимальное решение для своего предприятия.

Когда необходима оцифровка данных?

В условиях современного рынка ведение бумажного документооборота и традиционного архива является трудозатратным и экономически невыгодным решением. Руководителям предприятий приходится столкнуться с целым рядом проблем:

  • Повышением издержек на обработку документов.
  • Риском штрафных санкций за утрату или порчу бумажных носителей.
  • Пропуск сроков регистрации входящей и исходящей информации.
  • Накопление документов в офисе.
  • Длительный поиск необходимой информации.

Профессиональное сканирование документов позволит воплотить в реальность мечты руководителя предприятия о безбумажном офисе.

Специалисты компании «Архив и экспертиза» выполнят оцифровку документации, подготовят электронную базу, систематизируют информацию и позволят избавиться от офисного хранения. В нашей компании работают сотрудники, способные отсканировать документы любых объемов и подготовить в заданные сроки систематизированную базу данных. При помощи электронного архива найти нужный файл можно за несколько секунд.

Полезные материалы