Архивные компании в Москве – основные услуги и преимущества сотрудничества

Архивные компании

Услуги архивных компаний Москвы, пользуются особым спросом. Ведь со временем любой бизнес начинает испытывать трудности из-за отсутствия системы хранения и бесхозного отношения к документам. Многие пытаются справиться с архивным документооборотом самостоятельно. Оборудуют помещение, организуют целый отдел или вводят штатную единицу архивариуса, однако в большинстве случаев энтузиазм быстро заканчивается, начинается неразбериха. Архивная работа оказывается непосильной людям, без теоретической и практической подготовки, все равно приходится обращаться к специалистам, поэтому лучше привлечь профессионалов изначально, так будут сэкономлены нервы, время и деньги. Рекомендуем доверить архивное дело нашим экспертам. Тогда сотрудничество будет гарантированно эффективным, общение деловым, персонал теоретически грамотным и опытным.

Возможности нашей архивной компании в Москве

В своей трудовой деятельности мы руководствуемся российскими и зарубежными стандартами, являемся серьезными помощниками в выполнении задач клиентов. Наш штат не содержит дилетантов, только образованных, высококвалифицированных специалистов. Готовы оказывать как выборочные так и комплексные услуги (избавляющие от бремени архивирования).

Сегодня нас по-праву называют одной из лидирующих и крупнейших компаний столицы, занимающихся архивной деятельностью. Мы пользуемся заслуженным доверием и уважением. Предлагаем Вам убедиться в этом, ознакомившись с многообразием оказываемых услуг и заказав подходящие.

И так, что мы можем и зачем это нужно.

Размещение документации на внеофисное хранение

Передавая документы нам на ответственное хранение Вы тем самым обеспечиваете:

Сокращение затрат на содержание персонала, привлечённого к хранению и обслуживанию
Высвобождение офисного пространства (либо избавление от необходимости аренды дополнительных площадей)
Исключение непрофильной нагрузки на персонал, приводящей к грубым ошибкам, порче и утрате документации
Отсутствие рисков разглашения конфиденциальных данных (хранение осуществляется в безымянных коробах, помеченных штрих-кодами, к которым допускается ограниченное число лиц)
Гарантированная сохранность документации (благодаря оснащению архивохранилища комплексом современных систем пожаротушения и безопасности, а также страхованию нашей профессиональной деятельности)
Оригиналы документов доставляются в офис в день запроса, сканы – на email (в течении получаса)
Возможен допуск в аудит-комнату нашего хранилища с необходимым оборудованием и через личный web-кабинет.

Услуги архивной обработки

Не все архивные компании в Москве успели наработать постоянную клиентскую базу и авторитет, поэтому в отличие от нас, не могут гарантировать оперативность, удобство и прозрачность сотрудничества предприятиям любой специфики.

Заключив с нами договор на архивную обработку Вы:

Обеспечите 100% сохранность особо ценным документам
Будете уверены в учёте документации, соответствующем требованиям госархивов
Можете рассчитывать на абсолютную систематизацию архива и незамедлительный поиск и выдачу информации, а также своевременное уничтожение неактуальных бумаг
Оптимизируете передачу дел в кругу должностных лиц
Подготовите дела для передачи на госхранение.

Создание электронной версии архива

Архивные компании

Практическая эксплуатация показала, что не зависимо от масштабов компании введение электронного архива всегда способствует оптимизации деятельности. Оказалось, чтобы исполнить запросы сотрудников, оригинальные, бумажные версии документов нужны лишь в 5% случаев, в остальных 95% достаточно цифровых сканов.

Внедрение системы электронного архива позволит Вам:

Затрачивать минимум времени не только на поиск конкретного документа, но и отдельной тематики, по наименованию контрагента, услуге и т.п.
Контролировать сведения запрашиваемые сотрудниками
Своевременно знакомиться с информацией поступающей из филиалов
Исключить возможность потери документации
Минимизировать расходы по обслуживанию и хранению
Ускорить информационный обмен.

Оптимизация документооборота

Заказав у нас внедрение одной из эффективных методик управления документацией Вы сможете:

Достичь минимизации расходов по обеспечению жизненного цикла документов, в 2-6 раз
Снизить временные затраты на поиск оригинального документа до 5 мин, его цифровой версии – до 1
Свести к минимуму количество участвующих в процессе сотрудников, повысить их степень ответственности
Связать качество работы персонала с документацией и системой KPI.

Услуги по уничтожению документации

Многие игнорируют необходимость своевременной ликвидации документов, а напрасно. Уничтожение решает нижеследующие задачи:

Освобождает офисные площади
Обеспечивает противопожарную безопасность
Снижает риск применения санкций проверяющими органами
Способствует конфиденциальности сведений.

Переплет

Жёсткая обложка такого плана является одним из наиболее востребованных вариантов хранения документов. Помещение в нее бумаг сулит ряд преимуществ.

Уменьшаются затраты по содержанию архива (благодаря тому, что для переплетённых дел на полках требуется на треть меньше места чем под бумаги уложенные в папки, файлы)
Сокращается вероятность вытаскивания отдельных документов либо их потери
Дела формируются быстро, имеют аккуратный вид и удобный для описи корешок
Оформление переплётом соответствует требованиям, предъявляемым Госархивами.

Сканирование и обслуживание документов

Создание цифрового архива несёт массу преимуществ, таких как:

Сокращение трудозатрат внутреннего персонала
Разгрузка офиса от бумажных нагромождений
Возможность разрешения доступа к конкретным электронным документам определенному кругу сотрудников
Наличие сканов документации оптимизирует и ускоряет трудовые процессы.

Оснащением такими квалифицированными кадровыми и современными техническими ресурсами как у нас (соответствующими высочайшему уровню), могут похвастаться далеко не все архивные компании в Москве. Это позволяет оперативно заниматься широкоформатным, планетарным и поточным сканированием быстро и качественно. Надеемся и Вы пополните ряды клиентов успевших оценить уровень оказываемых нами архивных услуг.