Создание электронного архива

Благодаря внедрению электронного архива оптимизируется работа компаний любых масштабов, ведь более 90% запросов на документацию удовлетворяются предоставлением цифровой копии. Иными словами, бумажные оригиналы нужны лишь в 5-10% случаев. 

Какие преимущества даст создание электронного архива

• Безусловно, ощутимо сократится время поиска как отдельных документов, так и определенных групп, классифицированных по видам услуг, наименованию контрагентов, поставщикам и пр.
• Обеспечится возможность доступа сотрудников ко всем документам электронного архива либо к выборочным категориям. К тому же руководитель сможет при необходимости отслеживать запросы подчинённых.
• Наладится своевременное пополнение архива информацией от региональных филиалов, а также возможность обмена сведениями между различных информационных системам клиента.
• Практически на нет сойдёт необходимость рутинного пересмотра вороха запылившихся бумаг, исключатся вероятности их потери.
• Удешевится хранение и обслуживание, ускорится выдача документации (на поиск будет уходить не более 5 минут).

Когда лучше делегировать создание электронного архива нам

Если нужно быстро и качественно создать электронный архив или при необходимости сканирования миллиона и более бумаг, корректировки выцветших и потёртых чертежей, устранения искажений цветопередачи, расфокусировки скан-образцов, наличии крупноформатных документов, без надлежащего оборудования и навыков не обойтись. В лучшем случае процедура затянется на год и больше, а результат будет минимального качества.

Наша команда профессионалов справляется с созданием электронных архивов в срок от нескольких дней до месяца (суточная производительность в среднем 200 тыс. копий, а порой достигает 2 млн. сканов).

Конечно, можно попытаться решить проблемы архивного хранения самостоятельно, выделив для этого конкретного сотрудника, но нужно иметь в виду, что эта трудоёмкая и многоэтапная работа оказывается по силам далеко не всем. Делегировав данную задачу специалистам соответствующего профиля, можно быть уверенным, что создание электронного архива будет быстрым, качественным, ничего при этом не потеряется, а ненужное своевременно уничтожится (как положено).

Основные этапы комплекса выполняемых работ

1 Начальный процесс

Определение типа и объёмов документации, которую предстоит оцифровать, проверка соответствия требованиям функционала внедряемой системы электронного архива.

2 Подготовка документации

Тут подразумеваются работы по выемке бумаг из коробок, папок, фалов, извлечению скрепок и скоб, шнурков и прочих крепежей, сортировке листов по типам, форматам и ориентации страниц, маркировке штрих-кодами.

Для отправляемых на хранение бумаг подготавливаются короба, неактуальные и не подлежащие сохранности документы уничтожаются.

Конкретный спектр подготовительных работ отражается в техническом задании, составленном нами после осмотра, и зависит от заявленных клиентом пожеланий, исходного состояния архива.

Неграмотная обработка приводит к необходимости делать множество дублей при сканировании, потере и путанице в бумагах, поэтому мы ответственно подходим к этому этапу, чем максимально ускоряем оцифровку. 

3 Сканирование с разрешением 300...600 dpi

Перевод бумажной документации в электронный вариант планшетным и поточным сканированием. Конкретный метод зависит от качества бумаги, а также от формата и содержания сканируемого исходника.

4 Распознавание текста

При необходимости графические образы переводятся к редактируемому (машинописному) виду.

5 Структурирование материалов и проверка

Данный этап характеризуется внушительной трудоёмкостью. Оцифрованные копии подвергаются тщательной проверке и сверке с оригиналами, при необходимости дополнительно обрабатываются (исправляется ориентация, делается обрезка, удаляется мусор, восстанавливаются недостающие элементы, корректируется качество изображений и др.).

6 Группировка в электронные каталоги

Отсканированные изображения конвертируются в нужный вид (файлы удобного и привычного офисного формата DOC, PDF), систематизируются, формируются в каталоги с поясняющими сведениями, необходимыми для последующего поиска заархивированной информации. 

7 Настройка и передача системы заказчику, обучение пользователей. 

8 Интеграция архива с существующими электронным документооборотом и иными информационными базами компании.

Сотрудничество с нами  - это гарантия:

• Сохранности важных документов
• Конфиденциальности информации
• Своевременного уничтожения
• Оказания качественных, сертифицированных услуг

Если выходите быть приятно удивлены быстротой и качеством оказания услуг, подавайте заявку на сайте либо связывайтесь с нами по номерам из раздела «Контакты».