Архивное хранение документов

В соответствии с действующим законодательством все организации обязаны обеспечивать сохранность бухгалтерских и кадровых документов в течении определенного срока. Несоблюдение норм и правил влечет за собой предусмотренную законом ответственность.

Архивное хранение документов и дел

Нормы права

Сроки хранения тех или иных документов регламентированы нормативными актами в области государственного архивного дела.

В качестве основного первоисточника, в соответствии с которым любая компания обязана хранить документы в течение определенного срока, принято считать 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 1 октября 2004.

Также ст.15.11 КоАп РФ предусмотрена ответственность за нарушение сроков хранения и непредставление документации бухгалтерского учета.

В целях правильного осуществления налогообложения, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов. В противном случае компания может быть привлечена к ответственности по п. 1 или 2 ст. 120 НК РФ.

Представьте, как важно своевременное и в полном объеме представление архивных документов, когда речь идет об отстаивании интересов организации в суде или о начислении пенсии бывшему сотруднику. Можно бесконечно перечислять причины необходимости хранения документации и предусмотренную ответственность за нарушение норм.

Для этого вы можете ознакомиться с правилами Росархива, действующими с 2002 года, Приказом 558, одобренным в 2010 г.

Организация архивного хранения документов

Каждое предприятие обязано организовать архивное хранение документов и дел либо внутри организации, либо обратиться за помощью в специализированную компанию.

Каждая группа документов имеет свой срок хранения, который варьируется от пяти до семидесяти пяти лет. Дольше всех (до 75 лет) должны храниться документы, затрагивающие интересы сотрудников организации.

Средний срок хранения десять лет имеют бухгалтерские документы. Представьте себе какой объем бумаг должен быть приведен в порядок и отправлен на хранение.

Современные тенденции диктуют сегодня помимо бумажных архивов вести также электронные, для этого документ на бумажном носителе должен быть оцифрован.

Если однажды наступит день, когда фирму придется закрыть по тем или иным причинам, вы должны быть готовы к тому, что процесс ликвидации предприятия не будет завершен до тех пор, пока вы не получите соответствующий акт из архива о сдаче дел в государственный, муниципальный либо частный архив.

Варианты организации хранения документации

На сегодняшний день вы можете прибегнуть к одному из трех вариантов:

Воспользоваться услугами государственного, муниципального или частного архива. Для этого в соответствии со ст. 886 ГК РФ необходимо заключить соответствующий договор. Однако бремя оплаты услуг за хранение документации при таком варианте ложится в виде дополнительной финансовой нагрузки на вашу организацию.
При наличии собственных подходящих свободных площадей с соблюдением санитарных норм и правил, обеспечивающих сохранность бумаг, вы можете самостоятельно организовать архив. Для этого вам понадобиться сотрудник, который будет отвечать за правильность оформления документации, подлежащей передаче на хранение.
Часть документации с длительными сроками хранения передать в специализированную организацию, остальные оставить у себя.

Требования к помещению для хранения бумаг

Ни в коем случае архив нельзя организовывать в деревянных или ветхих строениях. Это должно быть капитальное здание с центральным отоплением, изолированное от других.

Оборудование архива:

в помещении обязательно должна быть установлена пожарная сигнализация и современная система пожаротушения;
наличие системы видеонаблюдения;
наличие специального оборудования: стеллажей, коробов и т.д.

Преимущества передачи документов на хранение в специализированную организацию

Архивное хранение документов процесс очень кропотливый, требующий внимательности, ответственности и осведомленности в области действующего законодательства.

Поэтому сегодня все большее количество компаний, а также физических лиц прибегают к услугам фирм, специализирующихся на архивном деле.

Преимущества передачи архива специалистам:

затраты на хранение и обслуживание документации существенно сокращаются;
повышается эффективность собственных сотрудников за счет снижения непрофильной нагрузки;
высвобождается офисное пространство, которое можно использовать непосредственно для решения ключевых бизнес — задач;
минимизируются риски утраты и разглашения важной конфиденциальной информации;
архивное хранение документов цена на услугу гораздо ниже нежели затраты, которые могут быть понесены предприятием в виде штрафов и санкций в результате неправильно организованной работы архивариуса.

Основные функции архивариуса:

формирование списков, отражающих структурное подразделение организаций;
прием документации на хранение;
учет каталогов и дел на хранении;
своевременное предоставление заказчику всех необходимых документов по первому запросу;
учет использования документации;
непосредственное участие при проведении экспертизы;
составление номенклатуры дел;
повышение квалификации сотрудников архива.

Правила хранения архивных документов

Для обеспечения сохранности документации на протяжении длительного времени необходимо поддерживать в помещении архива следующие режимы:

Световой режим

Чтобы помещение было правильно освещено, важно соблюдать следующие правила:

документы не должны подвергаться прямому воздействию солнечных лучей;
окна здания, в котором расположен архив, должны выходить на северную сторону;
создание искусственного освещения при помощи ламп, закрытых специальными плафонами с гладкой поверхностью

Температурно-влажностный режим

Для обеспечения сохранности документов на протяжении длительного времени важно, чтобы в помещении поддерживалась не только определенная температура, но и влажность соответствовала нормам. Эти показатели измеряют с помощью специальных приборов не менее двух раз в неделю.

Санитарно-гигиенический режим

Для архивных помещений одним из важнейших факторов является поддержание чистоты, что не позволит развиться грибку и появиться плесени, а также убережет хранилище от нашествия насекомых и грызунов.

Для этого в архивах необходимо:

обеспечить герметичность помещения;

не допускать образования пыли;
регулярно проводить влажную уборку с использованием специальных дезинфицирующих средств;
устраивать проветривание.

Охранный режим

Архивное хранение документов

Архив должен находиться под круглосуточным наблюдением, чтобы исключить риски проникновения посторонних людей и утраты какой-либо информации.

Процесс передачи документации на архивное хранение

Передача документов на хранение в архив осуществляется уполномоченным на то сотрудником компании, который на законных основаниях будет подписывать соответствующие акты приема-передачи и нести ответственность за полноту переданных в архив данных.

Прежде чем сдать документацию в архив необходимо провести ее сбор и подготовку в соответствии с утвержденными положениями и правилами. Для этого создается специальная комиссия, состоящая из трех, максимум пяти человек. На эту комиссию возлагаются следующие функции:

сбор и подготовка документации, подлежащей передаче на хранение;
проведение экспертизы ценности;
составление акта об уничтожении документации с истекшим сроком хранения;
составление описи на каждое дело, нумерация листов.