Услуги по хранению документов

Ни одну полноценно функционирующую организацию не обходит стороной проблема грамотного ведения архива, так как в процессе жизнедеятельности фирмы накапливается большое количество различных по степени ценности и срокам хранения бумаг.

Существует два варианта решения этой задачи:

• выделить площади внутри фирмы, соответствующие санитарным нормам, закупить специализированное оборудование (стеллажи, сейфы и пр.), а также привлечь дополнительные штатные единицы для ведения архива;
• обратиться в специализированную организацию, оказывающую услуги по хранению архива.

Выбирая для себя наиболее приемлемый вариант, внимательно ознакомьтесь с требованиями 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», а также Перечнем типовых документов, в котором четко указаны сроки хранения той или иной документации.

В случае с документами, которые имеют постоянный срок хранения, государственные организации могут обращаться за услугами по хранению архива исключительно в госархив. Зато организации частной формы собственности могут передавать свои документы на хранение как в государственный архив, так и в частные профильные компании, такие как «Архив и Экспертиза».

Услуги по хранению архива

Обращаясь в специализированную организацию по хранению документов, вы можете быть уверены, что ваш архив окажется не только в надежных руках, но и будет сохранен с учетом действующих норм и правил, что убережет компанию от штрафов и различных санкций со стороны контролирующих органов.

К основным архивным услугам относятся:

• проведение экспертизы ценности. Таким образом определяются сроки, в течение которых документ необходимо хранить;
• систематизирование и составление описи документации, переданной на хранение. Это необходимо делать, чтобы в архиве не случилось хаоса, и в любое время без проблем можно было найти нужный документ;
• сканирование документов и создание электронного архива. Эта функция требует от архивариусов немалой подготовки. Зато благодаря современным технологиям мы не только продлеваем жизнь вашей документации, но и в случае необходимости можем восстановить утраченные фрагменты, потертости и т.д.;
• депозитарное хранение документации в специальных коробах;
• хранение документов ликвидированных предприятий;
• уничтожение документов. Просто взять и уничтожить бумагу означает пойти на нарушение законодательства. Прежде чем утилизировать документ, необходимо убедиться, что срок его хранения истек, а после утилизации составить соответствующий акт.

Почему нас выбирают

Услуги по хранению архива – это то, в чем мы разбираемся лучше всего. Несмотря на многолетний опыт, мы каждый день осваиваем новые технологии и отслеживаем изменения в законодательстве. Мы всегда идем навстречу клиентам, находя индивидуальный подход к каждой конкретной ситуации.

Богатый практический опыт

Наши специалисты имеют высочайшую квалификацию и каждый день развиваются. Помимо непосредственной работы с бумажным архивом, наши сотрудники оказывают услуги по созданию переплетов, оцифровке документации и приведению ее в электронный вид.

Конфиденциальность

Как известно, кто владеет информацией, тот владеет миром. Об этом прекрасно осведомлены наши сотрудники. Поэтому мы колоссальное внимание уделяем безопасности вашей документации. Это и современная система видеонаблюдения, поддержание оптимальной температуры и влажности в помещении, оснащение необходимыми стеллажами, коробами с индивидуальными штрихкодами и сейфами. Мы несем юридическую ответственность за принятую на хранение документацию.

Услуги по хранению архива – это то, на чем мы специализируемся. Мы гордимся многочисленными положительными отзывами довольных клиентов. Для нас соблюдение законодательства, а также действующих норм и правил стоит превыше всего.

Удобство пользования архивом

В случае необходимости наши клиенты без труда могут воспользоваться любым из своих документов, переданных на хранение. Это обеспечивается за счет систематизации документации и хранении в специальных коробах с соблюдением определенных последовательностей и правил.

Также у наших клиентов есть возможность поработать с документами как на территории хранилища, так и удаленно посредством инновационных технологий.

Экономия денежных средств

Обращаясь в специализирующуюся на услугах по хранению архива компанию, вы экономите немалые суммы на организации и обеспечении функционирования корпоративного архива.