Стоимость архивных услуг
Стоимость архивных услуг
Если в процессе работы скопилось большое количество документов, сохранность которых необходимо обеспечить, и пришёл момент, когда часть из них следует сдать в архив, то вы, наверняка, задаётесь вопросом: какова стоимость архивных услуг? Из чего она формируется? Что оказывает влияние на формирование цены?
Для понимания сути вопроса необходимо иметь представление о проводимых с бумагами операциях перед непосредственной передачей их на хранение.
Подготовка документов и архивные услуги
Подготовка документов к архивации — это трудоёмкий процесс, который состоит из множества операций. Все бумаги необходимо проанализировать на предмет важности и актуальности, затем рассортировать по категориям и срокам хранения, систематизировать, сделать опись, подшить и подписать. Эти работы можно проделать самим или поручить их специализированной компании.
Архивные работы и услуги включают:
- Архивную обработку документации.
- Списание и ликвидацию информационных носителей.
- Переплётные работы (расшивку дел, изъятие из файлов бумаг и их переплёт).
- Размещение в хранилище (в короба или на полках стеллажей).
- Переброску дел в процессе выполнения работ.
- Передачу хранимой документации в госархив в случае ликвидации предприятия.
- Создание электронного архива (по желанию заказчика).
- Сканирование и копирование.
Выполнение работ и формирование стоимости архивных услуг
Архивная обработка документов – это глубокий анализ подшивок документов с тщательным изучением каждого листка. Включает экспертизу ценности, научно-техническую обработку, систематизацию по степени важности и тематической принадлежности, составление листов-заверителей или описей, полное оформление дел (с брошюровкой и нанесением надписей на корешке и титульной стороне) и дальнейшее их размещение в коробах или на стеллажах.
Списание и ликвидация – важный этап архивного хранения, позволяющий избавиться от потерявших актуальность бумаг. Происходит в следующей очерёдности. Сначала проводится экспертиза научной и практической ценности с целью выявления информационных носителей, которые подлежат ликвидации. Затем составляется акт о выделении дел к уничтожению, после чего происходит непосредственная ликвидация бумаг с составлением соответствующих документов. Бумаги, потерявшие свою актуальность, в присутствии заказчика либо сжигаются, либо уничтожаются на шредере.
Экспертиза ценности и научно-техническая обработка дел
Это кропотливая и трудоёмкая работа, которая заключается в изучении содержания каждого документа с целью определения важности и сортировки по типам и длительности хранения. По результатам экспертизы ценности материалов формируется архивный фонд предприятия, который даёт возможность в будущем избежать проблем с поиском необходимых бумаг. Экспертизу ценности информационных носителей проводит либо само предприятие, либо специализированная компания. Услуги оказываются на основе заключенного между сторонами договорного обязательства. В нём прописываются стоимость архивных услуг и сроки выполнения, которые определяются видом и объемом услуг и могут длиться от 1-3 дней до нескольких лет.
Экспертиза ценности бумаг проводится как перед сдачей документации в архивное хранилище, так и в процессе хранения с целью выявления экземпляров, потерявших свою актуальность и подлежащих ликвидации.
Научно-техническая обработка дел является одним из этапов подготовки бумаг к архивации. Подразумевает правильное формирование дел, при котором документы различной длительности хранения группируются отдельно.
Как уменьшить стоимость
На формирование стоимости архивных услуг оказывают влияние следующие факторы:
- Состояние документации предприятия.
- Вид и объём оказываемых услуг.
- Срочность исполнения.
- Специфика работы предприятия.
- Пожелания заказчика.
Если на предприятии правильно велось делопроизводство, соблюдались требования по формированию дел, то подготовка документов к хранению займёт меньше времени и будет менее трудоёмкой, уменьшится объём выполняемых работ и, как следствие, их стоимость.
На выполнение каждого вида услуг предусмотрен определённый срок исполнения, с учетом которого сформирована цена. При внеочередном выполнении услуги по требованию заказчика, её стоимость увеличивается.
Если вам необходимо выполнить большой объём работ, и вы настроены на долгосрочное сотрудничество, то в конечном итоге вы экономите, так как в комплексе стоимость выходит дешевле, нежели при выполнении отдельных операций.