Сдача документов на хранение в архив
Сдача документов на хранение в архив
– ответственная процедура для каждого предприятия. Чтобы она прошла максимально гладко следует соблюсти процедуру правильной подготовки бумаг. Правила обработки, предшествующие передаче дел на архивное хранение, регламентируются действующими нормативными актами.
Соблюдение установленных требований к подготовке документации позволяет обеспечить ее сохранность и избежать привлечения к административной ответственности. Следует учитывать, что архивная служба уполномочена отказать в приеме материалов, если их не оформили надлежащим образом.
Порядок передачи бумаг
Процесс подготовки к сдаче документов на хранение в архив начинается значительно ранее того момента, когда дело считается исполненным в делопроизводстве. Все этапы последовательны и четко взаимосвязаны.
Начиная со стадии создания исходящего документа или приема входящего, сотрудник должен понимать, в какое дело будет помещена бумага и особенности его формирования.
Далее осуществляется определение места ее текущего размещения. Предприятиям доступно три варианта на выбор:
- Непосредственно в офисе.
- Вне офисное хранения.
- Электронный архив.
Все перечисленные места, обладают собственными плюсами и минусами, с учетом которых руководитель фирмы выбирает оптимальный для себя вариант.
Алгоритм сдачи документов
- Экспертиза научно-практической ценности бумаг.
Начальный этап сдачи документов на хранение в архив – экспертная оценка ценности бумаг. Данная процедура предназначена для выявления ошибок, которые были допущены при сбережении документации с краткими сроками. На этом этапе проводится анализ бумаг и отбор документации к уничтожению.
Дела, которые следует сохранить переплетаются и оформляются должным образом.
- Составление описи.
Архивная опись – это акт, обеспечивающий сотрудникам архивной службы способность легко ориентироваться в значительном количестве несистематизированных данных. Без подобного структурирования бумаг, невозможна дальнейшая сдача документов на хранение в архив. В этом документе указывается размещение дел и их краткое содержание.
- Брошюровка.
Выполняется переплетение материалов. Оно облегчает процесс передачи дел на архивное хранение, ускоряет поиск нужной информации и экономит пространство.
Если в фирме скопились значительные объемы деловых бумаг целесообразно обратиться за помощью в специализированную архивную компанию. В комплекс ее услуг входит брошюровка.
- Сдача документов на хранение в архив.
За выполнением всех перечисленных действий следует передача материалов в архив. Этот процесс осуществляется в соответствии с оформленными описями. При работе с материалами повышенной ценности непременно должна осуществляться проверка соответствия числа листов в каждом деле.
Правила оформления дел
Каждое дело, подлежащее передаче в архивную службу следует оформить надлежащим образом. На обложке указываются точные сведения:
- название предприятия;
- код структурной единицы;
- номер и наименование дела;
- число листов;
- дата;
- шифр архива и период хранения.
При изменении названия фирмы, на папке указываются обновленные сведения, а предыдущие заключаются в скобки.
Если к материалам прилагаются иные бумаги, на обложке помечаются их название и число.
Любое дело получает персональный учетный номер, являющийся составляющей архивного шифра. С его помощью обеспечивается строгий учет документации.
Оплата работ по обработке документации возлагается на компанию, которая выполняет передачу дел.
Как быстро и без проблем сдать документы в архив
Подготовка дел к архивному хранению – это трудоёмкий и ответственный процесс, требующий от сотрудников определенных навыков и знаний. При этом несмотря на большие объемы работы специалист должен выполнять ее максимально внимательно. Ведь в случае малейшей ошибки, архив в праве не принять документы.
Облегчить процесс сдачи бумаг на архивное хранение позволит обращение в специализированную компанию. Опытные и квалифицированные специалисты знают нормы действующего архивного законодательства и правильный алгоритм работы с документацией.