Оперативное хранение документов

Специалисты «Архив и Экспертиза» помогут вам организовать правильные подходы к хранению документов, навести порядок в документах, создать топографию архива и подготовить документы для последующего размещения в архив.

Оставьте контакты - менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

Принципы оперативного хранения документов

Деятельность любой организации сопровождается образованием большого количества бумаг. До момента передачи дел в архив, все документы хранятся по месту их формирования согласно срокам, установленных законодательством. Для обеспечения сохранности документов и быстрого доступа к ним, выполняются мероприятия по оперативному (текущему) хранению документов.

Законодательством установлены два вида оперативного хранения документов. Те, что находятся в процессе исполнения, и уже исполненные документы.

Учет документации может осуществляться как в бумажной форме, так и в электронном виде. В случае ведения документооборота в электронном виде, в картотеку, помимо атрибутов бумажных документов заносят данные по всем электронным документам подлежащих хранению, а также документы, полученные по электронной почте и факсу.

Правильные условия хранения

Чаще всего текущее хранение документов осуществляется или в металлических шкафах, оснащенных замком, или в специализированных помещениях с ограниченным доступом. Все документы должны хранится в помещение с правильным температурно-влажностном режимом. Температура воздуха должна быть около 20 C, при относительной влажности, не превышающей 55%. Помещение должно быть обработано от плесени и пыли. Не допускается чтобы в хранилище завились грызуны.

Контроль и обеспечение конфиденциальности хранения

Выдача документов, находящихся на текущем хранении, осуществляется специально назначенным сотрудником только по письменному официальному запросу или по распоряжению руководства соответствующего отдела. В конце рабочего дня, взятая из архива папка, в соответствии с требованиями безопасности и конфиденциальности, должна быть возвращена ответственному сотруднику архива. Также все выдачи справок и процесс изготовление копий документов должны строго контролироваться. 

Оперативность

Исходя из названия данного вида хранения, основным принципом такого является быстрый доступ к документам. При организации хранения, важно обеспечить максимально быструю скорость поиска необходимых бумаг. Для оперативного поиска нужного документа в архиве, все дела должны содержать внутреннюю опись и устанавливаться корешками наружу, при этом корешки дел должны иметь максимально информативные подписи. Для этого на обложке дел указываются следующие реквизиты:

  • интервал дат документов, входящих в состав дела;
  • уточняющие названия («входящие/исходящие письма», «на подпись», «на согласование» и пр.);
  • наименование и/или индекс отдела, кому принадлежат документы;
  • сроки хранения.

Кроме того, удобно будет разделить все документы на часто и редко используемые и те, которые используются чаще, должны находиться ближе. 

Своевременное уничтожение

Согласно нормам закона, у каждого документа есть свой срок хранения, по истечению которого, он уничтожается. Утилизация бумаг проводится только после проведения экспертизы, согласно установленным правилам. По факту уничтожения документов должен быть составлен акт.

Подготовка передачи дел в архив

После истечения сроков оперативного хранения документам присваивается статус «окончено делопроизводством». Формирование дела заканчивается тогда, когда в него будут подшиты все документы за прошедший год. По истечению календарного года все исполненные документы должны быть подготовлены к передаче дел на архивное хранение, во внутренний архив, либо уничтожены.

Преимущества оперативного хранения документов

Несоблюдение правил документооборота может привести к потере или утечке информации, представляющей коммерческую тайну, что в свою очередь повлечет за собой очень большие финансовые потери и штрафы. Только грамотно организованное оперативное хранение документов обеспечит сохранность ценных бумаг, порядок в офисе и эффективную работу всех подразделений.

Организация текущего хранения документов способствует:

  • оперативному поиску и быстрому доступу к нужной информации;
  • обеспечению сохранности и конфиденциальности документов;
  • контролю и соблюдению сроков хранения;
  • своевременной подготовке документации для передачи в архив;
  • своевременному уничтожению документов.