Утилизация документов с истекшими сроками хранения

Стоимость услуг по уничтожению документов

*Обозначенные цены являются предварительными, указаны без НДС (УСН) и зависят от объема документов, срока выполнения работ.

Какие документы можно уничтожать

Ведение документооборота включает в себя не только создание и хранение отчетности, но и своевременное ее уничтожение. В законодательстве четко прописано, какие документы нужно хранить, а какие уничтожить по истечению срока хранения или по другим причинам.

Документы с истекшим сроком хранения

Документация, у которой истекли установленные сроки хранения, подлежит уничтожению. Сроки определяются в соответствии с Федеральными законами РФ и  нормативными актами в области архивного дела. К документам с ограниченным сроком хранения относятся:

• финансовая документация (учетные журналы, первичка, отчетность);
• документы по жизнедеятельности юридического лица;
• входящая корреспонденция;
• временные рабочие документы и записи.

Сроки хранения

• Бухгалтерские документы — 5 лет.
• Налоговая отчетность — до 10 лет.
• Уставные документы и протоколы: хранение на постоянной основе.
• Документы по кадрам (трудовые договоры, личные дела) — от 50 до 75 лет.
• Медицинские записи, анкеты, заявления — до 50 лет в зависимости от вида документа.
• Проектные документы и временные записи —от 3 лет.

Многие клиенты интересуются порядком и тонкостями уничтожения бухгалтерских документов, опасаясь будущих проблем с налоговой. Процедура ничем не отличается от ликвидации другой отчетности. Главное, чтобы были соблюдены сроки хранения и другие законодательные нормы. Процедура уничтожения документов бухгалтерского учета выполняется так же, как и любых других бумаг организации.

Документы с особыми условиями уничтожения

Некоторые кадровые и другие документы требуют особого подхода при уничтожении из-за их содержания и важности.

Содержащие персональные данные

Персональные данные требуют особого подхода при уничтожении. Эта документация должна быть уничтожена в следующих случаях:

• когда цели обработки данных достигнуты или отпала необходимость в их достижении;
• по требованию субъекта персональных данных;
• при выявлении неправомерной обработки данных, если невозможно обеспечить их правомерное использование;
• при отзыве согласия субъекта на обработку данных;
• по решению Роскомнадзора о запрете или ограничении трансграничной передачи данных.

Весь процесс подготовки и уничтожения таких документов должен соответствовать требованиям Роскомнадзора, чтобы исключить возможность восстановления информации и риска штрафных санкций.

С пометкой «Для служебного пользования»

Такие документы обычно имеют специальные сроки хранения, которые определяются внутренними регламентами организации или отраслевыми стандартами. Конкретные сроки могут варьироваться, но есть общие рекомендации:

• Минимальный срок хранения обычно составляет 5 лет, но может быть продлен в зависимости от типа документа и его важности.
• Максимальный срок хранения может достигать 10 лет или больше, особенно для документов, содержащих критически важную информацию.

Документация с пометкой «Для служебного пользования» может быть уничтожена в следующих случаях:

• по истечении срока хранения;
• при утрате актуальности;
• по решению компетентных органов;
• на основании распоряжений или нормативных актов, регулирующих уничтожение таких документов.

Какие документы не подлежат ликвидации и должны храниться бессрочно

Некоторые категории документов имеют особую значимость и подлежат бессрочному хранению. Их уничтожение не допускается, поскольку они могут содержать важную юридическую, историческую или административную информацию.

Уставные

• Учредительные документы компании: устав, учредительный договор, свидетельство о государственной регистрации.
• Изменения и дополнения к учредительным документам: протоколы собраний, решения о внесении изменений в устав.

Документы по кадрам

• Трудовые книжки и личные дела сотрудников: включают личные карточки, приказы о приеме, переводе и увольнении сотрудников.
• Документы о начислении и выплате заработной платы: включают расчетные листки, ведомости на выплату зарплаты.

Финансово-хозяйственные

• Годовая бухгалтерская отчетность: баланс, отчеты о финансовых результатах.
• Документы, подтверждающие права собственности: договоры купли-продажи, акты приема-передачи, свидетельства о праве собственности.

Документы по интеллектуальной собственности

Ни в коем случае нельзя утилизировать патенты, свидетельства на товарные знаки и авторские права. Также запрещено ликвидировать документы, подтверждающие права на интеллектуальную собственность.

Архивные

Документы, представляющие историческую ценность: архивные материалы, касающиеся истории компании, значимых событий и решений.

Все эти категории документации должны храниться на постоянной основе, обеспечивая доступность для текущей деятельности и возможных юридических проверок. Их сохранность должна быть гарантирована соответствующими мерами безопасности и защиты.

Правила уничтожения документации

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения регламентирован следующими законодательными актами: Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также приказом Минкультуры России № 526.

Нельзя просто переместить документы на склад и забыть о них, выбросить, сжечь или закопать в лесу. За нарушение установленных норм предусмотрена ответственность в рамках КоАП РФ. Поэтому важно подойти к вопросу уничтожения бумажных и цифровых носителей ответственно.

Этапы утилизации

Процесс утилизации документов с истекшим сроком хранения должен быть тщательно организован и документирован. Он состоит из нескольких этапов.

Формирование экспертной комиссии

Первым шагом является создание экспертной комиссии. Рабочая группа отвечает за оценку и отбор дел для уничтожения. В ее состав входит:

• Представитель юридического отдела, который обеспечивает соблюдение законодательных требований и внутренних регламентов компании.
• Сотрудник архивного отдела или канцелярии, обладающий достаточными знаниями в области архивного дела и документирования, который определит сроки хранения документов, их историческую или оперативную ценность.
• Специалист по безопасности информации, отвечающий за оценку рисков, связанных с утечкой конфиденциальной информации. Он должен убедиться, что процесс утилизации исключает возможность восстановления данных.

Также в комиссию могут входить сотрудники отделов, чья документация подлежит уничтожению, чтобы обеспечить точность и полноту отбора. Такая многосторонняя экспертиза позволяет принимать обоснованные и взвешенные решения, обеспечивая надежную и законную утилизацию архива документов.

Выделение документации к уничтожению

Экспертная комиссия проводит анализ и отбор документов, срок хранения которых истек, а также бумаг, которые больше не имеют ценности для организации. Затем проводится выделение дел к уничтожению.

Составление соответствующего акта

После отбора документов составляется акт о выделении отчетности на утилизацию. В нем фиксируется перечень уничтожаемых документов, их сроки хранения, общее  количество папок и причины ликвидации. Протокол подписывается членами экспертной комиссии, утверждается руководством компании.

Ликвидация документации

Выполняется физическая утилизация документов с применением специальных технологий и методов. Важно, чтобы процесс утилизации исключал возможность восстановления информации.

Выдача акта после утилизации

По завершении процесса уничтожения архивных документов с истекшим сроком хранения или другой внутренней отчетности выдается акт, подтверждающий факт ликвидации. Он включает информацию о методе, дате и месте утилизации, а также данные о лицах, ответственных за процесс. Акт служит официальным подтверждением того, что документы были уничтожены в соответствии с установленными правилами и требованиями.

Как быстро нужно уничтожить документацию по истечении срока хранения

Организация самостоятельно определяет в течение какого временного периода необходимо провести комплекс мероприятий по отбору и выделении дел на уничтожение. В целях минимизации рисков и  сокращения затрат, рекомендуется выполнять данные работы ежегодно, после сдачи годовой бухгалтерской отчетности.  

Способы утилизации бумажных и электронных носителей

Ненужные документы уничтожаются разными способами. Выбор метода зависит от типа носителя, уровня конфиденциальности информации, объема документации, законодательных и внутренних требований. Существует несколько надежных и эффективных способов уничтожения документов из архива организации.

Утилизация бумажных носителей

• Использование промышленных шредеров для измельчения документов на мелкие фрагменты. Один из наиболее популярных методов, который предотвращает возможность восстановления информации.
• Полное сжигание документов в специализированных печах. Метод гарантирует уничтожение данных, но требует соблюдения экологических норм и правил пожарной безопасности.
• Уничтожение в водной среде с добавлением химических реагентов. Метод обеспечивает высокую степень безопасности, поскольку бумажные носители полностью утрачивают свою структуру.

Утилизация электронных носителей

• Использование мощных магнитных полей для удаления данных с жестких дисков и других магнитных носителей. Метод эффективен, но подходит только для носителей, основанных на магнитных технологиях.
• Дробление, измельчение или сжигание электронных носителей, таких как жесткие диски, флеш-накопители и оптические диски. Это гарантирует невозможность восстановления данных.
• Многократное перезаписывание данных случайными наборами символов с последующим форматированием носителя. Метод уменьшает вероятность восстановления данных, но не гарантирует полную безопасность.

Выгоды обращения к профессионалам

Уничтожение документов  специалистами компании «Архив и Экспертиза» — это гарантированная утилизация без возможности восстановления и абсолютная безопасность для конфиденциальных данных. При необходимости уполномоченный сотрудник организации можете присутствовать при ликвидации отчетности.

Наши специалисты выполняют работу ответственно и быстро, используя современное оборудование и наиболее экологичные методы утилизации. С нами вы экономите время и ресурсы, получая профессионально выполненную услугу и гарантию конфиденциальности.