Стоимость архивных услуг

Если в процессе работы скопилось большое количество документов, сохранность которых необходимо обеспечить, и пришёл момент, когда часть из них следует сдать в архив, то вы, наверняка, задаётесь вопросом: какова стоимость архивных услуг? Из чего она формируется? Что оказывает влияние на формирование цены?

Для понимания сути вопроса необходимо иметь представление о проводимых с бумагами операциях перед непосредственной передачей их на хранение.

Подготовка документов и архивные услуги

Подготовка документов к архивации — это трудоёмкий процесс, который состоит из множества операций. Все бумаги необходимо проанализировать на предмет важности и актуальности, затем рассортировать по категориям и срокам хранения, систематизировать, сделать опись, подшить и подписать. Эти работы можно проделать самим или поручить их специализированной компании.

Архивные работы и услуги включают:

1. Архивную обработку документации.
2. Списание и ликвидацию информационных носителей.
3. Переплётные работы (расшивку дел, изъятие из файлов бумаг и их переплёт).
4. Размещение в хранилище (в короба или на полках стеллажей).
5. Переброску дел в процессе выполнения работ.
6. Передачу хранимой документации в госархив в случае ликвидации предприятия.
7. Создание электронного архива (по желанию заказчика).
8. Сканирование и копирование.

Выполнение работ и формирование стоимости архивных услуг

Архивная обработка документов – это глубокий анализ подшивок документов с тщательным изучением каждого листка. Включает экспертизу ценности, научно-техническую обработку, систематизацию по степени важности и тематической принадлежности, составление листов-заверителей или описей, полное оформление дел (с брошюровкой и нанесением надписей на корешке и титульной стороне) и дальнейшее их размещение в коробах или на стеллажах.

Списание и ликвидация – важный этап архивного хранения, позволяющий избавиться от потерявших актуальность бумаг. Происходит в следующей очерёдности. Сначала проводится экспертиза научной и практической ценности с целью выявления информационных носителей, которые подлежат ликвидации. Затем составляется акт о выделении дел к уничтожению, после чего происходит непосредственная ликвидация бумаг с составлением соответствующих документов. Бумаги, потерявшие свою актуальность, в присутствии заказчика либо сжигаются, либо уничтожаются на шредере.

Экспертиза ценности и научно-техническая обработка дел

Это кропотливая и трудоёмкая работа, которая заключается в изучении содержания каждого документа с целью определения важности и сортировки по типам и длительности хранения. По результатам экспертизы ценности материалов формируется архивный фонд предприятия, который даёт возможность в будущем избежать проблем с поиском необходимых бумаг. Экспертизу ценности информационных носителей проводит либо само предприятие, либо специализированная компания. Услуги оказываются на основе заключенного между сторонами договорного обязательства. В нём прописываются стоимость архивных услуг и сроки выполнения, которые определяются видом и объемом услуг и могут длиться от 1-3 дней до нескольких лет.

Экспертиза ценности бумаг проводится как перед сдачей документации в архивное хранилище, так и в процессе хранения с целью выявления экземпляров, потерявших свою актуальность и подлежащих ликвидации.

Научно-техническая обработка дел является одним из этапов подготовки бумаг к архивации. Подразумевает правильное формирование дел, при котором документы различной длительности хранения группируются отдельно.

Как уменьшить стоимость

На формирование стоимости архивных услуг оказывают влияние следующие факторы:

1. Состояние документации предприятия.
2. Вид и объём оказываемых услуг.
3. Срочность исполнения.
4. Специфика работы предприятия.
5. Пожелания заказчика.

Если на предприятии правильно велось делопроизводство, соблюдались требования по формированию дел, то подготовка документов к хранению займёт меньше времени и будет менее трудоёмкой, уменьшится объём выполняемых работ и, как следствие, их стоимость.

На выполнение каждого вида услуг предусмотрен определённый срок исполнения, с учетом которого сформирована цена. При внеочередном выполнении услуги по требованию заказчика, её стоимость увеличивается.

Если вам необходимо выполнить большой объём работ, и вы настроены на долгосрочное сотрудничество, то в конечном итоге вы экономите, так как в комплексе стоимость выходит дешевле, нежели при выполнении отдельных операций.

Сводная стоимость архивных услуг

Ниже — актуальные ориентиры по ценам с услуговых страниц. Тариф на хранение документов рассчитывается индивидуально (объём, режим доступа, срок). Подробности и актуальные условия — на страницах уничтожения, сканирования, архивной обработки и электронного архива.

*Обозначенные цены являются предварительными, указаны без НДС (УСН) и зависят от объёма, состояния документов, срочности и состава работ.

Полезные материалы

• СДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
• ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В МОСКВЕ
• АРХИВНЫЕ КОМПАНИИ В МОСКВЕ
• АРХИВНЫЕ УСЛУГИ МОСКВА
• АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ